Wie ein Großhändler gewachsene Prozesse modernisiert Digitalisierung beginnt am Förderband

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Für die Digitalisierung machten Groka und Cloudflight Abläufe direkt in der Produktion sichtbar. Eine cloudbasierte Plattform modernisiert den Betrieb Schritt für Schritt – ohne die Fertigung zu unterbrechen.

Morgens um sechs Uhr beginnt bei der Groka Groß-Kartoffelvertrieb Dollbergen GmbH & Co. KG die Schicht: Aufgaben werden verteilt, Kartoffeln und Zwiebeln laufen über die Förderbänder zur Sortierung und Verpackung. Mitten in diesen rotierenden Schichten standen vor einiger Zeit auch zwei Cloudflight-Mitarbeitende, nicht um den Betrieb zu beobachten, sondern um selbst mitzuarbeiten. Ein Mitarbeiter von Cloudflight beschreibt die Erfahrung so: „Das Mitwirken in der Produktion hat dabei geholfen, die Feinheiten der täglichen Arbeit besser nachvollziehen zu können.“

Diese Mitarbeit war Teil eines Digitalisierungsprojekts, in dem Groka gewachsene Prozesse erst sichtbar machen musste, bevor sie sich überhaupt digitalisieren ließen. Viele Fertigungsunternehmen kennen dieses Problem, auch ohne eigene Kartoffelproduktion. Über Jahre gewachsene Prozesse lassen sich nicht einfach digitalisieren, solange niemand genau weiß, wo welches Wissen liegt. Häufig fehlt nicht die passende Technik, sondern Transparenz über Prozesse, Zuständigkeiten und Informationsflüsse.

Dieses Muster zeigt sich besonders in Unternehmen, die über viele Jahre organisch gewachsen sind. Jede neue Abteilung, jeder zusätzliche Standort und jede neue Software-Insel hat zur damaligen Zeit ein konkretes Problem gelöst. In der Summe entsteht daraus aber eine Struktur, in der niemand mehr den vollständigen Überblick hat. Digitalisierungsprojekte beginnen genau hier.

Technologie entfaltet ihren Wert erst dann, wenn sie Geschäftsmodelle verändert, Menschen befähigt und messbare Ergebnisse schafft.

50 Jahre Wachstum, viele blinde Flecken

Groka ist ein 1970 gegründeter Großhändler aus Niedersachsen. Das Unternehmen lagert, sortiert, poliert und verpackt Speisekartoffeln und Speisezwiebeln für den Lebensmitteleinzelhandel. Rund 130 landwirtschaftliche Erzeuger liefern dafür ihre Ernte.

Mit dem Wachstum von Groka wurden auch die internen Strukturen komplexer. Kommunikationswege wurden unübersichtlich und ein bevorstehender Generationenwechsel erhöht den Druck, über Jahre aufgebautes Erfahrungswissen rechtzeitig sichtbar und nutzbar zu machen.Groka ist damit kein Einzelfall. Laut Institut für Mittelstandsforschung Bonn stehen in Deutschland zwischen 2026 und 2030 rund 186.000 Unternehmen vor einer Übergabe, weil ihre Eigentümerinnen und Eigentümer aus Alters- oder persönlichen Gründen aus der Geschäftsführung ausscheiden.

Wissen, das über Jahrzehnte in den Köpfen einzelner, langjähriger Mitarbeitender entstanden ist, lässt sich nicht von einem Tag auf den anderen übergeben und auch nicht so einfach digitalisieren. Es muss vorher in einer Form festgehalten werden, die auch ohne die ursprüngliche Person nutzbar bleibt. Eine Aufgabe, die deutlich mehr mit Prozessdokumentation als mit Software-Auswahl zu tun hat.

Whitepaper des Fraunhofer IPA

Mit klarem Plan zum Erfolg in der Digitalisierung

Roadmap: Modernisierung, Digitalisierung & Automatisierung

Digitalisierung scheitert in gewachsenen Unternehmen deshalb selten an der Technik allein. Sie scheitert daran, dass niemand einen vollständigen Überblick über bestehende Abläufe hat. Bei Groka ging die Prozessaufnahme einen Schritt über den klassischen Workshop hinaus: Die Mitarbeit in der Produktion ergänzte, was Workshops allein nicht zeigen konnten.

