HR-Transformation  Wie man die HR-IT langfristig stabil aufstellt

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HR-IT im Wandel: Mit Application Management Services (AMS) sowie Managed Services sichern Unternehmen den Betrieb und schaffen Freiraum für moderne HR-Transformation.

Es empfiehlt sich, HR-Prozesse ganzheitlich zu betrachten und über alle Phasen des Lebenszyklus hinweg zu gestalten. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für HR-Outsourcing. Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen gewinnen Kosteneffizienz, entlasten ihre Ressourcen und reduzieren gleichzeitig operative Risiken.

Geht es um die Wahl der Software, empfehlen sich SAP HCM und SAP SuccessFactors. Das zentrale Personalmanagementsystem digitalisiert und automatisiert alle HR-Prozesse – bei einem einfachen und intuitiven Benutzererlebnis, breiten Funktionalitäten und schnellen Innovationen. Mitarbeitende sind effizienter und haben transparentere Einblicke in Themen wie Personaladministration, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung.

Herausforderungen von Unternehmen im HR-IT-Umfeld

Viele Unternehmen befinden sich mitten in der Transformation. Sie wollen sich langfristig gut aufstellen und Wachstum generieren. Mit der steigenden strategischen Relevanz von HR treiben Unternehmen die Weiterentwicklung ihrer Organisationsstrukturen voran und etablieren eine zukunftsfähige technologische Basis – bei voller Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs. Traditionelle Modelle gehen, eine starke Employee Experience kommt.

Historisch gewachsene Systeme und Zusammenarbeitsmodelle begrenzen jedoch oftmals die Flexibilität und Handlungsfreiheit. Denn bestehende Governance-Strukturen wurden nur selten an organisatorische Änderungen angepasst, wodurch sie bei Lastspitzen und personellen Engpässen schnell an ihre Grenzen geraten. Dieses Problem wird zusätzlich verstärkt durch eine über die Jahre entstandene Wissensverteilung: essenzielles Know-how liegt bei einzelnen Schlüsselpersonen – ein echtes Risiko, falls diese ausfallen, etwa durch Elternzeit, Sabbatical oder Krankheit. Gleichzeitig tun sich Unternehmen schwer, ambitionierte HR-Zukunftsprojekte umzusetzen: viele Ressourcen sind durch das Tagesgeschäft gebunden.

Argumente für das HR-Outsourcing

Unternehmen stehen im Zuge ihrer HR-Transformation häufig vor der Herausforderung, strategische Initiativen voranzutreiben und gleichzeitig den stabilen Betrieb ihrer HR-IT-Landschaft sicherzustellen. Da hierfür oftmals die notwendigen personellen und fachlichen Kapazitäten fehlen, bietet die Kombination aus flexiblen Application Management Services und bedarfsgerechtem HR-Outsourcing einen wirkungsvollen Hebel zur gezielten Entlastung von HR-IT und Personalbereich.

Durch die enge Verzahnung von Transformation, Anwendungsbetrieb und fachlicher Prozessunterstützung entstehen nahtlose Übergänge zwischen Projekt und Regelbetrieb. Neue Lösungen werden von Beginn an stabil betrieben, während fachliche und technische Fragestellungen entlang der gesamten HR-Wertschöpfungskette effizient und ohne Reibungsverluste bearbeitet werden.

Der besondere Mehrwert liegt in einem durchgängigen End-to-End-Serviceansatz: Prozesse, Systeme und Services greifen ineinander, Anforderungen können flexibel umgesetzt werden und die operative Leistungsfähigkeit bleibt dauerhaft gewährleistet. Gleichzeitig realisieren Unternehmen eine höhere Servicequalität, geringere Komplexität und nachhaltig optimierte Betriebskosten.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen vom direkten Zugriff auf fundiertes Experten-Know-how und einem Betriebsmodell, das bedarfsgerecht mit den Anforderungen der Organisation wächst. So können auch Lastspitzen, Transformationsvorhaben oder Standorterweiterungen effizient und ohne zusätzliche interne Ressourcen abgefangen werden.

Einführung eines End-to-End-Serviceansatzes

Die Einführung eines End-to-End-Serviceansatzes erfordert eine sorgfältig geplante Transformation von Projekt, Betrieb und Fachprozessen. Viele Unternehmen stehen dabei vor der Herausforderung, gewachsene Strukturen zu konsolidieren und gleichzeitig die Kontinuität des laufenden Betriebs sicherzustellen. Zu den zentralen Erfolgsfaktoren zählen die geordnete Ablösung bestehender Dienstleister, die unterbrechungsfreie Übernahme der Services für den Fachbereich, die Weiterentwicklung von Governance- und Steuerungsmodellen sowie ein strukturierter Wissenstransfer von Schlüsselpersonen. Gleichzeitig müssen Projektergebnisse, z. B. aus einer parallel laufenden Einführung von SAP SuccessFactors, nahtlos in den anschließenden Regelbetrieb überführt werden.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der engen Verzahnung von Application Management Services und fachlichen Managed Services. Während AMS die Stabilität, Weiterentwicklung und den Betrieb der Systemlandschaft sicherstellt, gewährleisten Managed Services die effiziente und qualitativ hochwertige Durchführung der HR-Prozesse. Erst das Zusammenspiel beider Disziplinen ermöglicht einen durchgängigen Service entlang der gesamten HR-Wertschöpfungskette.

30 Jahre MHP Management- und IT-Beratung

Vom SAP-Spezialisten zum Taktgeber der Transformation

Ein häufiges Risiko besteht darin, Software-Implementierungsprojekte ausschließlich als technisches Migrationsvorhaben zu betrachten. In diesem Fall bleiben organisatorische, fachliche und kulturelle Aspekte oftmals unberücksichtigt, wodurch Potenziale ungenutzt bleiben und nachhaltige Verbesserungen ausbleiben. Erfolgreiche Transitionen verstehen den Übergang vom Projekt- in den Regelbetrieb daher nicht als bloße organisatorische Übergabe, sondern als bewusste Transformation hin zu einem integrierten und nachhaltig ausgerichteten Service-Management-Modell. Dieses schafft die Grundlage für stabile Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Systemen und Services.

Ein End-to-End-Serviceansatz reduziert Schnittstellen, schafft klare Verantwortlichkeiten und erhöht dadurch die Stabilität und Qualität der HR-Services. Fachliche und technische Anforderungen können schneller umgesetzt werden, da Projekt, Betrieb und Prozessunterstützung nahtlos zusammenarbeiten. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von höherer Flexibilität, größerer Transparenz und spürbarer Kosteneffizienz im Betrieb.

René Schubert ist Senior Manager im Bereich Managed Business Services bei der Management- und IT-Beratung MHP.