Digitalisierung bei Hermann Paus Maschinenfabrik ERP als zentrale Drehscheibe für vernetzte Prozesse

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Seit 2016 bündelt ein ERP-System bei der Hermann Paus Maschinenfabrik Daten und Prozesse. Es stärkt Transparenz und Controlling und treibt weitere Digitalisierungsschritte voran.

Seit mehr als 50 Jahren entwickelt und produziert die Hermann Paus Maschinenfabrik qualitativ hochwertige Produkte für den mobilen Bergbau, darunter explosionsgeschützte Fahrzeuge und Personentransporter für die Untertagebeförderung. Dank der starken Kundenfokussierung stieg der Familienbetrieb zu einem der weltweit führenden Anbieter in dieser Branche auf. Zusätzlich erschloss sich das Unternehmen weitere Standbeine in den Bereichen Baumaschinen, Lifttechnik und Industriefahrzeuge, die inzwischen knapp die Hälfte des jährlichen Umsatzes von rund 60 Millionen Euro ausmachen.

Sondermaschinenbauer mit hoher Fertigungstiefe

Was die üblichen Losgrößen anbelangt, bilden Wiederholprojekte im Segment der Bergbaufahrzeuge aufgrund der stets unterschiedlichen Gegeneinheiten unter Tage die absolute Ausnahme. Um die hohe Varianz kundenspezifisch abbilden zu können, setzt der 1968 gegründete Sondermaschinenbauer auf eine hohe Fertigungstiefe. Im Unterschied dazu kommen die anderen Produktlinien wie Lifttechnik oder Baumaschinen mit deutlich geringerer Eigenleistung aus. Die Losgrößen erreichen mit 30 bis 50 Stück pro Baureihe oftmals Kleinserienniveau, was wiederum vor allem auf Beschaffungsseite höheren Aufwand verursacht.

Um alle Geschäftsfelder langfristig sicher steuern zu können, wurde bereits 2016 die integrierte Projektmanagement- und ERP-Software ams.erp unternehmensweit implementiert. Das System führt in Echtzeit alle kaufmännischen und technischen Informationen zusammen, die im Laufe der Auftragsabwicklung entstehen. Als zentrale Datendrehscheibe liefert es jedoch nicht nur aktuelle Kennzahlen zur Unternehmensentwicklung, sondern steht darüber hinaus mehr denn je im Mittelpunkt diverser Digitalisierungsschritte zur Vernetzung und Automatisierung der Arbeitsabläufe bei den Emsländern.

ERP begleitet Aufträge vom Angebot bis zum Versand

Grundvoraussetzung dafür war zunächst die durchgängige digitale Abbildung der Prozesskette. Sie beginnt im Vertrieb, wo sämtliche Angebote in ams.erp kalkuliert werden – in den stärker standardisierten Bereichen Lifttechnik und Baumaschinen zusätzlich mit Unterstützung des integrierten Produktkonfigurators. Im Falle einer Bestellung wandelt die ERP-Software das Angebot automatisch in einen Auftrag. Die nun einsetzende Auftragsabwicklung führt über die Bereiche Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Einkauf und Materialwirtschaft bis hin zur Montage und zum Versand.

Module für Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Controlling, Zeitwirtschaft, Betriebsdatenerfassung, Produktdatenmanagement, Exportabwicklung und Servicemanagement runden das integrierte Informationssystem ab, wobei einige Komponenten erst im Laufe der Zeit hinzukamen. „Das ERP-System über alle Bereiche und Produktlinien hinweg einzuziehen, war ein echter Quantensprung“, erläutert Marlies Pöppe, Organisationsleiterin bei Paus, die gleichzeitig die Verantwortung für das ERP-System innehat.

Digital Manufacturing Essentials

ERP-System: Funktionen, Vorteile und Auswahl einfach erklärt

Die Nutzung der einheitlichen Datenbasis brachte von Beginn an zahlreiche Vorteile mit sich: Die Einschätzungen zur projektübergreifenden Kapazitätsplanung sind viel genauer, wodurch mögliche Engpässe schnell auffallen. Auch deshalb konnte die allgemeine Liefertermintreue gesteigert werden. Der wichtigste Aspekt ist jedoch, dass die Wirtschaftlichkeit der Projekte auftragsbegleitend abgefragt werden kann. ams.erp bringt standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit – unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich speziell im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion im Spezialfahrzeugbau ergeben können, lassen sich auf diese Weise beheben, bevor finanzieller Schaden entsteht.

Das ERP-System über alle Bereiche und Produktlinien hinweg einzuziehen, war ein echter Quantensprung für uns.

