SAP S/4HANA-Migration: So gelingt eine erfolgreiche Datenmigration

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SAP S/4HANA ist der Nachfolger für klassische SAP-ERP-Lösungen, deren Support durch den Hersteller 2030 enden wird. Durch das Migrieren auf die neue Software müssen sich Unternehmen jetzt mit den Themen Datenmigration und Datenqualität beschäftigen, um den Mehrwert ihrer Daten voll ausschöpfen zu können.

Unternehmen kommen um ein Update bald nicht herum: SAP S/4HANA ist die Zukunft der Softwarelösungen für alle, die noch klassische ERP-Lösungen von SAP einsetzen. Bis 2030 müssen Anwender auf die neue Software umgestiegen sein, denn dann endet der Hersteller-Support für die Vorgänger-Lösungen. Da Unternehmen auf die neue Software migrieren müssen, sollten sie sich auch mit der SAP S/4HANA-Migration und Datenqualität beschäftigen.

SAP S/4HANA-Migration: Wichtiger Baustein

Im gesamten Prozess der Migration nach SAP S/4HANA ist die Migration der (Kunden-)Daten zwar ein überschaubarer, aber auch umso wichtigerer Baustein. Daten sind der Treibstoff des Systems und seiner Prozesse. Sind sie von minderer Qualität, beeinträchtigen sie die Performance und gefährden die gesamte Investition. Oder anders ausgedrückt: „Crap in, Crap out“. Die Ursachen für eine mangelnde Datenqualität sind vielschichtig. Beispielsweise können Daten altern, wenn sie nicht permanent gepflegt werden, etwa durch Umzüge oder Orts- und Straßenumbenennungen. Hör-, Tipp- oder Lesefehler sowie die weit verbreitete Datenhaltung in Silos tun ein Übriges und können die Datenqualität ebenfalls mindern.

Neues Datenmodell in SAP S/4HANA

In der Folge entstehen unvollständige, veraltete sowie doppelt und mehrfach vorhandene Datensätze. Werden diese ungeprüft migriert, sind Schwierigkeiten vorprogrammiert, gerade mit Blick auf das Datenmodell, dass in SAP S/4HANA ganz anders aufgebaut ist als bisher. Die vorigen Legacy-ERPs von SAP haben zwischen „Kreditor“, „Debitor“ und dem „Geschäftspartner“ unterschieden. Diese drei Rollen besitzen jeweils zahlreiche Eigenschaften, wie Personendaten, Adressdaten, Bankinformationen und vieles mehr.

Das neue Datenmodell vereint diese Bereiche zu einem Geschäftspartnerstamm und bildet die dazugehörigen Daten auf einer neuen Abstraktionsebene als Metainformationen ab. Das bedeutet, dass eine exakte Übertragung der Daten aus dem alten System in das neue System nicht möglich ist und die Daten ohnehin überarbeitet werden müssen. Eine passende Migrationsstrategie muss her, denn diese Datenmigration ist ein Prozess mit zahlreichen Herausforderungen. Viele Unternehmen scheuen sich noch davor oder haben bereits Projekte mit einer Laufzeit von mehreren Jahren initiiert. Der Umstieg sollte jedoch rechtzeitig angegangen werden.

Vielfältige Herausforderungen bei einer S/4HANA-Migration

Für Unternehmen gibt es vorab einiges zu bedenken, bevor es an die Wahl der Migrationsstrategie und die tatsächliche Migration geht: Wie sieht die aktuelle ERP-Landschaft aus? Ändert sich der Zweck der ERP-Lösung durch die Einführung von SAP S/4HANA? Welche Auswirkungen hat die Migration auf die Anwender von SAP in dem Unternehmen?

In jedem Falle sollte die Umstellung auf S/4HANA keinesfalls als eine einfache technische Migration unterschätzt werden. Die erste Herausforderung liegt im Projektmanagement und in der Bereitschaft, etwas zu verändern. SAP S/4HANA kann neue Arbeitsweisen ermöglichen und somit dazu führen, dass vorhandene Geschäftsabläufe neu aufgestellt werden müssen.

