Genehmigungsprozesse digitalisieren: Mehr Transparenz und schnellere Workflows

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Unterschriftenprozesse in der analogen Welt sind zeitintensiv und fehleranfällig. Daher sollten Unternehmen ihre Genehmigungsprozesse digitalisieren. SAP bietet mit Flexible Workflow eine passende Lösung an, die unter S/4HANA läuft.

Sie kennen das Problem sicherlich auch: Ein Vertriebsbeleg, eine Bestellung oder ein Urlaubsantrag muss dringend genehmigt werden. Der verantwortliche Manager ist mal wieder unterwegs und die Genehmigung lässt auf sich warten. Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als der Genehmigung „nachzutelefonieren“. Sobald Sie den Verantwortlichen erreichen, beschwert er sich gleich über den aktuellen Freigabeprozess: „Jeder Beleg muss woanders genehmigt werden“, „Wann haben wir endlich komfortable Genehmigungsprozesse für unterwegs?“ oder „Wann kann ich die Freigabe endlich digital durchführen?“

Genehmigungsprozesse einfach digitalisieren

Unter S/4HANA haben Sie nun eine Antwort auf die Fragen Ihres Managers: Die Einführung von Flexible Workflow für sämtliche Belege schafft Transparenz und Effizienz im Genehmigungsprozess und bietet eine einheitliche Lösung, mit der Sie alle Genehmigungen digitalisiert durchführen.

Was ist Flexible Workflow?

Flexible Workflow ist eine unter SAP S/4HANA laufende Lösung zur Umsetzung von Genehmigungsprozessen, die ohne zusätzliche Lizenzkosten nutzbar ist. SAP bietet bereits in der Standardauslieferung solche Genehmigungsverfahren für zahlreiche Business-Objekte an. Modulübergreifend, also in MM, SD oder FI, kann somit dasselbe Tool verwendet werden, um schnell und einfach neue Genehmigungsprozesse aufzusetzen. Wer noch ein ECC-System im Einsatz hatte oder noch hat, fragt sich vielleicht, wo der Unterschied zum dem dort hinterlegten Freigabeprozess liegt.

Einfache Lösung für jedes Modul: In der „Vor-S/4HANA-Zeit“ wurde der Genehmigungsprozess entweder in einem Drittsystem oder über Boardmittel des ECC, beispielsweise über die Freigabestrategie, abgebildet. Dazu musste man entweder zusätzliche Lizenz- und Implementierungskosten für externe Systeme aufbringen oder man nutze die spärlichen SAP-Funktionalitäten, die sowohl in der Implementierung als auch später im Produktivbetrieb nicht User-freundlich waren. Durch die vollumfängliche Fiori-Integration sowohl für Genehmigungen selbst als auch für die Konfiguration besticht der Flexible Workflow mit seiner einfachen Handhabung.

Genehmigung auf allen Endgeräten: Wer Flexible Workflow nutzt, bringt seine Genehmigungen durch die FIORI-Integration auf eine mobile Plattform, sodass Manager jederzeit von überall genehmigen können. Ein Klick auf dem Smartphone genügt: Die Belege können in einer übersichtlichen FIORI-App auf allen Endgeräten genehmigt werden.

Viele Standard-Workflows: Hinzu kommt, dass unter ECC nur wenig Standardfunktionalitäten zur Verfügung stehen. Flexible Workflow in S/4HANA bietet viele Standard-Workflows für eine Vielzahl von SAP-Belegen. Kundeneigene Workflows können ebenso für ein beliebiges Business-Objekt angelegt werden.

Wie Flexible Workflow funktioniert

Am Beispiel einer Bestellung lässt sich der Genehmigungsprozess mit Flexible Workflow veranschaulichen.

• Der verantwortliche Einkäufer legt eine auf eine Kostenstelle kontierte Bestellung an.

• Die Genehmigung soll in solchen Fällen immer durch den Kostenstellenverantwortlichen erfolgen. Dieser wird vom System ermittelt.

• Der Manager kann nun auf ganz unterschiedlichen Kanälen über diese Genehmigung informiert werden. So kann der Kostenstellenverantwortliche regelmäßig die „My Inbox“ im Fiori-Launch­pad auf neue Genehmigungen prüfen. Um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen, wird der User zudem sowohl über Push Notifications im Launchpad als auch, wenn gewünscht, via E-Mail über die Genehmigung informiert.

• In der „My Inbox“ kann der Beleg geprüft und genehmigt oder abgelehnt werden. Auch weitere Aktionen wie das Hinzufügen einer Genehmigungsnotiz oder das Weiterleiten an eine andere Person stehen hier zur Verfügung. Sollte die Entscheidung erst später getroffen werden, kann der Beleg auf Wiedervorlage gesetzt werden: In diesem Fall verbleibt die Bestellung im Genehmigungsprozess, wird aber erst zu einem definierten Datum erneut angezeigt.

Damit der Ersteller des Belegs auch immer über den aktuellen Fortschritt der Genehmigung informiert ist, hat SAP ein Workflow-Protokoll in die jeweiligen Fiori-Apps des Business Objekts wie Bestellung integriert. Zudem steht ein solches Protokoll für manche Belege auch im GUI zur Verfügung. Allerdings ist es wichtig zu wissen, dass eine Genehmigung in GUI, beispielsweise über den Business Workplace, nicht möglich ist.

Genehmigungsprozesse: Individuelle Konfiguration bietet Flexibilität

Die Lösung Flexible Workflow wird ihrem Namen gerecht: Die Vielzahl der konfigurierbaren Parameter erlaubt eine individuelle Gestaltung der Freigabeprozesse. Die Grafik veranschaulicht einige der möglichen Konfigurationsschritte:

• Workflow-Szenario definiert, für welches Business Objekt ein Workflow gestartet werden soll.

• Schwellwerte, ein spezielles Werk oder ein Buchungskreis markieren die Startbedingungen des jeweiligen Workflows.

• Genehmiger- & Review-Schritte: Es kann festgelegt werden, wer den Beleg zu genehmigen hat und wer darüber informiert werden soll.

• Teams & Zuständigkeiten: Mittels dieser neuen S/4HANA-Funktionalität können Teams von Genehmigern unabhängig vom Organisationsmodell aufgesetzt werden.

• Ausschlüsse: Ersteller des Beleges können von der Genehmigung ausgeschlossen werden, um das Vier-Augen-Prinzip zu wahren.

• Ist ein Verantwortlicher nicht erreichbar, können für ihn Vertreter definiert werden.

• Eine Vielzahl von Belegen, beispielsweise aus dem MM- oder SD-Modul und auch anderen Modulen, werden im SAP-Standard durch den Flexible Workflow unterstützt.

Die genannten Merkmale sind lediglich ein Auszug aus den vorhandenen Möglichkeiten und können kombiniert verwendet werden. Darüber hinaus können eigene kundenspezifische Merkmale eingeführt werden.

Wer auf einen automatisierten und individuellen Genehmigungsprozess setzt, für den lohnt es sich, sich die Flexible-Workflow-Lösung genauer anzuschauen. Ohne zusätzliche Lizenzkosten in S/4HANA nutzbar und schnell erlernbar, bietet Flexible Workflow vordefinierte Szenarien, die an die unternehmensspezifischen Prozesseigenschaften angepasst werden können. Erfahren Sie mehr dazu in unserem kostenfreien Webinar oder im direkten Kontakt mit uns.

Der Autor Matthias Lebschy ist Consultant MM & MRP bei der Consilio GmbH.

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