Stammdatenmanagement ERP-Systeme: Leistungsfähigkeit hängt von Datenqualität ab

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Bei der Pflege der Stammdaten hapert es bei vielen Unternehmen noch, was die Effizienz der ERP-Systeme bremst. Planat-Chef Christian Biebl kennt die Auswirkungen.

Der Nutzen eines ERP-Systems hängt entscheidend von der Qualität der Daten ab. Doch genau auf diesem Gebiet haben viele mittelständische Industrieunternehmen Nachholbedarf. Christian Biebl, Geschäftsführer des Stuttgarter ERP-Herstellers Planat, erklärt: „Insbesondere im produzierenden Gewerbe werden z.B. Stammdaten häufig nicht ausreichend gepflegt. Die Folgen sind weitreichend, von Fehlbeständen im Lager über fehlerhafte Produktion bis hin zu offenen Lieferungen. Die Auswirkungen sind kaum zu überblicken.“

Daten sind das Fundament

Stammdaten – darunter Artikelinformationen, Kunden- und Lieferantendaten, Arbeitspläne, Stücklisten sowie Klassifikations- und Kommunikationsdaten – bilden das Fundament sämtlicher ERP-gestützter Prozesse. Sie sind keine statischen Größen, sondern müssen kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden. In vielen Unternehmen wird dies jedoch vernachlässigt. Während Bewegungsdaten im Tagesgeschäft oftmals konsequent erfasst werden, bleiben Stammdaten häufig unvollständig oder veralten schleichend. „Unzureichend gepflegte Stammdaten können sich im Laufe der Zeit zu einem zentralen Engpass für Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit entwickeln“, sagt Christian Biebl.

Folgen der Vernachlässigung sind oft gravierend

Die Folgen dieser Vernachlässigung wirken sich entlang der gesamten Wertschöpfungskette aus. Bereits kleine Inkonsistenzen in der Datenbasis können erhebliche Effizienzverluste verursachen. So führt eine unzureichende Datenpflege in der Fertigung zu fehlerhaften Planungen, da Informationen über Arbeitsschritte, Zeitfenster oder Materialverfügbarkeiten fehlen oder ungenau sind. In der Materialwirtschaft kann dies zu Doppelbestellungen oder Produktionsstillständen führen, wenn vorhandene Bestände nicht korrekt abgebildet sind. Gleichzeitig entstehen durch falsche Dispositionsdaten unnötig hohe Lagerbestände mit entsprechenden Kosten.

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Auch im Vertrieb und Kundenmanagement zeigen sich unmittelbare Auswirkungen: Unvollständige oder veraltete Daten im CRM-System führen dazu, dass Kunden falsch oder gar nicht adressiert werden. Dies beeinträchtigt nicht nur die operative Kommunikation, sondern reduziert auch die Potenziale für Zusatzgeschäft und Kundenbindung. Im Controlling wiederum basieren zentrale Kennzahlen und Managemententscheidungen auf Daten aus dem ERP-System. Sind diese fehlerhaft oder unzureichend, verlieren auch die daraus abgeleiteten Analysen und Prognosen jedwede Aussagekraft.

Christian Biebl sagt: „Die wirtschaftlichen Auswirkungen mangelhafter Datenpflege können gravierend sein. Bereits geringfügige Abweichungen in den Daten können sich über Prozessketten hinweg multiplizieren und zu Effizienzverlusten im zweistelligen Prozentbereich führen. Gleichzeitig verlängern sich Lieferzeiten, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.“

Datenzuwachs verschärft das Problem

Die Problematik verschärft sich durch die zunehmende Datenmenge. Unternehmen verzeichnen ein jährliches Datenwachstum von durchschnittlich mehr als 40 Prozent. Ein Großteil wird über Materialwirtschafts- und CRM-Systeme gebildet. Ohne strukturierte Datenpflege entstehen dabei schnell unübersichtliche und redundante Datenbestände, die Prozesse verlangsamen, statt unterstützen. Christian Biebl sagt: „Datenqualität ist kein rein technisches Thema, sondern stellt eine organisatorische Herausforderung dar. In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verankerung von Verantwortlichkeiten für Stammdaten, ebenso wie definierte Prozesse zur Qualitätssicherung.“ Studien etwa von Gartner, KPMG und Bitkom belegen, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen die eigene Datenqualität als sehr hoch einschätzt, während ein Großteil mit unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Daten arbeitet.

Die Konsequenz daraus ist eindeutig: Die Qualität der Daten entscheidet über den wirtschaftlichen Nutzen eines ERP-Systems. Investitionen in Software allein reichen nicht aus, wenn die Datenbasis nicht den gleichen Stellenwert erhält. Vielmehr ist ein systematisches Stammdatenmanagement – auch softwaregestützt z.B. über Workflows – erforderlich, das Datenpflege als integralen Bestandteil der Geschäftsprozesse etabliert, Verantwortlichkeiten definiert und die kontinuierliche Aktualisierung sicherstellt. Unternehmen, die ihre Datenbasis nicht konsequent pflegen, riskieren, dass Digitalisierungsvorhaben ins Leere laufen und Effizienzpotenziale ungenutzt bleiben. 

Planat übernimmt bei Unternehmen neben der ERP-Einführung auch die umfassende Beratung zur Effizienzsteigerung innerhalb der eigenen Prozesse. „In dieser Phase sollten auch die Prozesse und die Verantwortlichkeiten zur fortlaufenden Pflege der Stammdaten genau festgelegt werden“, rät Christian Biebl.