Was im Workshop als Prozessschritt beschrieben wird, sieht am Förderband oft anders aus: Workarounds, informelle Absprachen, Ausnahmen, die in keiner Dokumentation auftauchen. Genau diese Lücke schließt der direkte Einblick in den Arbeitsalltag. Wer nur fragt, wie ein Prozess funktionieren soll, bekommt die offizielle Antwort. Wer mitarbeitet, sieht auch die Umwege und ungeschriebenen Regeln.

Cloudflight prüfte so gemeinsam mit Groka die bestehenden Prozesse auf ihre Robustheit und passte sie an veränderte Rahmenbedingungen an. Aus dieser Analyse entstand eine Roadmap mit konkreten Maßnahmen zur Modernisierung, Digitalisierung und Automatisierung.

Digitalisierung beginnt nicht mit der Auswahl eines Anbieters oder der Frage nach der passenden Software, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der eigenen Prozesse.

Eine digitale Plattform statt vieler Insellösungen

An dieser Stelle kommen digitale Plattformen ins Spiel, die zunehmend cloudbasiert ausgelegt sind. Anders als historisch gewachsene Insellösungen bündeln sie Informationen an einem zentralen, von überall zugänglichen Ort. Für Unternehmen mit verteilten Arbeitsbereichen, wechselnden Partnern und saisonal schwankendem Personalbedarf, wie es im Agrar- und Lebensmittelhandel üblich ist, ist das ein praktischer Vorteil: Eine cloudbasierte Lösung muss nicht an jedem Standort einzeln betrieben und gepflegt werden, sie wächst mit dem Geschäft mit, statt bei jeder Erweiterung neu aufgesetzt werden zu müssen.

Auf dieser Basis führte Cloudflight bei Groka eine umfassende, transparente Softwarelösung ein, die den Verpackungsbetrieb digital abbildet. Begleitende Schulungen zu neuen Arbeitsweisen sorgen dafür, dass aus der technischen Lösung auch eine gelebte Praxis wird, denn Software allein verändert noch keine Arbeitsgewohnheiten.

Schrittweise statt auf einen Schlag

Eine vollständige Systemablösung im laufenden Betrieb ist für die meisten Fertigungsunternehmen keine Option. Produktion und Verpackung dürfen nicht stillstehen, während neue Software eingeführt wird.

Deshalb übersetzte Cloudflight die Vision bei Groka in einzelne Arbeitspakete, die sich parallel zum laufenden Geschäft umsetzen lassen. Digitalisierung wird damit nicht zu einem einmaligen Großprojekt, sondern zu einem fortlaufenden Prozess, der sich an die tatsächliche Belastbarkeit des Betriebs anpasst. Dieses Vorgehen lässt sich auf viele gewachsene Fertigungsbetriebe übertragen: Transparenz zuerst, Priorisierung danach, Umsetzung in überschaubaren Schritten.

Transparenz zuerst, Software danach

Gemeinsam mit Groka treiben wir die digitale Transformation kontinuierlich voran. Während bereits wichtige Meilensteine erfolgreich umgesetzt wurden, entwickeln wir die Lösung im laufenden Betrieb stetig weiter und passen sie an neue Anforderungen an.
Der Fall liefert trotzdem schon jetzt eine klare Antwort, schlussfolgert André Holhozinskyj, CEO von Cloudflight: “Digitalisierung beginnt nicht mit der Auswahl eines Anbieters oder der Frage nach der passenden Software, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der eigenen Prozesse. Dafür muss man tief im Gedächtnis der Firma graben und die bereits vorhandenen Daten erfassen. Wer diesen Schritt überspringt, läuft Gefahr, bestehende Unübersichtlichkeit lediglich in ein neues System zu übertragen, statt sie tatsächlich aufzulösen.”

Manja Kuchel ist Vice President Marketing bei Cloudflight.