Einfache Anbindung an SAP Industrielle Workflows optimieren mit DMS/QMS

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SAP steuert im industriellen Umfeld kaufmännische Prozesse von Einkauf bis Auslieferung, stößt jedoch bei Dokumentationen, revisionssicheren Ablagen oder Qualitätsmanagement an Grenzen. Hier optimiert ein Industrial DMS/QMS wie Fabasoft Approve die Abläufe.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Systemkombination liegt in der Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Das Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem (DMS/QMS) übernimmt kaufmännische Daten wie Bestellnummern, Materialstämme oder Lieferanteninformationen automatisch aus SAP. Diese Informationen verknüpft die Software intelligent mit technischen Dokumenten, beispielsweise bei der Erstellung von Handbüchern, Spezifikationen oder Zertifikaten. Auf diese Weise entsteht eine konsolidierte Informationsbasis, auf die alle Beteiligten standort- und unternehmensübergreifend entlang der Supply-Chain zugreifen können.Vor allem in kritischen Projektphasen wie der Inbetriebnahme oder bei Änderungsprozessen verbessert dies nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Geschwindigkeit der Informationsbereitstellung. Da Daten strukturiert und kontextbezogen vorliegen, gelingen Entscheidungen fundierter und schneller. Zudem werden Partnerunternehmen nahtlos in die Prozesse eingebunden, etwa für die Kommentierung von Dokumenten, die Abarbeitung von Prüfschritten oder die Einhaltung branchenspezifischer Standards.

Flexible Schnittstellen dank DMS

Entscheidend ist dabei die einfache Modellierung von Schnittstellen via No-Code/Low-Code. Dank der projektspezifischen Integration stehen im Industrial DMS/QMS alle notwendigen Webservice-Schnittstellen für eine einfache Anbindung an SAP bereit (über REST oder SOAP bzw. auf Basis SAP Archive Link oder CMIS). So lassen sich Standard-SAP-Objekte (z. B. Aufträge, Bestellungen etc.) per XML-IDOC an das DMS/QMS übertragen. Die Software übernimmt die Bestell- und Metadaten direkt aus SAP und ordnet sie den jeweiligen Dokumenten zu. Auf diese Weise integriert und synchronisiert die Anwendung laufend sämtliche relevanten Daten aus SAP.

360-Grad-Sichten mit KI

Mehr Überblick, weniger Suchaufwand: KI unterstützt die Verantwortlichen sowohl in SAP als auch im Industrial DMS/QMS: Via 360-Grad-Sicht erhalten Nutzer einen Gesamtüberblick über Projekte, Produkte oder Bauteile. Die KI erkennt automatisch relevante Metadaten wie Materialnummern und gleicht diese mit vorhandenem Wissen aus Bestellinformationen oder Abweichungen (beispielsweise aus Non-Conformance-Reports) aus der Vergangenheit ab. Die Daten sind in einem übersichtlichen Dashboard aufbereitet und ermöglichen einfaches Navigieren durch alle Informationen.

Qualitätsmanagement auf neuem Niveau

Das DMS/QMS extrahiert automatisch Prüflose und Bestelldaten aus SAP, erstellt eigenständig Prüfpläne und steuert deren Verteilung über ein rollenbasiertes Rechtesystem. Die Software ermöglicht die unternehmensübergreifende Bearbeitung von Qualitätsprozessen – vom CAPA-Verfahren bis zur 8D-Report. Auch bei Abweichungen stellt die KI Zusammenhänge zu früheren Vorkommnissen her und vermeidet das Wiederauftreten. Die Effizienzgewinne bei der Wareneingangsprüfung, Nachverfolgung und Dokumentation sind enorm und messbar in Zeit und Kosten.

Compliance und Nachvollziehbarkeit im Fokus

Das DMS/QMS erfüllt höchste Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Revisionssicherheit. Dokumente werden GoB-konform archiviert, inklusive automatischer Versionierung, Audit-Logs sowie Fristen- und Löschmanagement gemäß DSGVO. Jede Änderung wird protokolliert und ist anhand einer „Zeitreise“-Funktion jederzeit nachvollziehbar. So bleibt der gesamte Projektverlauf transparent und prüfbar, was einen entscheidenden Vorteil in regulierten Branchen darstellt.

Nahtlose Integration in bestehende Office- und CAD-Anwendungen

Neben SAP ist das DMS/QMS auch tief in die gängigen Office- und CAD-Umgebungen integriert. Dokumente lassen sich direkt in Microsoft Office öffnen, bearbeiten und zurückspeichern. Auch Outlook ist optimal an das System angebunden. Die KI unterstützt bei der automatischen Klassifizierung von E-Mails und der Extraktion von Informationen – etwa im Reklamationsmanagement. Die tiefgehende CAD-PMI-Integration ermöglicht beispielsweise die nahtlose Synchronisierung von Stücklisten direkt aus dem SAP-Materialstamm. Das reduziert Medienbrüche und erhöht die Datenqualität erheblich.

KI als Effizienztreiber

Innovation trifft Präzision: Herzstück der Solution ist eine leistungsstarke KI, die semantische Suchfunktionen, automatische Klassifizierungen und Ähnlichkeitserkennungen ermöglicht. Dabei verknüpft sie Wissen aus SAP und dem DMS/QMS intelligent und bereitet es kontextbasiert auf. So erhalten Anwender ohne langes Suchen exakt die Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Fazit: Zwei Systeme, ein Ziel

Das Zusammenspiel von SAP und einem spezialisierten, cloudbasierten Industrial DMS/QMS bringt Ordnung, Geschwindigkeit und Transparenz in komplexe industrielle Projekte. Besonders im Maschinen- und Anlagenbau mit seinem hohen Dokumentations- und Qualitätsanspruch eröffnet diese Kombination enorme Potenziale – von der Angebotsphase über die Produktion bis zur Abnahme. Unternehmen profitieren von beschleunigten Prozessen, besserer Zusammenarbeit und einer digitalen Infrastruktur, die zukunftssicher aufgestellt ist.In Kombination mit einem cloudbasierten DMS/QMS entfaltet SAP sein volles Potenzial im industriellen Projektgeschäft. Die daraus entstehende Systemlandschaft stärkt Effizienz, Compliance und Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette und unterstützt damit zentrale Ziele der Industrie 4.0.  

Andreas Dangl ist Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.