ERP-Projekte ERP-Systeme: Mittelstand steht vor hohem Modernisierungsdruck

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Laut einem neuen Report von Planat sieht die Hälfte der befragten Unternehmen einen hohen oder sehr hohen Modernisierungsdruck bei dem eingesetzten ERP-System. Allerdings fehlen vielen Unternehmen die internen Personalressourcen, um die Erneuerung der ERP-Systeme voranzubringen.

Laut der neuen Studie „ERP-Herausforderungen 2026/2027“ der Planat GmbH, für die 150 Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe zu ihrer ERP-Strategie befragt wurden, bewerten 51 Prozent den Modernisierungsdruck als hoch oder sehr hoch. Investitionen in ihre ERP-Systeme, die Digitalisierung oder Prozessautomatisierung sind bei 64 Prozent innerhalb der nächsten zwei Jahre konkret geplant oder zumindest grundsätzlich vorgesehen.

Für die Projektplanung bedeutet das: Unternehmen müssen den laufenden Betrieb und die Erneuerung ihrer Abläufe gleichzeitig organisieren. Gerade bei gewachsenen Systemlandschaften ist zu klären, welche bisherigen Anpassungen noch gebraucht werden, welche Abläufe sich vereinfachen lassen und welche Erweiterungen notwendig sind. Dabei ist die Übernahme vorhandener Sonderlösungen keine Selbstverständlichkeit: Was früher eine technische Lücke geschlossen hat, kann heute durch eine Standardfunktion abgedeckt sein. Ein Abgleich zwischen bestehenden Arbeitsweisen und dem künftigen Prozessmodell hilft, unnötige Komplexität im neuen System zu vermeiden.

ERP-Systeme: Ressourcen sind die größte Projekthürde

Fehlende interne Ressourcen sehen 86 Prozent der Befragten als Hürde bei der Modernisierung oder Einführung eines ERP-Systems. Damit ist die Ressourcenknappheit das in der Umfrage am häufigsten genannte Hindernis. Hoher Projektaufwand sowie Datenmigration und Datenqualität folgen mit jeweils rund 83 Prozent Zustimmung (Mehrfachnennungen waren möglich). Kosten oder Budgetrestriktionen sind für rund 77 Prozent ein begrenzender Faktor.

Neben dem Finanzierungsplan wird deshalb eine realistische Kapazitätsplanung benötigt: Das Wissen über Artikel, Fertigungsabläufe und Kundenanforderungen liegt in den Fachabteilungen. Diese müssen auch dann an einem neuen Projekt für ERP-Systeme mitwirken können, wenn das Tagesgeschäft sie stark beansprucht.  Christian Biebl, Geschäftsführer der Planat GmbH, erklärt: „Ein ERP-Projekt lässt sich nicht allein über das Budget steuern. Die Fachabteilungen brauchen Zeit, um Anforderungen zu klären, Daten zu prüfen und neue Abläufe zu testen. Eine gute Einführung berücksichtigt diese Aufgaben von Anfang an und verteilt sie so, dass der laufende Betrieb arbeitsfähig bleibt.“

ERP-Systeme: Qualität geht vor Umsetzungstempo

Bei der Wahl eines Anbieters steht die Qualität von Beratung, Einführung und Projektmanagement an erster Stelle: 73 Prozent nennen sie in der Studie als entscheidenden Faktor. Dahinter folgen die Kompetenz für ERP-Systeme mit 69 Prozent sowie Service und Support nach der Einführung mit 67 Prozent. Die Branchenerfahrung in der fertigenden Industrie ist für 65 Prozent der Befragten entscheidend. Die Geschwindigkeit der Projektumsetzung nennen 45 Prozent (Mehrfachnennungen waren möglich).

Das Ergebnis spricht für eine sorgfältige Projektvorbereitung. Ein abgegrenzter erster Einführungsschritt kann helfen, den Aufwand beherrschbar zu halten. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, überprüfbare Meilensteine und Unterstützung über den Produktivstart hinaus. Branchenerfahrung erleichtert es, Anforderungen wie Variantenfertigung oder die Planung begrenzter Maschinenkapazitäten früh zu berücksichtigen.

Schulungen sollten an den tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeiter ansetzen, damit neue Funktionen im Alltag auch genutzt werden. Vor dem Produktivstart sollten die Beteiligten in Form von Integrationstests ihre Geschäftsvorgänge vollständig simulieren, etwa vom Kundenauftrag über die Materialbereitstellung bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung. So werden Abhängigkeiten sichtbar, die bei der Prüfung einzelner Funktionen leicht übersehen werden. Für die Umstellung braucht es außerdem einen abgestimmten Ablauf für Datenübernahme, Freigaben und die Betreuung der Anwender in den ersten Betriebstagen.

