Cloud-ERP: So gelingt die erfolgreiche Migration

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Die Hürden für den Umstieg auf ein ERP-System as a Service sind geringer, als viele Unternehmen zunächst annehmen. Dabei unterstützen ein fundiertes Migrationskonzept und das mittlerweile einfacher gewordene „Mitnehmen“ von vorhandenen Anpassungen und Zusatzmodulen.

Cloud-ERP: Gerade im Produktionsumfeld steht mit Industrie 4.0 und Digital-Factory-Ansätzen eine digitale Transformation an, die auf Cloud-Technologien wie IIoT, KI und Machine Learning beruht. Fast überall ist der Druck zu kürzeren Entwicklungszeiten, zur Ausrichtung auf Losgröße eins und einer schnelleren Reaktion auf Marktveränderungen spürbar. Cloud-basierte ERP-Systeme bieten dabei eine wesentlich bessere Grundlage für Innovation und Agilität als On-Premises-ERP. Das gilt vor allem, wenn das ERP in eine Cloud-Industrie-Plattform wie Microsoft Azure eingebunden ist: Für die zunehmenden Vernetzung lassen sich hier alle Werkzeuge und Datentöpfe einfach integrieren – ohne den Schnittstellenaufwand, der On-Premises anfällt.

Cloud-ERP als Lösung?

Doch es gibt noch weitere Gründe für einen Umstieg auf ERP as a Service: Für Wartung und Updates wird traditionell viel IT-Personal gebunden, denn gerade Upgrade-Projekte sind aufwendig und häufig gibt es an den verschiedenen Standorten eines Unternehmens heterogene ERP-Versionsstände. Beim ERP aus der Cloud sind alle Lösungen automatisch immer auf dem aktuellen Stand und neue Features sind direkt verfügbar. Und häufig lassen sich neue Funktionen auch als optionale Vorschau ausprobieren.

Die Sicherheit ist in der Cloud höher

Nachdem Unternehmen gerade in Deutschland aus Sicherheitserwägungen lange gezögert haben, sich auf die Public Cloud einzulassen und ihre Daten „aus der Hand zu geben“, hat sich das Blatt mittlerweile eindeutig gewendet. Das liegt zum einen daran, dass Cloud-Provider wie Microsoft sich klar zur DSGVO bekennen, sich an den Code of Conduct für Cloudanbieter halten (CISPE) und anbieten, die Daten nur innerhalb der EU zu hosten. Zum anderen ist insbesondere den meisten KMU klar, dass sie in den eigenen Räumen nicht das Maß an Sicherheit und Verfügbarkeit erreichen können, das dedizierte Cloud-Dienstleister garantieren. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet zudem vollen Schutz, ohne dass die Anwender dadurch eingeschränkt werden.

Eine Herausforderung liegt eher noch in der ROI-Betrachtung von Cloud-ERP, denn es ist schwierig, alle Faktoren in die Rechnung einzubeziehen. Dazu gehört unter anderem, dass Risiken für Cyberangriffe reduziert und Innovationsprojekte beschleunigt werden. Nur den aktuellen Lizenzpreis mit dem Subskriptionspreis zu vergleichen, greift zu kurz, denn in letzterem sind auch Betrieb und Support enthalten. In einer realistischen Berechnung ergeben sich mit Software as a Service in der Regel Einsparungen von 60 bis 80 Prozent pro Jahr über einen Zeithorizont von bis zu zehn Jahren – wenn tatsächlich alle Kosten betrachtet werden.

Bestehendes Customizing einfach mitnehmen

Anwender haben vor allem Sorge um eigenentwickelte oder teure Anpassungen ihrer Standard-ERP-Systeme an individuelle Prozesse, die einem Cloud-Einstieg im Weg stehen. Die Praxiserfahrung von Experten in der Migration zeigt jedoch, dass sich die Customizing-Anstrengungen immer auch in der Cloud umsetzen lassen. Entweder werden sie dafür in der ursprünglichen Technologie auf den aktuellen Stand gehoben oder kurzfristig nachgebaut. Wird diese Aufgabe sauber nach Cloud-nativen Prinzipien erledigt, ist auch künftig jederzeit ein automatisches Update der Zusatz-Lösungen möglich.