Eine weitere Herausforderung der SAP S/4HANA-Migration ist die Qualitätssicherung. Unternehmen sollten beim Systemumstieg folgenden Fehler, welcher bei Migrationsprojekten häufig vorkommt, dringend vermeiden: Nämlich fehlerhafte, unvollständige und veraltete Daten in das neue System zu übernehmen. Geschieht dies trotzdem, startet das Unternehmen mit einer mangelhaften Datenbasis. Der Kern der neuen ERP-Lösung ist dann fehlerhaft. Falsche Kunden- und Geschäftspartner-Daten können auch zu Vertrauensverlust führen, bei falscher Anrede etwa, und die Kosten in die Höhe treiben, wenn Briefe falsch oder gar nicht zugestellt werden.

Datensilos unbedingt vermeiden

Schlechte, unvollständige oder sogar falsche Daten können viel Schaden anrichten. Daher sollte Datenchaos natürlich vermieden werden, denn Daten und die Fähigkeit, diese in wertvolle Informationen und Nutzen umzuwandeln, steigert die Wettbewerbsfähigkeit jedes Unternehmens. Gut gepflegte Daten sind also von enormer Bedeutung. Sobald die Datenqualität sichergestellt wurde, muss als nächster Schritt die richtige Migrationsstrategie entwickelt werden, damit das neue System voll ausgeschöpft werden kann.

Strategie bei der SAP S/4HANA-Migration: Brownfield, Greenfield oder Bluefield

Es gibt verschiedene Ansätze, wie ein Unternehmen die SAP-S/4HANA-Migration angehen kann. Bei dem Brownfield-Ansatz wird zunächst das neue S/4HANA-System angelegt, und anschließen werden die alten Daten konvertiert und migriert. Die „System Conversion“-Migrationsstrategie benötigt zwar weniger Ressourcen, da keine Änderungen der Geschäftsprozesse nötig sind, kann aber auch dazu führen, dass alte und unnötige Daten ebenfalls migriert werden. Laut einer Uniserv-Umfrage zum Status der Migration auf SAP S/4HANA verfolgt ein Drittel der mit Migration beschäftigten Unternehmen diesen Ansatz.

Der Greenfield-Ansatz hingegen verlangt eine komplett neue Implementierung von SAP S/4HANA mit neuen Prozessen und Konfigurationen. Das bietet die Chance für die Standardisierung alter Prozesse und das Ausmisten nicht mehr benötigter Daten. Der „New Implementation“-Ansatz bietet sich insbesondere an, wenn die Kosten für Betrieb und Wartung des alten Systems zu groß geworden sind. Allerdings erfordert dieser Ansatz zu Beginn der Implementierung mehr Ressourcen. Laut der Umfrage von Uniserv verfolgen ebenfalls ein Drittel der Unternehmen den Greenfield-Ansatz.

Außerdem bietet sich der Bluefield-Ansatz als Kombination aus Brownfield und Greenfiel an. Durch einen automatisierten Prozess können bestimmte Daten und Konfigurationen selektiert und in das neue System übertragen werden. Relevante, aber nicht mehr benötigte Daten werden archiviert. Dieser „Selective Data Transition“-Ansatz wird laut der Umfrage von einem Viertel der Unternehmen verfolgt.

Den Mehrwert der Datenqualität nutzen

Die Grundlage für alle drei Migrationsstrategien liegt in der Qualität der zu überführenden Daten. In der Umfrage von Uniserv benannten 53 Prozent der Unternehmen die Qualität ihrer Stammdaten vor der Migration schon als eher hoch oder sehr hoch. Nach der Migration waren jedoch 83 Prozent der Befragten dieser Meinung. Der Umstieg auf SAP S/4HANA bietet Unternehmen also die Chance, ihre Daten auf Qualität hin zu überprüfen, ein besseres Datenmanagement für die Zukunft zu etablieren und somit Kosten zu sparen. Denn wenn die Datenqualität passt, kann eine Konsolidierung der Geschäftspartnerdaten aus den verschiedenen Datenquellen stattfinden. Daraus entsteht der sogenannte „Golden Record“, der eine 360-Grad-Sicht auf alle Kunden und Geschäftspartner ermöglicht und die Datenqualität weiter steigert.

Letztendlich ist die Datenqualität das A und O bereits vor der Stammdatenmigration zu SAP S/4HANA. Doch auch nach dem Abschluss der Migrationsstrategie muss die Sicherung und Instandhaltung der Datenqualität als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden, um den Mehrwert der vorhandenen Daten voll ausschöpfen und die Investitionen in die Migration absichern zu können. Somit stecken in der Datenmigration große Chancen für das weitere Datenmanagement und den Geschäfts­erfolg des Unternehmens.

Der Autor Matthias Förg ist Head of Sales bei Uniserv.

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