ERP-Systeme: Entlastung ist das Ziel

Die Befragten erwarten, dass moderne ERP-Systeme helfen, knappe Personalkapazitäten besser zu nutzen. 89 Prozent sehen darin eine Hilfe gegen den Fachkräftemangel, weil sich manuelle Routinetätigkeiten reduzieren lassen. Für die Entlastung der Mitarbeiter im Tagesgeschäft liegt die Zustimmungsquote bei 86 Prozent. Entlastung entsteht beispielsweise dann, wenn Auftragsdaten ohne erneute Eingabe in Einkauf, Lager und Fertigung weiterverwendet werden. Klare Freigaberegeln helfen zusätzlich, Rückfragen und Suchaufwand zu begrenzen. 

Der Nutzen einer Modernisierung zeigt sich damit auch daran, ob Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Abgleich widersprüchlicher Informationen verbringen. „Die Einführung bindet zunächst Ressourcen. Ihr Ziel muss sein, die Arbeit anschließend spürbar zu vereinfachen. Deshalb sollten Unternehmen früh festlegen, welche Abläufe sie verbessern wollen und woran sie den Erfolg erkennen. So wird aus einem Softwareprojekt eine nachvollziehbare betriebliche Investition“, so Biebl abschließend.

Planat ist Spitzenreiter bei Anwenderzufriedenheit

In der aktuellen Studie „ERP in der Praxis 2026/2027“ von Trovarit konnte die Planat GmbH bei der Anwenderzufriedenheit kräftig zulegen und deutlich besser ab als der Marktdurchschnitt abschneiden. Das Research-Team der Trovarit AG hat die Erfahrungen aus über 1.500 ERP-Installationen von knapp 40 ERP-Herstellern ausgewertet. Dabei konnten die Anwender die Software und die Betreuung durch die Anbieter mit Schulnoten von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft) bewerten. Im Ergebnis konnte Planat seine Software-Gesamtnote auf aktuell 1,3 gegenüber 1,7 bei der letzten Auswertung von 2024 deutlich verbessern.

Zum Vergleich: Der Marktdurchschnitt liegt bei 1,9. Auch bei der Betreuung hat sich Planat in den Augen der Kunden in den letzten zwei Jahren weiter verbessert mit einer aktuellen Benotung von 1,4 gegenüber 1,7 in 2024. Damit entwickelt sich Planat in beiden zentralen Gesamtbewertungen gegen den allgemeinen Trend. Während die Durchschnittsnoten aller Anbieter beim aktuellen Vergleich der ERP-Systeme leicht nachgaben, konnte Planat seinen Vorsprung ausbauen.

Die Ergebnisse zeigen eine hohe Anwenderzufriedenheit mit dem ERP-System von Planat. Besonders gute Bewertungen erhält FEPA bei mehreren Leistungsmerkmalen, die für mittelständische Fertigungsunternehmen relevant sind. Anhaltende Unsicherheiten in den Lieferketten, hohe Rohstoff- und Energiekosten sowie der steigende Bedarf an betrieblichen Kennzahlen, um Berichtspflichten zur Nachhaltigkeit der unternehmerischen Tätigkeit zu erfüllen, stellen hohe Anforderungen an die kaufmännische und logistische Auftragsabwicklung. Hinzu kommt, dass das ERP-System als Datendrehscheibe und Zentrale für die Geschäftsprozesse sowie für den zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz weiter an Bedeutung gewinnt.

Im aktuellen Vergleich von Trovarit zählt Planat ERP (FEPA) zu den besonders gut bewerteten Systemen. Bei mittleren Installationen mit 25 bis 99 ERP-Usern erreicht FEPA bei der Softwarezufriedenheit die Note 1,4 und gehört zu den drei bestbewerteten Lösungen dieser Vergleichsgruppe. Bemerkenswert ist die ausgewogene Kombination: hohe Zufriedenheit mit der Software und zugleich hohe Zufriedenheit mit Planat als Anbieter. FEPA ist eine in Deutschland entwickelte ERP-Software mit Ausrichtung auf Industriebranchen wie Projekt- und Einzelfertigung sowie Klein- und Serienfertigung, zum Beispiel in der metall-, kunststoff- oder elektroverarbeitenden Industrie.