Prozesse effizienter und transparenter gestalten Qualitätsmanagement mit KI: Mehr Tempo und weniger Aufwand

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Steigende Qualitätsanforderungen und komplexe Lieferketten fordern die Industrie heraus. Entscheidende Faktoren sind die kluge Auswahl und Integration von KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung und Transparenz.

Der Pumpen- und Armaturenhersteller KSB treibt seine digitale Transformation konsequent voran und hat seinem Produktionsstandort in Pegnitz als Pilotfabrik bestimmt. Hier realisiert KSB nun die Verwandlung zur Smart Factory und implementiert neue Technologien wie KI in einzelnen Use Cases. „Ausschlaggebend ist dabei, KI nicht um ihrer selbst willen einzuführen, sondern gezielt dort einzusetzen, wo sie echten Mehrwert schafft – sei es durch Effizienzsteigerung, die Unterstützung von Mitarbeitenden oder den Aufbau neuer Geschäftsmodelle“, erklärt Dr.-Ing. Stephan Bross, CTO von KSB. Ein zentraler Hebel ist das Qualitätsmanagement entlang der Lieferkette. KSB zeigt in einer Pilotanwendung, wie sich durch ein KI-gestütztes Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem (DMS/QMS) Effizienz, Transparenz und Datenqualität signifikant verbessern lassen.

Vom manuellen Prozess zur digitalen Lösung

Lange Zeit erfolgte die Erstellung von Quality Control Plans (QCPs) bei KSB mit Microsoft Excel – inklusive E-Mail-Verkehr, manueller Prüfung und Archivierung in SAP. Dieser Ablauf war zeitaufwendig und fehleranfällig. Ziel war daher ein durchgängiger Ende-zu-Ende-Prozess, bei dem auch Lieferanten integriert und Dokumente automatisiert erstellt werden.
 Mit Einführung eines DMS/QMS entstehen heute rund 1.200 QCPs pro Jahr per Mausklick, während mehr als 8.500 Testzertifikate weitgehend automatisiert verarbeitet werden. Eine bidirektionale Schnittstelle zu SAP stellt den durchgängigen Datenaustausch sicher. Das System verwaltet zudem alle Normen zentral und aktualisiert Änderungen automatisch in sämtlichen relevanten Prüfplänen. Das trägt dazu bei, dass gesetzliche Anforderungen jederzeit eingehalten werden. Diese digitale Normenverwaltung sichert Konsistenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg.
 „Durch den Einsatz von Fabasoft Approve bei der Erstellung von Prüfplänen und der Überprüfung von Testzertifikaten spart KSB im Pilotwerk jährlich rund 3.200 Arbeitsstunden ein, die nun für andere Tätigkeiten genutzt werden können“, berichtet Alexander Thumbeck von der technischen Auftragsabwicklung.

Transparente Zusammenarbeit mit Lieferanten

Auch die Lieferanten der KSB profitieren von der neuen Software: Sie sind direkt in die gemeinsame Datenumgebung eingebunden und sehen jederzeit den Status ihrer Aufträge, Revisionen oder Freigaben. Dadurch erfolgt der Austausch von Unterlagen – Zeichnungen, Qualitätsnachweise oder Zertifikate – mit dem Auftraggeber deutlich schneller und transparenter. Prüfanforderungen, Korrekturschleifen und Zertifikatsübermittlungen laufen vollständig digital und ohne Medienbrüche ab. Workflow-Automatisierungen, Versionierung und Benachrichtigungen tragen dazu bei, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, wodurch sich der administrative Aufwand erheblich reduziert.

Visuelle Inspektion

Neue Kamera vereinfacht KI-basierte Qualitätskontrollen

KI als Motor der Prozessoptimierung

Cloud-Technologien bilden die Basis der Digitalisierung, doch künstliche Intelligenz hebt sie auf das nächste Level. KI erkennt Muster, extrahiert Metadaten aus Dokumenten, erstellt automatisiert Prüfpläne oder analysiert Qualitätsdaten im Kontext. Mit der Methode „AI Reasoning“ verknüpft die KI Informationen intelligent, extrahiert Mängelmeldungen aus E-Mails, überführt diese automatisch in strukturierte Workflows und unterstützt den 8D-Prozess. So gelingt es, Fehlerursachen schneller zu identifizieren, Maßnahmen effizienter umzusetzen und Datenqualität sowie Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.

Smarte Unterstützung im Qualitätsmanagement

Ein KI-gestütztes DMS/QMS vernetzt Hersteller, Kunden und Lieferanten in einer gemeinsam genutzten Cloud-Umgebung. Qualitätsverantwortliche können per KI-Chat direkt mit Dokumenten interagieren – beispielsweise mit Normen oder technischen Dossiers – und erhalten präzise, kontextbezogene Antworten mit Quellenangaben. Auch im Reklamationsmanagement bringt KI echten Mehrwert: Sie schlägt kontextsensitive Sofort- und Korrekturmaßnahmen vor, die sie validiert und als Erfahrungswissen speichert. Das System lernt kontinuierlich dazu – ein entscheidender Vorteil für die Wissenssicherung im Unternehmen. Im Bereich FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) unterstützt die KI durch strukturierte Baumdarstellungen und Priorisierung präventiver Maßnahmen. Sie bündelt Daten aus verschiedenen Quellen, sodass Verantwortliche schnell die relevanten Zusammenhänge erkennen. Die Entscheidungshoheit bleibt dabei stets beim Menschen.

360-Grad-Sichten und konsistente Daten

Ein besonderes Plus sind KI-gestützte 360-Grad-Sichten, die Daten aus Einkauf, Lieferantenmanagement oder Audits in einem Dashboard vereinen. Dadurch können Qualitätsverantwortliche Abhängigkeiten und Trends schneller erkennen, was wiederum Wiederholungsfehler reduziert und die Produktqualität steigen lässt. Damit KI ihr volles Potenzial entfalten kann, braucht es eine konsistente Informationsbasis. Unternehmen müssen klare Datenrichtlinien etablieren und ihre Mitarbeiter befähigen, neue Technologien aktiv zu nutzen. Low-Code-Tools erleichtern dabei eigenständige Prozessanpassungen und fördern die kontinuierliche Verbesserung.

Auf dem Weg zur Smart Factory

Die Pilotfabrik von KSB zeigt eindrucksvoll, wie Cloud-Technologie und Digitalisierung zusammenspielen, um Qualitätsprozesse effizient, transparent und zukunftsfähig zu gestalten. Automatisierte Prüfpläne, strukturierte Workflows und KI-gestützte Analysen verbessern die Zusammenarbeit in der gesamten Lieferkette. Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, höhere Datenqualität und ein lernfähiges Qualitätsmanagement, das den Weg zur Smart Factory ebnet.
 Die digitale Transformation entlang der Supply-Chain ist damit mehr als ein bloßes Technologieprojekt. Sie bildet die Grundlage für die Weiterentwicklung zur Digital Factory. Unternehmen, die ihre Dokumentations- und Qualitätsprozesse digitalisieren, durch KI erweitern und global integrieren, schaffen die Voraussetzungen für Transparenz, Effizienz und Resilienz. Damit sichern sie nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit, sondern erschließen auch neue Möglichkeiten für innovative Geschäftsmodelle in einer zunehmend vernetzten Industrie.

Andreas Dangl ist Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.