ERP-Software Prozesstransparenz aus einem Guss

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Bei Adams Armaturen war jahrelang eine ERP-Software im Einsatz, die wegen fehlender Funktionen und umständlicher Bedienung nicht die nötige Prozesstransparenz bot. Mit dem Multiprojektmanagement-System ams.erp ging das Unternehmen neue Wege.

Das Familienunternehmen Adams Armaturen aus Herne fertigt Abdicht-, Regel- und Rückschlagklappen sowie Speziallösungen mit großen Nennweiten, hoher Druckresistenz und minimalen Toleranzen, die höchsten Ansprüchen im Kraftwerks- und Wasserwerksbereich, im petrochemischen Umfeld sowie bei der Bereitstellung von Fernwärme oder der Förderung von Öl und Gas genügen müssen. Alle Armaturen üben Schutz- und Sicherheitsfunktionen für dahinterliegende Pumpen, Turbinen oder andere Absperrorgane aus.  

Kundenspezifische Schweißkonstruktionen 

Während die Fertigungstiefe für die Bearbeitung von Gussarmaturen relativ gering ausfällt, gilt für die zweite Produktgruppe der Schweißkonstruktionen das Gegenteil. Sie werden immer kundenspezifisch konstruiert und durchlaufen den vollständigen Konstruktions- und Fertigungsprozess bei Adams. Dank Schweißrobotern, Walzanlagen, CNC-Maschinen, 3D-Messmaschinen sowie Wasserstrahl- und Brennschneidanlagen können fast alle Fertigungsschritte eigenständig ausgeführt werden. Für Vertriebsmitarbeiter Dino Dongowski liegt darin die große Stärke des Unternehmens: „80 Prozent unserer Produkte sind individuell zugeschnitten. Viele Interessenten wenden sich ausschließlich an uns, weil kein anderer Anbieter ihren speziellen Bedarf erfüllen kann“, erläutert der Sales Manager.

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Suche nach einem neuen ERP-System

Vor diesem Hintergrund benötigte der Hersteller ein ERP-System, das das komplexe Projektgeschäft und die einhergehenden Fertigungsprozesse flexibel abbilden kann. Genau hier stieß die bis 2021 eingesetzte Software an ihre Grenzen. Sie war laut dem ERP-Verantwortlichen Tobias Bellach tendenziell auf größere Stückzahlen ausgelegt, weswegen sie bei dem Sonder- und Spezialarmaturen-Hersteller mit seinen Losgrößen zwischen 1 und 7 schlichtweg nicht passte. Erschwerend kam hinzu, dass sie hinsichtlich ihrer Bedienbarkeit, den Auswertungsmöglichkeiten und der Datenbankstruktur Defizite aufwies. Als schließlich die Wartung für den bei Adams eingesetzten Release-Stand auslief und klar wurde, dass der notwendige Wechsel auf die aktuelle Version einer Neueinführung gleichkäme, fiel die Entscheidung, sich nach einem neuen ERP-System umzuschauen.  

Fokus auf Losgröße 1+ und Übersichtlichkeit

Drei potenzielle Anbieter wurden zu Präsentationen eingeladen, darunter ams.Solution und ein weiterer Mitbewerber sowie zum Vergleich der Anbieter der bisherigen Software. Auf Grundlage der Kommentierungen im zuvor erstellten Lastenheft führten die einzelnen Abteilungen umfassende Nutzwertanalysen durch, aus denen ams.erp als klarer Sieger hervorging. Neben dem Fokus auf die Losgröße 1+ waren dabei vor allem die Übersichtlichkeit bei der Bedienung und die Art der Informationsbereitstellung entscheidende Aspekte. „Wir benötigten ein System, in dem sich alle Beschäftigten intuitiv bewegen können. Wir wollten nicht mehr Dutzende Klicks ausführen müssen, um an Auskünfte zu gelangen“, betont Tobias Bellach.  

Digitalisierung ehemals papierbasierter Prozesse

Eigentlich sollte die Implementierung von ams.erp 2020 erfolgen, wurde aber aufgrund intern notwendig gewordener Prozessnachbesserungen auf 2021 verschoben. So wirkte etwa die Konstruktion darauf hin, sofort eine Schnittstelle vom PDM- ins ERP-System zu erstellen, anstatt die Daten wie ursprünglich vorgesehen zunächst zeitraubend manuell zu übertragen. Dass die zusätzliche Zeit der ausführlichen Prozessdefinition gut genutzt worden war, zeigt sich daran, dass die anschließende Implementierung weitestgehend reibungslos verlief – vor allem gemessen an der Firmengröße mit rund 250 Mitarbeitern und der Tiefe des ERP-Nutzungsgrads.  

Wir benötigten ein System, in dem sich alle Beschäftigten intuitiv bewegen können. Wir wollten nicht mehr Dutzende Klicks ausführen müssen, um an Auskünfte zu gelangen.

