Transition der SAP-Systeme So gelingt der Umstieg auf SAP S/4HANA 

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Wer RPA, Process Mining, KI ignoriert, verliert Vorsprung. Mit SAP S/4HANA modernisieren Firmen Prozesse und bauen Geschäftsmodelle – mit Planung und klarer Strategie.

Der erste Schritt auf dem Weg zu SAP S/4HANA ist eine sorgfältige Vorstudie. Diese analysiert die aktuelle Situation des Unternehmens, bewertet bestehende Systeme und erarbeitet eine Roadmap für die anstehende Transformation. Eine solide Vorstudie legt die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. In dieser Phase ist die Wahl der passenden Transitionsstrategie entscheidend. Unter anderem stehen zwei gängige Ansätze zur Verfügung: der Brownfield- und der Greenfield-Ansatz.
 Beim Brownfield-Ansatz wird das bestehende System mit all seinen Prozessen und Daten in die neue SAP S/4HANA-Umgebung überführt. Diese Methode eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre etablierten Prozesse nicht grundlegend ändern möchten. Der Greenfield-Ansatz hingegen bietet die Möglichkeit, ein neues System von Grund auf zu erstellen und dabei alle Prozesse neu zu gestalten. Die Wahl der Strategie sollte sorgfältig getroffen werden, da sie einen erheblichen Einfluss auf den Projektverlauf und die Ergebnisse hat.

Brownfield: Schnell, günstig – wenig Optimierung

Der Brownfield-Ansatz erscheint auf den ersten Blick verlockend, da er eine schnelle technische Umstellung ermöglicht. Hierbei wird das bestehende SAP-System nahezu unverändert auf die neue Plattform migriert, was Zeit und Kosten spart. Allerdings birgt dieser Ansatz die Gefahr, dass Unternehmen die Gelegenheit verpassen, ihre Prozesse zu optimieren und an moderne Anforderungen anzupassen.
 Der Greenfield-Ansatz hingegen erlaubt eine vollständige Neugestaltung der Systemlandschaft. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn bestehende Prozesse nicht mehr zeitgemäß sind oder das System durch zahlreiche individuelle Anpassungen unübersichtlich geworden ist. Obwohl dieser Ansatz aufwendiger ist und intensives Change-Management erfordert, bietet er größere Flexibilität und Innovationspotenzial.

Herausforderungen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA

Im Laufe vieler Projekte haben sich einige typische Herausforderungen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA gezeigt. Ein häufiger Fehler ist, das Vorhaben als rein technisches Projekt zu betrachten. Zwar ist die technische Implementierung ein wesentlicher Bestandteil, doch der Fokus sollte auf den Geschäftsprozessen und den Fachbereichen liegen. Ohne deren Einbindung bleibt der Mehrwert der neuen Plattform oft ungenutzt.
 Ein weiterer kritischer Punkt ist die mangelnde Projektstrukturierung. Viele Unternehmen starten die Umstellung ohne eine klare Roadmap, was zu Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führt. Eine strukturierte Planung und ein detaillierter Zeitplan sind jedoch essenziell, um die Komplexität der Transformation zu bewältigen und Abhängigkeiten effektiv zu managen.

Optimierung der Datenqualität für SAP S4/HANA

Mit neuer Stammdaten-Struktur sicher in die Migration

Erfolgsfaktoren für die Transformation

Für eine erfolgreiche Transition zu SAP S/4HANA hat Abat eine Reihe bewährter Vorgehensweisen entwickelt. Beispielsweise sollte die Vorstudie in den Übergang zur Umsetzung integriert werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Zu oft geht wertvolle Zeit verloren, wenn zwischen der Analysephase und der eigentlichen Implementierung eine zu große Lücke entsteht.
 Die Ergebnisse der Vorstudie sollten in einer hinreichend detaillierten Form vorliegen, um eine nahtlose Weiterarbeit zu ermöglichen. Ein weiterer wichtiger Ansatz ist die Anwendung agiler Methoden. Agile Projektstrukturen erlauben es, flexibel auf Änderungen und Herausforderungen zu reagieren. So kann die Transition in kleineren, besser handhabbaren Schritten erfolgen, wodurch das Risiko unerwarteter Probleme reduziert wird.

Umfassendes Transformationsprojekt bei Desma

Beispiel für eine erfolgreiche Transition mittels des Tools ist die Umstellung von R/3 auf S/4HANA bei Desma, einem Maschinenhersteller für die Schuhindustrie. Dies war nicht nur eine technische Migration, sondern ein umfassendes Transformationsprojekt, das alle Unternehmensbereiche betraf und einbezog. Im Vordergrund standen die Harmonisierung und die Standardisierung der Prozesse. Die alte ERP-Landschaft war durch zahlreiche Modifikationen und Eigenentwicklungen geprägt, die die Wartung und Erweiterung erschwerten.

Mit der neuen SAP S/4HANA-Umgebung wurden viele dieser Modifikationen überflüssig, da jetzt moderne und erweiterte Standardfunktionen zur Verfügung stehen. Die Zusammenführung von Debitoren und Kreditoren zu Business-Partnern ermöglicht eine einheitliche und konsistente Datenbasis und erleichtert nicht nur die Datenpflege, sondern auch das Reporting und die Analyse. Und durch die Automatisierung sowie Standardisierung von Routineaufgaben können sich die Mitarbeitenden nun zudem auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

SAP S/4HANA gezielt planen und umsetzen

Bei der Umstellung auf S/4HANA spielen passende Werkzeuge eine zentrale Rolle. Der SAP-Readiness-Check beispielsweise bietet einen Überblick über notwendige Systemanpassungen. Ergänzend dazu hat Abat eine eigene Toolbox entwickelt, die auf Erfahrungswerten aus zahlreichen Projekten basiert. Diese Werkzeuge helfen, die einzelnen Aktivitäten gezielt zu planen und umzusetzen, unabhängig davon, ob es sich um eine System-Conversion oder den Aufbau eines neuen Systems handelt.
 Ein Beispiel ist der Value Check oder ein System-Deep-Dive auf Basis vorkonfigurierter Prozesse. Diese Tools ermöglichen es, spezifische Anforderungen und mögliche Problemfelder frühzeitig zu identifizieren. Für die Bewertung von Alternativen bietet sich zudem eine Bewertungsmatrix an, mit der Vor- und Nachteile systematisch erfasst und gewichtet werden können.

Chancen durch Umstellung nutzen

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist ohne Frage eine große Herausforderung. Sie bietet jedoch die Möglichkeit, nicht nur technologische Verbesserungen umzusetzen, sondern auch die strategische Ausrichtung eines Unternehmens grundlegend zu überdenken. Eine strukturierte Planung, die frühzeitige Einbindung aller relevanten Akteure und der Einsatz geeigneter Tools sind entscheidend, um die Transition erfolgreich zu gestalten. Unternehmen, die diesen Weg konsequent verfolgen, schaffen die Grundlage für eine zukunftssichere und wettbewerbsfähige Positionierung am Markt.

Tobias Plaha ist Senior Consultant der Standortleitung Bayern bei Abat.