Eine einfachere Umsetzung von maßgeschneiderter Funktionalität, die gerade Cloud-basierte Lösungen auszeichnet, hilft nämlich auch beim Umzug in die Cloud. Durch Entwicklungsplattformen wie Microsoft Power Automate oder Power Apps, die nach dem Low-Code/No-Code-Prinzip funktionieren, ist der Aufwand für Anpassungen erheblich gesunken. Entsprechende Tools übernehmen automatisch Security-Funktionen, Authentifizierung und das Deployment auf unterschiedlichen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet.

Dennoch werden kundenorientierte IT-Dienstleister und ERP-Anbieter immer dazu anregen, die bisherigen, oft über lange Zeit gewachsenen Prozesse gegebenenfalls noch einmal auf den Prüfstand zu stellen. Mit neuen Technologien wie Bild- oder Spracherkennung oder Sensorik lassen sich heute viele papierbasierte Zwischenschritte automatisieren und Prozesse deutlich verkürzen. Dazu gehören die Ablösung von manuellen Aufgaben und von Medienbrüchen, das automatische Versenden von Alerts und der selbsttätige Austausch bestimmter Daten zwischen Geräten, Maschinen und Anwendungen. Gerade in der Fertigung und Logistik bieten sich Optimierungspotenziale durch die Einbindung von Sensor- und Maschinendaten in die Prozesse an, Stichwort vorausschauende Instandhaltung und Predictive Control. Auch hier vereinfachen Low-Code-Entwicklungswerkzeuge die Umsetzung.

Ein anderer wichtiger Hebel ist das Master Data Management, das die Stammdaten auf der ERP-Plattform als „Single Source of Truth“ zentralisiert. Damit lässt sich viel Datenmüll vermeiden, der langfristig auch in Cloud-Umgebungen Mehrkosten nach sich zieht. Vor allem erleichtert ERP as a Service (Cloud-ERP) auf diese Weise Prozessverbesserungen und die automatisierte Einhaltung von Compliance-Vorgaben, die gerade in der Prozess­industrie immer wichtiger wird.

Cloud-ERP: Deutlich einfachere Migration

Insbesondere bei überalterten, heterogenen Anwendungsumgebungen ist das Potenzial für eine Kostenreduktion in der Cloud hoch. Allerdings gibt es hier manchmal Befürchtungen bezüglich der Legacy-Systeme, die über viele Jahrzehnte aus unterschiedlichen praktischen Gründen „mitgenommen“ wurden. Anders als zu Beginn des Cloud-Trends, als nur moderne Systeme integrierbar waren, gibt es heute einfach zu nutzende Ansätze. Damit lassen sich selbst Altsysteme anbinden, die nur über rudimentäre Schnittstellen verfügen.

Auch organisatorische Gründe erscheinen vielen Unternehmen als Hürde. Zwei Faktoren tragen jedoch wesentlich dazu bei, dass sich eine Migration parallel zum Alltagsgeschäft stemmen lässt: Die aktuelle Generation der Cloud ermöglicht den Umzug von bestehenden Systemen ohne große Veränderungen, und erfahrene Partner helfen mit einem ausgereiften Migrationskonzept dabei, potenzielle Probleme schon im Vorfeld auszuräumen.

Neue Prinzipien einhalten

Mit „As-a-Service“-Konzepten verändert sich zunächst das Selbstverständnis der eigenen IT-Teams. Viele Standardaufgaben und die Sorge um Sicherheit und Verfügbarkeit wandern zum Anbieter. Trotzdem bleibt die Verantwortung: Kritische Aufgaben wie die Berechtigungsverwaltung nehmen Cloud-Anbieter zum Beispiel nicht ab. Zudem gilt es, eine dauerhafte Kontrolle, Transparenz und Steuerung der Cloud-Anwendungen, insbesondere der Kosten, inhouse zu leisten.

Durch den Umzug entsteht Raum für die eigenen IT-Spezialisten, sich verstärkt auf die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und die raschere Umsetzung von Business-Anforderungen zu fokussieren. Schließlich geht es immer häufiger darum, neue digitale Geschäftsmodelle voranzutreiben und dafür die Daten aus der Produktion und den eigenen Produkten in den Vordergrund zu stellen. Denn das eigene Team kennt sich bereits besonders gut mit den jeweiligen He­rausforderungen und Prozessen aus. Und dieses Know-how ist auch beim Cloud-Umstieg unerlässlich.

Der Autor Daniel Schmid ist Chief Portfolio Officer bei der Cosmo Consult Gruppe.

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