Tobias Bellach

Migration von 17 Millionen Daten

„Wir haben neben dem ams-Standardpaket sehr viele weitere optionale Module gleichzeitig eingeführt, darunter das Dokumentenmanagement ams.dms, das Business-Intelligence-Tool ams.bi sowie die Zollsoftware ams.export. Neben der Migration von 17 Millionen Daten führte dies anfangs natürlich zu einem erhöhten Arbeitsaufwand“, berichtet Tobias Bellach. Bereits ab Mitte 2021 lief das System sauber. Ein wichtiger Baustein für das Gelingen war, dass mithilfe der eigenen IT eine Reihe von Dashboards für die Abteilungen erstellt worden waren, mit denen die sich von nun an digital organisieren konnten.

Mehr Effizienz in ehemals papierintensiven Bereichen

Das übergeordnete Ziel, die Effizienz in ehemals papierintensiven Bereichen zu erhöhen, konnte auch dank dieser Maßnahme zügig umgesetzt werden. So etwa im Vertrieb, der zuvor fast ausschließlich mit Ordnern gearbeitet hatte. Aber auch im Einkauf, wo Lieferscheine manuell bearbeitet und Bestellungen ausgedruckt wurden, um das gelieferte Material manuell abhaken zu können. „Unsere Abläufe sind heute komplett digital und laufen über das System“, so Tobias Bellach.

Verwaltungstechnische Abbildung des Fertigungsprozesses

ams.erp bildet den gesamten Fertigungsprozess bei Adams verwaltungstechnisch ab, was in den Augen des Projektmanagers die wenigsten anderen Programme in diesem Umfang leisten können. Gerade die systembedingten Abhängigkeiten in ams.erp, die keine Drittsysteme erfordern, seien entscheidend für die Fehlervermeidung. Für immense Zeitersparnis aufseiten der Konstruktion beziehungsweise des Technischen Büros sorgt die Schnittstelle zwischen dem PDM-System Edge PLM Compact und der ERP-Software, in der nach der Übertragung der Daten automatisch eine Stammstückliste angelegt wird.  

Besonders positiv wirkt sich aus, dass für alle Konstruktionen 3D-Zeichnungen erstellt werden, von denen danach die Einzelzeichnungen abgeleitet werden. Während früher selbst die Anfertigung der 1:1-Kopie eines Auftrags hohen Aufwand verursachte, weil alle Informationen per Hand abgeschrieben werden mussten, ist dies heute vollkommen problemlos. Selbst konstruktive Änderungen lassen sich dank der vorhandenen 3D-Zeichnungen unkompliziert abwickeln.  

Dashboards selbstständig erstellen 

Intensiv genutzt werden zudem die Optionen, selbstständig und ohne die Erfordernis weitreichender Anpassungen ins System eingreifen zu können. Neben Workflows zur Abbildung von Prozesslogiken führt der ERP-Verantwortliche vor allem die bereits erwähnten Dashboards an, für deren Erstellung keine externen Spezialisten benötigt werden. Anders als in der Vorgängersoftware sind sie bei ams.erp auch vollständig ins System eingebunden. Statt über die früher üblichen Arbeitsmappen wird beispielsweise die Arbeitsvorbereitung inzwischen mittels Dashboards darüber informiert, dass Stücklisten aktualisiert werden können und dass alle Teile vorhanden sind, um sowohl die Beschaffung anzustoßen als auch die Arbeitspläne anzulegen.  

Bereitstellung aller relevanten Kennzahlen

Die Transparenz wurde auch auf kaufmännischer Ebene erhöht. Waren früher nur der Auftragseingang und der ungefähre Umsatz bekannt, stehen heute alle relevanten Kennzahlen zur Verfügung. Positiv auf die Abläufe in der Auftragskalkulation wirkt sich aus, dass seit der Umstellung jede auftragsspezifisch arbeitende Abteilung Buchungen ausführen kann, was zuvor allein der Werkstatt vorbehalten war. „Insgesamt haben wir versucht, an sämtlichen Stellen aufzuräumen und alle Abläufe so digital wie möglich zu gestalten. Letztlich waren es erheblich mehr als angenommen“, erläutert Tobias Bellach. Dadurch sei es gelungen, übergreifend Prozesssicherheit zu schaffen, weil alle Daten auswertbar seien und in derselben Datenbank liegen.  

Die Investition in das neue ERP-System wurde nicht nur dazu genutzt, Fehler in der Ablauforganisation zu vermeiden, sondern auch, um die eigentlichen Fertigungsprozesse selbst zu optimieren. So wurden beispielsweise verschiedene Maschinentypen neu gruppiert und der innerbetriebliche Transport vereinfacht. Zudem wurde erstmalig eine zentrale Warenannahmestelle etabliert. Nun gibt keine Materialanlieferungen mehr, für die keine Bestellung im ERP-System vorhanden ist.

Guido Piech ist PR-Fachredakteur bei der ams.Solution AG.