ERP-Modernisierung bei efko  ERP in der Lebensmittelindustrie neu gedacht

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Saisonale Engpässe, komplexe Rückverfolgbarkeit und wachsende Anforderungen: Die ERP-Modernisierung bei efko zeigt, wie digitale Branchenlösungen echte Produktionsvorteile schaffen.

In mehr als acht Jahrzehnten hat sich die efko Frischfrucht und Delikatessen GmbH von einem regionalen Verarbeiter von Feldfrüchten zu einem in Österreich führenden Unternehmen zur Veredelung von Obst und Gemüse weiterentwickelt. Beheimatet im oberösterreichischen Eferding, besteht die efko Gruppe heute aus den Firmen machland in Naarn, Geißlmayr in Eferding, Vitana in Niederösterreich sowie Tochtergesellschaften in Tschechien (efko-Veselí und machland-Veselí). Um die Effizienz dieser Struktur zu erhöhen, beschloss efko den Umstieg auf eine vollintegrierte Lösung zur Abdeckung seiner Geschäftsprozesse.
 „Unser Ziel war eine vollintegrierte Lösung, die sowohl die Schnittstellen zwischen Abteilungen als auch zwischen Gesellschaften reduziert. Das übergeordnete Ziel bestand darin, die Transparenz in der gesamten efko-Gruppe zu erhöhen. So haben wir die Kostenstruktur im Blick und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Umsatz- und Mengenwachstum“, erklärt Bernhard Stör, Geschäftsführer efko Frischfrucht und Delikatessen GmbH.

In der Microsoft-Welt zuhause

Den Auftakt zur Zusammenarbeit mit BE-terna gab ein umfassendes Auswahlverfahren. Der Spezialist für Business-Software ging dabei mit seiner speziell für die Lebensmittelindustrie entwickelten Branchenlösung für die Prozessfertigung ins Rennen, die auf Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management basiert. Einer der zentralen Faktoren, die den Ausschlag für BE-terna gaben, war die tiefe Integration der Lösung in das Ökosystem von Microsoft, inklusive Office 365 und Power BI. Dadurch waren die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von efko in der Lage, ERP-Funktionalitäten über die ihnen vertrauten Lösungen wie Excel oder Outlook zu nutzen, was einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichte. Die Cloud-Basierung von Dynamics 365 bietet efko zudem eine umfassende Flexibilität für künftiges Wachstum.
 In enger Zusammenarbeit mit BE-terna entwickelte efko verschiedene maßgeschneiderte Module, die sich nahtlos in die Dynamics-365-Plattform integrieren. Sie erweitern dessen Funktionalitäten, während gleichzeitig die Systemintegrität und Upgrade-Fähigkeit zu jedem Zeitpunkt sichergestellt bleiben. Um die individuellen betrieblichen Anforderungen des Unternehmens – etwa der saisonalen Verfügbarkeit von Produkten – bestmöglich abzudecken, wurden einige spezielle Anpassungen umgesetzt, die diesen Besonderheiten Rechnung tragen.

ERP-System für Losgröße 1+

Transparenz für individuelle Lösungen

Wandel und Innovation fördern

Im Rahmen der Einführung war ein effektives Change-Management einer der zentralen Eckpfeiler des Projekterfolgs. Dabei kooperierten efko und BE-terna eng, um die gesamte Belegschaft auf die Veränderungen vorzubereiten. Verschiedene Schulungsprogramme – zugeschnitten auf die einzelnen Benutzerrollen – verdeutlichten den Mitarbeitern von der Produktion an der Linie bis hin zum Führungspersonal, wie genau die neue Lösung ganz konkret ihre tägliche Arbeit verbessert.
 Besonders die umfangreiche Teamstruktur erwies sich in dieser Phase als Vorteil: Da ein Umstellungsprojekt dieser Größenordnung in jedem Fall ein sorgfältig zusammengestelltes Team aus Bereichen wie IT, Finanz, Vertrieb, Produktion, Logistik, Qualitätsmanagement und Beschaffung erfordert, erleichterte dies einen breiten Wissenstransfer und damit eine möglichst breite Akzeptanz im gesamten Unternehmen. Unterstützt wurde das efko-Team durch ein erfahrendes Expertenteam seitens BE-terna.

Das Ziel bestand darin, die Transparenz in der efko-Gruppe zu erhöhen. So haben wir die Kostenstruktur im Blick und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Umsatz- und Mengenwachstum.

Die Reise der Gurke – vom Feld zum Verbraucher

Durch die Nutzung der Lösung von BE-terna profitiert efko heute von einer deutlich verbesserten Effizienz und lückenlosen Rückverfolgbarkeit auf allen Stufen seines mehrstufigen Geschäftsprozesses: Die Anlieferung der Obst- und Gemüsesorten erfolgt auf Basis frühzeitig abgeschlossener Verträge mit den Produzenten – ganz im Sinne einer langfristigen Planung. Nach dem Wareneingang werden die angelieferten Feldfrüchte wie Gurken zunächst automatisch sortiert, gewogen und die Mengen direkt und automatisch im System erfasst. Der gesamte Produktionsprozess – vom Waschen, Schneiden, Einlegen bis zum Verpacken – wird im System abgebildet und überwacht, um die Qualitätskontrolle und die Einhaltung der relevanten Vorschriften sicherzustellen.
 Der Einsatz von Scannern vereinfacht sämtliche Logistikprozesse, von der Einlagerung bis zum Versand. Dabei lässt sich im System eine zeitkritische und detaillierte Touren- und Versandplanung durchführen. Im gesamten Prozess stellt die BE-terna-Lösung eine durchgehende Chargen-Rückverfolgbarkeit vom Rohstoff bis zum Fertigprodukt sicher und unterstützt diese durch einfache Abfrage der beteiligten Lieferanten und Kunden und durchgeführten Qualitätskontrollen optimal.

Mehr Transparenz und Flexibilität für saisonale Anforderungen

Durch die Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 konnten die Prozesse gerade auch im Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Bereichen klarer strukturiert und verbessert werden. So ermöglicht die Lösung heute jederzeit eine umfassende Transparenz bezüglich Produktionskennzahlen, Beständen und Finanztransaktionen. Unterstützt werden auf diese Weise auch die Sicherstellung einer durchgehenden Rückverfolgbarkeit vom Rohstoff bis zum Endprodukt sowie die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsvorschriften, die für den guten Ruf von efko in den Bereichen Qualität und Zuverlässigkeit entscheidend sind.
 Schon während der Planung unterstützt BE-terna die komplexen individuellen Anforderungen des Unternehmens: Einerseits muss die Fertigung mit Produkten umgehen, die nur saisonal verfügbar sind. Andere Artikel müssen demgegenüber das ganze Jahr über produziert werden. Mit den umfangreichen Möglichkeiten der Planungsfunktionalität in Dynamics 365 gelang es, die Anforderungen der verschiedenen Produktgruppen erfolgreich abzubilden.

Der Weg in eine vernetzte digitale Zukunft

Im Zentrum des Migrationsprojektes bei efko stand nicht nur die Aufrüstung der Technologie, sondern auch die Annahme von Veränderungen und das Setzen einer soliden Grundlage für zukünftiges Wachstum und Innovation. Entsprechend markierte der erfolgreiche Go-Live im Februar 2024 den Auftakt zur unternehmensweiten Einführung von Dynamics 365. Die Erfahrung von efko zeigt: Eine strategische Planung und frühzeitige Einbindung der Stakeholder spielen die zentrale Rolle für den Erfolg groß angelegter ERP-Transformationen.