ERP-System: 4 Tipps für die erfolgreiche Einführung aus dem Homeoffice

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Während der COVID-19-Pandemie wurden viele IT-Projekte vorerst verschoben oder sogar gestoppt. Unternehmen befürchteten, diese ohne Präsenz vor Ort nicht umsetzen zu können. Vier Empfehlungen, wie Unternehmen ein ERP-System remote einführen können.

Ein ERP-System aus dem Homeoffice einzuführen bietet einige Vorteile. Durch entfallene Reisen werden nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern es fällt auch leichter, die betroffenen Mitarbeiter zu einem Meeting zusammenzubringen und die Treffen effizient zu gestalten. Wenn eine Person nicht teilnehmen kann, können zudem Aufzeichnungen des Meetings zur Verfügung gestellt werden.

Natürlich lässt sich eine ERP-Einführung nicht ohne Anpassungen in den virtuellen Raum übertragen. Doch wenn Unternehmen einige Punkte beachten, gelingt es ihnen auch ohne persönliche Treffen und Support vor Ort, ein ERP-System nach Plan umzusetzen. IFS, Anbieter von Business-Software, gibt vier wichtige Tipps für eine erfolgreiche Implementierung über eine Remote-Verbindung

1. ERP-System: Ein digitales Mindset ist gefordert

Die digitale Transformation beginnt im Kopf – das ist zwar nicht erst so, seit Mitarbeiter von zuhause arbeiten, es ist jedoch heute umso wichtiger. Eigenschaften, die Mitarbeiter mit einer digitalen Denkweise mitbringen, sind Offenheit gegenüber neuen digitalen Technologien, Agilität, um sich schnell an neue Prozesse anzupassen, ebenso wie ein Verständnis dafür, dass die Digitalisierung großen Einfluss auf Leben und Arbeit hat. Für Mitarbeiter mit einem digitalen Mindset gilt „digital first“. Sie sind damit bei einer Remote-Implementierung essenziell. Unternehmen sollten diese Mitarbeiter über die gesamte Organisation hinweg fördern und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten gezielt einsetzen.

2. Richtige Kollaborations-Tools auswählen

Anbieter und Unternehmen sollten gemeinsam frühzeitig überlegen, welche technischen Werkzeuge notwendig sind, damit alle Beteiligten die kommenden Prozesse erfolgreich umsetzen können. Dazu gehören geeignete Tools für Kommunikation und Kollaboration zur Umsetzung von virtuellen Meetings und Schulungen sowie zum Teilen der notwendigen Dokumente. Als Mittelpunkt des Austausches zwischen Beratern und Kunden sollten diese Tools intuitiv nutzbar sein. Steht das technische Rahmenwerk bereits zu Beginn des Projekts bereit, können sich die Beteiligten ganz auf ihre bevorstehende Aufgabe konzentrieren.

3. ERP-System einführen: Schulungen online durchführen

Mithilfe entsprechender Tools für Online-Meetings sind Trainings und Workshops auch remote problemlos umsetzbar. Allerdings lassen sie sich nur schwierig eins zu eins in das digitale Medium übertragen und sollten daher in ihrem Aufbau und Umfang entsprechend angepasst werden. Damit alle Teilnehmer vor dem Bildschirm produktiv bleiben, sollten Schulungseinheiten kürzer gehalten und regelmäßige Pausen eingeplant werden. Zudem sollten Organisatoren ausreichend Zeit für Erklärungen oder den Wechsel der genutzten Plattform berücksichtigen. Für einen reibungslosen Ablauf kann zudem ein Moderator unterstützen, der die Teilnehmer durch das Training führt und bei organisatorischen Fragen unterstützt.

Eine enge Zusammenarbeit ermöglichen

Wenn persönliche Treffen fehlen, ist eine kontinuierliche enge Absprache der Beteiligten umso wichtiger, um das Projekt zu koordinieren und neu aufkommende Fragen zu klären. Neben der Organisation von Aufgaben und einzuhaltenden Timelines geht es auch darum, durch regelmäßigen Austausch ein vertrauensvolles Verhältnis zu schaffen. Meetings als Videokonferenzen abzuhalten – bei denen die Projektbeteiligen vielleicht auch einen Einblick in das Zuhause der Anderen erhalten – kann ebenfalls für eine persönlichere Beziehung sorgen.

IFS, Anbieter von Business-Software, hat bereits mehr als 400 Projekte aus der Ferne durchgeführt, mit 1.400 Beratern, die remote arbeiten. Auch während der vergangenen Monate haben die Experten von IFS zahlreiche Implementierungen erfolgreich abgeschlossen, die ausschließlich aus dem Homeoffice erfolgten, wie zum Beispiel für die Hine Group, einem Hersteller von hydraulischen Systemen, hydraulischen Komponenten und Kühlsystemen.

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