Einführung einer vollständig integrierten Controlling-Lösung

Darauf aufbauend erweiterte der Sondermaschinenbauer speziell im Projekt- und Unternehmenscontrolling sukzessive seinen Aktionsradius zur noch besseren Einschätzung der Geschäfts-Performance. Ein echter Meilenstein auf diesem Weg war die Einführung der vollständig in ams.erp integrierten Controlling-Lösung ams.bi, die neben betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zum Gesamtunternehmen auch wertvolle Informationen zur Produktivitätsentwicklung in den unterschiedlichen Produktgruppen bereitstellt. „Mit dieser zusätzlichen Sicht konnten wir den Erfolg unserer einzelnen Geschäftsfelder noch feingranularer bewerten als zuvor“, berichtet Marlies Pöppe und verweist darauf, dass die Nutzung der BI-Daten aufgrund der positiven Resonanz sowohl aus der Firmenleitung als auch aus der Belegschaft kontinuierlich ausgeweitet wurde.

Mittels Microsoft PowerBI können sehr schnell aussagekräftige Auswertungen erstellt und ansprechend visualisiert werden. Vermehrt wird dabei die Möglichkeit genutzt, Vergangenheits- mit Zukunftsdaten zu kombinieren, um einerseits geeignete Rückschlüsse zu ziehen und andererseits valide Annahmen zu künftigen Entwicklungen treffen zu können. Als Beispiele nennt die ERP-Verantwortliche die Bereitstellung detaillierter Informationen zu Materialverfügbarkeiten, Lagerbeständen oder Rückläufern.

In einem Atemzug mit den BI-Auswertungen betont Marlies Pöppe die Option der einfachen Anbindung von Drittsystemen über die flexible Programmierschnittstelle ams.API. Dank des aufeinander abgestimmten Zusammenspiels der Komponenten gelingt es, digitalisierte Abläufe in immer neuen Firmenbereichen zu etablieren. Bereits realisiert wurde eine Anwendung zur Erfassung und Behebung von Störungen während der Montage. Geplant ist zudem die Einführung digitaler Prüfprotokolle, die an jedwede Stücklistenposition angehängt und später auch mit Smartphones extern erfasst werden können. 

In einem produzierenden Betrieb wie unserem kann nur das ERP-System als zentrales Steuerungsinstrument und zentrale Informationsquelle fungieren. Alle anderen Systeme haben in der Folge dann wesentlichen Anteil daran, Daten hinzufügen, zu entnehmen und auf verschiedenste Art zu verarbeiten. Diesen Weg werden wir weiterhin gehen.

Digitalisierung im Servicegeschäft vorangetrieben

Anders als bei den Bergbauspezialfahrzeugen, für die Händler den Kundendienst übernehmen, führt Paus das umfangreiche Servicegeschäft für die Lifttechnikprodukte und die Baumaschinen selbst durch. Hier gelang es mit der Einführung des Field-Service-Managements ams.workforcePlanning, die zuvor in getrennten Systemen gespeicherten Informationen zum Servicepersonal, zu den Fuhrparkfahrzeugen sowie zu den anstehenden Einsätzen in einer Lösung zusammenzuführen. Die Software ermöglicht es, alle Außendienstaktivitäten effizient zu planen und optimal aufeinander abzustimmen, da sämtliche Daten zu Verfügbarkeiten, Mitarbeiterqualifizierungen und Stundenkapazitäten in Echtzeit bereitstehen.

Die Servicetechniker erfassen ihre Tätigkeitsberichte am Einsatzort digital über mobile Devices. Alle relevanten Informationen und Rückmeldungen zu den Aufträgen werden direkt ins System übermittelt, während es früher häufiger vorkam, dass die Papierunterlagen tagelang im Handschuhfach lagen, bevor sie manuell eingegeben werden konnten.

Angesichts der bereits umgesetzten und der noch geplanten Prozessverbesserungen sieht sich die Organisationsverantwortliche Marlies Pöppe auch zehn Jahre nach der Entscheidung für ams.erp in ihrem damaligen Urteil bestätigt: „In einem produzierenden Betrieb wie unserem kann nur das ERP-System als zentrales Steuerungsinstrument und zentrale Informationsquelle fungieren. Alle anderen Systeme haben in der Folge dann wesentlichen Anteil daran, Daten hinzufügen, zu entnehmen und auf verschiedenste Art zu verarbeiten. Diesen Weg werden wir weiterhin gehen.“

Günther Klimas ist Branchenmanager und Leading Expert bei ams.Solution.