Kostentreiber bei der ERP-Einführung vermeiden – so geht’s

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Bei der Wahl eines ERP-Anbieters lauern bereits in der Projektphase und später im laufenden Betrieb einige Kostenfallen – und das hat oft gar nicht so viel mit der Funktionalität an sich zu tun. Der Software-Hersteller Proalpha hat einige „Klassiker“ gesammelt und erklärt, wie sie sich umgehen lassen.

Ein ERP-Projekt ist für jeden Mittelständler ein Investment. Es darf aber nicht zum Budgetgrab werden. Wenn es gelingt, typische Kostentreiber zu umgehen, ist schon viel gewonnen. Darauf sollte man achten:

Projektmanagement: Prototyp schlägt Wasserfall

Schon die Projektmethodik hat ihre Tücken. Beim klassischen Wasserfall-Projektansatz aus Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung bekommen User erst relativ spät das von ihnen am grünen Tisch spezifizierte System live zu sehen. Nicht selten heißt es dann: Oh, da haben wir etwas vergessen. Oder: So haben wir uns das nicht vorgestellt! Statt langer Konzeptionsphasen sollten Unternehmen daher auf das viel schnellere Prototypen-Verfahren setzen. So sehen die Anwender:innen schon früh, wie ihre zukünftige Arbeitsumgebung aussehen wird. Fehler lassen sich früher aufspüren, Änderungswünsche schneller berücksichtigen – mit positivem Effekt auf das Projektbudget.  

Prozesse: auf Integrität achten

Auf Neudeutsch nennt man das heute „end-to-end“: Gemeint sind idealtypische Abläufe, die von Anfang bis Ende bereits durchdacht und anhand von Prozess Templates vorgezeichnet sind. So fokussiert sich das Projektteam auf das Wesentliche, nämlich die Abweichungen vom Standard. Die Implementierung kommt dadurch schneller voran. Im Idealfall stellt der ERP-Anbieter auch schon für jeden Prozess durchgängig digitale Lösungen bereit, so dass keine weitere Software nötig ist. Das spart auch Lizenzkosten für Drittsoftware.

Anpassungen: Flexibel bleiben ohne die Software zu verbiegen

Differenzierung ist eine der großen Stärken des deutschen Mittelstands. In Sachen ERP bedeutete das früher zwangsläufig: Customizing. Die umfangreichen Anpassungen schlugen nicht nur im Projektbudget zu Buche. Sie machten auch Wartung und das Upgrade auf spätere Versionen teuer. Heute führt der Weg zum maßgeschneiderten System nicht mehr durch das lange, tiefe Tal des Customizing. ERP-Systeme, die schon im Standard viele branchenspezifische Extras mitbringen und zudem umfassende Konfigurationsmöglichkeiten bieten, machen Sonderprogrammierungen weitgehend überflüssig. Deshalb ist ein Anbieter, der sich auf einige Kernbranchen fokussiert und diese Funktionalität richtig gut abdeckt, besser als ein Softwarehersteller, der alles so ein bisschen kann. Hier schlägt ganz klar der Spezialist den Generalisten.

Integration: einen Bus nutzen

Es beginnt ganz harmlos mit dem Satz: Diese Software binden wir einfach an, da programmieren wir schnell eine Schnittstelle. Die bitteren Konsequenzen dieses Vorgehens zeigen sich oft erst Jahre später: Niemand kennt sich mehr mit den vielen Sonderlocken aus. Änderungen werden zum russischen Roulette. Spätestens wenn es darum geht, mehrere Systeme, IoT-Geräte oder Anwendungen ans ERP-System anzudocken, lohnt sich eine Middleware mit einem Enterprise Service Bus. Einmal aufgesetzt, lassen sich weitere Systeme schneller und einfacher anbinden. Die so standardisierten Schnittstellen reduzieren nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Weil der Automatisierungsgrad steigt, sinken zudem die Prozesskosten.

Internationale Unterschiede: Aufwand nicht unterschätzen

Überspannen Prozesse mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen wird es schnell knifflig. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen Intercompany-Prozesse zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme je Land. Diese schmerzliche Erfahrung lässt sich vermeiden, wenn Mittelständler bereits bei der Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die nötigen Landesversionen mitbringt.

Erweiterungen: mit Modulen wachsen

Das Gros der ERP-Verantwortlichen verbindet monolithische Warenwirtschaftssysteme vor allem mit einem Wort: teuer. Modulare Systeme bieten dagegen den großen Vorteil, dass nur für die genutzte Funktionalität Kosten anfallen. Und dennoch dürfen sich die Unternehmen sicher sein: Der Hersteller investiert in die Entwicklung des Gesamtsystems. Wollen sie später weitere Module ergänzen, steht ihnen eine Software auf dem letzten Stand zur Verfügung. 

Konfigurationsmöglichkeiten: möglichst viel selber machen

Low Code, besser noch No Code sind die Buzzwords der Stunde. Formulare designen, Auswertungen individualisieren, Intercompany-Prozesse einrichten, Stammdaten replizieren – all das ist heute mit wenig bis gar keinem Entwicklungsaufwand machbar. Umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten sei Dank. Natürlich ist Do it yourself nicht jedermanns Geschmack, viele übergeben diese Arbeiten lieber einem Consultant. Aber wer selbst Hand anlegen will, sollte es können.

Beraterleistung: Vor-Ort-Zeiten reduzieren

Früher musste für jede Kleinigkeit, jede Anpassung ein Berater oder eine Beraterin vor Ort kommen. Hatte der ERP-Hersteller gerade einen Personalengpass, konnte das schon mal Tage oder Wochen dauern. Heute lässt sich via Remote-Zugriff bereits einiges aus der Distanz übernehmen. Das spart Reisekosten. Proalpha hat sich zusätzlich etwas Neues einfallen lassen: Remote Consulting. Statt auf den Beraterbesuch vor Ort zu warten, erhalten Anwender*innen schnelle und professionelle Hilfe zu Fragen und Aufgaben ihres Tagesgeschäfts – sei es in Form von fest definierten Paketen oder individueller Unterstützung.

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