Integrierte Lösung: Durch Softwareumstellung die Prozesse optimieren

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Produzierende Unternehmen nutzen oft noch Altsysteme oder Insellösungen mit wenigen oder gar keinen Schnittstellen. Für die Optimierung der Fertigung mit Lagerhaltung und Produktionsplanung werden jedoch vernetzte Systeme benötigt. Ein Hersteller von Betonfertigteilen entschied sich daher für eine intergrierte Lösung für die Betriebsdatenerfassung und Zeitarbeit.

Integrierte Lösung: Seit über 60 Jahren fertigt die Mönninghoff GmbH & Co. KG Betonfertigteile, Kabelschächte und Schachtabdeckungen. Bei Kabelschächten und Schachtabdeckungen aus Stahlbeton zählt das Unternehmen aus Westfalen zu den führenden Anbietern Europas. Auf einer Fläche von 65.000 Quadratmetern produziert Mönninghoff seine Produkte für die Bereiche Telekommunikation, Garten- und Landschaftsbau sowie Sportstättenbau. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 90 Mitarbeiter.

Integrierte Lösung für mehr Transparenz

In der Fertigung ist eine qualifizierte und produktionsnahe Mengenrückmeldung an das Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) in Hinblick auf Lagerführung und Logistik wichtig. Auch eine zeitnahe Weiterleitung der erfassten Daten über Schnittstellen zu anderen Systemen ist eine Voraussetzung für eine effiziente Produktion. Allerdings haben die individuell programmierten Systeme der Betriebsdatenerfassung nur wenig Transparenz und Übersicht über die Produktionssituationen geboten. Schnittstellen zu anderen Verwaltungssystemen waren nicht vorhanden.

„Die Systeme waren obsolet und wenig kompatibel“, erinnert sich IT-Experte Marco Schweingruber. Ziel von Mönninghoff war es, die gesamte Produktion und den Produktionsstand transparenter zu gestalten. Medienbrüche bei der Datenübergabe sollten vermieden, die Überprüfung von Fertigungszahlen entlastet und eine längerfristige Fertigungsplanung ermöglicht werden.

Auch bei der Zeiterfassung standen Neuerungen an: Im Einsatz war ein einfaches elektronisches Zeiterfassungssystem auf Grundlage einer IBM-AS/400 Lösung mit zentralen Barcodelese-Terminals. Diese war nicht mehr zeitgemäß und technisch antiquiert: Das System war seit über 16 Jahren im Einsatz und der Support für Soft- und Hardware ausgelaufen. Mönninghoff wollte mit einem neuen Tool die Arbeitszeiten transparenter abbilden und ihre Überprüfung vereinfachen.

Lösungsanbieter mit Expertise im Mittelstand gesucht

Mönninghoff wollte für die umfangreiche Umstellung einen erfahrenen Lösungsanbieter finden, der in der Lage sein sollte, sich in die Situation eines mittelständischen Unternehmens mit nicht immer transparenten Abläufen zu versetzen und diese sichtbar zu machen. Besonderer Fokus lag dabei auf direkten Schnittstellen zu PPS und Lohnprogramm, die ebenfalls neu eingeführt werden sollten. Das Unternehmen erwartete von der neuen Software eine qualifizierte und produktionsnahe Mengenrückmeldung an die Lagerführung und verlässliche Auswertungen von Produktions- und Lohndaten, nachvollziehbare Fertigungsstrukturen und ein stabiles Funktionsverhalten der gesamten Betriebsdatenerfassung (BDE).

Über eine Internetrecherche wurde Mönninghoff auf GFOS aufmerksam. Überzeugen konnten sowohl das Konzept als auch die grafische Oberfläche sowie die kompetenten Ansprechpartner des IT-Anbieters aus Essen. Der Hersteller entschied sich für die Lösungen gfos.Workforce | Zeiterfassung, gfos.Workforce | Workflow und gfos.MES. Letztere ist speziell auf den Mittelstand ausgerichtet und kann deswegen alle Anforderungen an ein Betriebsdatenmanagement optimal abdecken. Mit der Zeiterfassung von gfos.Workforce können die Gleitzeitmodelle in der Verwaltung, die festen Arbeitszeiten in der Produktion und die Jahresarbeitszeit-Konten für Mehrarbeit übersichtlich abgebildet werden.

Systemimplementierung mit Testmandanten

Die Einführung und Konfiguration des Systems erfolgte mithilfe eines Testmandanten. Nach einer dreimonatigen Testphase wurden alle Parameter sukzessive für den Echtmandanten übernommen. Während der Testphase konnten zum einen die Funktionsfähigkeit aller Abläufe sichergestellt werden, zum anderen diente die Phase der Eingewöhnung der Mitarbeiter. Nach anfänglicher Skepsis wuchs die Akzeptanz bereits nach kurzer Zeit.

In den Anfängen kam es zu kleineren Problemen: „Uns war die Tragweite der Anforderungen an die Einführung einer neuen BDE nicht bewusst. Viele Prozesse, die wir in gfos abbilden mussten, waren uns nicht in ihrem tatsächlichen Ablauf bekannt,“ berichtet Schweingruber. Das führte immer wieder zu Verzögerungen. Eine weitere Herausforderung stellte die gleichzeitige Einführung eines Produktionsplanungs- und Steuerungssystems, der BDE/PZE-Lösung und des neuen Lohn-Systems dar, was den Ablauf nicht leichter machte.

Alle Beteiligten spürten die positive Entwicklung der Einführung unmittelbar. Unreflektierte Abläufe und Gedankenstrukturen wurden aufgebrochen. Durch die Einführung der BDE und die Möglichkeiten der Software verstand Mönninghoff die erforderlichen Prozesse in Gänze und konnte sie umsetzen. Außerdem konnten viele Prozesse auf dieser Basis vereinfacht und komplizierte Berechnungsprozesse verworfen werden.

Korrektur von 15 Prozent der Bewegungsdaten durch integrierte Lösung

Das Unternehmen erfasst mit gfos.MES vor allem Stückzahlen und Zeitrückmeldungen. Die Rückmeldungen werden beispielsweise pro Person und Zeitgraden ausgewertet und für die Generierung von Fertigungsreporten angewendet. Nach der Implementierung des Systems mussten lediglich zirka 15 Prozent der Bewegungsdaten korrigiert werden. Diese Korrekturen sind zu großen Teilen den nicht linear stattfindenden Fertigungsprozessen im Betonfertigteilwerk zuzuschreiben und werden durch ständige Prozessanpassungen fortlaufend minimiert.

„All unsere Erwartungen konnten durch die Lösung von GFOS erfolgreich umgesetzt werden. Und die Produktion ist dank der Software transparenter und übersichtlicher als vorher,“ bilanziert Schweingruber.

Mit alten IT-Systemen lassen sich die stetig steigenden Anforderungen an Produktion und Fertigung nicht mehr abbilden. Mit zeitgemäßen und auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnittenen Lösungen für BDE und Zeiterfassung kann die Mönninghoff GmbH die Transparenz in den Abläufen erhöhen und damit die Effizienz steigern. Durch die Implementierung kamen die eigenen Prozesse auf den Prüfstand, wurden angepasst und optimiert.

Die Autorin Katharina Röhrig ist Geschäftsführerin der GFOS mbH.

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