Transparente Prozesse ERP-System: Projektstrukturen als Game-Changer bei Keller Lufttechnik

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Als Anlagenbauer arbeitet Keller Lufttechnik projektbasiert. Im Zuge der ERP-Migration führte das Unternehmen ein neues Modul ein, das Prozesse transparenter macht und ein abteilungsübergreifendes Verständnis für den Gesamtprozess schafft. 

Seit über einem Jahrhundert sorgt Keller Lufttechnik für saubere Luft in industriellen Arbeitsumgebungen. Das Familienunternehmen mit Sitz in Kirchheim unter Teck entwickelt maßgeschneiderte Absauglösungen, die Schadstoffe wie Stäube, Späne, Schweißrauch, Farb- und Ölnebel effektiv erfassen und filtern. Mit Tochter­gesellschaften in China, der Schweiz und den USA sowie zahlreichen Vertretungen weltweit bedient Keller Lufttechnik Kunden aus unterschiedlichsten Branchen, darunter Metallverarbeitung, Kunststoffherstellung, Holzbearbeitung und Chemische Industrie. 

ERP-System als Daten-Hub

Bereits seit Ende der 1990er Jahre setzt das Unternehmen auf das ERP-System PSIpenta der Business Unit Discrete Manufacturing der PSI Software SE (PSI). Neben Modulen wie Personalzeiterfassung, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ist insbesondere das Auftragsmanagement das zentrale Element für Keller Lufttechnik. „Hierüber bilden wir beispielsweise nach Bestelleingang über Haupt- und Unter­positionen unsere Aufträge und die Produkte ab. Der Fokus liegt vor allem auf den Beschaffungs- und Produktionsprozessen der Filteranlagen“, beschreibt ­Melanie Reim. Als Verantwortliche für Lean Management treibt sie das ERP-Projekt hinsichtlich der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verschlankung aller Unternehmensprozesse voran – die Ziele der Kunden und des eigenen Unternehmens immer fest im Blick. Das ERP-System ist als zentraler Daten­-Hub ein wichtiger Hebel – regel­mäßige Updates sind ebenso wie der Wechsel auf neue Major-Releases ein Muss.  

Kombination von Produkt- und Projektsicht 

Die Migration auf die neueste Version des ERP-Systems hat Keller Lufttechnik auch zum Anlass genommen, die gesamte IT-Landschaft zu konsolidieren und die bestehende Produktsicht mit einer Prozess­ausrichtung zu kombinieren. „Wir ­haben in PSIpenta bisher unsere Anlagen als Produkt in den Fokus gerückt. Unsere Wertschöpfung liegt aber nicht allein in der Produktion eines Filtergeräts, sondern auch in vielen angrenzenden Prozessen – beginnend bei der Lösungsfindung für den Kunden (Engineering) bis zur Montage und Inbetriebnahme eines funktionierenden Systems“, erläutert Melanie Reim. Zur Abbildung dieser Unternehmensabläufe sind bei Keller Lufttechnik zahlreiche Eigenprogrammierungen entstanden, die nicht durchgängig miteinander verknüpft waren. Dies führte zu ineffizienten Abläufen, inkonsistenten Daten und einer intransparenten Projektübersicht. Bezogen auf jedes Einzelthema spielte das Unternehmen durchaus in der Champions League, aus übergeordneter Sicht aber, nach eigener Einschätzung, eher in der Kreisliga. „Was uns fehlte, war die im Anlagenbau essenzielle Sicht auf jedes Projekt, vor allem in Bezug auf Termine und Budgets. Allein unsere Preise waren produktorientiert mit Gemein- und nicht mit Projektkosten kalkuliert “, so die Lean-Expertin. Die kombinierte Betrachtung von Produkt und Projekt soll folglich neben effizienteren Arbeitsabläufen auch fairere Preise ermöglichen und transparenter aufzeigen, für welche Leistung der Kunde zahlt.

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Projekttransparenz für alle Beteiligten 

Das übergeordnete Ziel lag daher in einer ganzheitlichen, einheitlichen und transparenten Sicht auf ein Projekt – und zwar für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen ebenso wie für die Geschäftsleitung und Kunden. „Wir wollen für alle Seiten die relevanten Punkte aufzeigen – in einem gewissen standardisierten Rahmen, aber dennoch in Bezug auf jedes Projekt flexibel anpassbar“, so Melanie Reim. Die Ziele im Detail:

• Schaffung eines durchgängigen Projektmanagements: Alle Termine sollen ­logisch verknüpft und Projekte transparent visu­alisiert werden – von der Anfrage und prozessorientierten Kalkulation über eine Grobplanung bei Projektstart bis zum Gewährleistungsende. 
• Fokussierung auf erfolgsrelevante Schlüsselstellen: Wichtige Meilensteine im Projektverlauf sollen transparent dargestellt und überwacht werden. Auswirkungen durch Änderungen sollen schnell erfassbar sein und so die Grundlage schaffen für richtige Entscheidungen, zum Beispiel eine Nachkalkulation. 
• Identifizierbarkeit von Optimierungs­potenzialen: Erkenntnisse aus Projekten, beispielsweise durch die Betrachtung von ungeplanten oder zeitintensiveren Arbeiten, sollen dazu befähigen, an den richtigen Stellschrauben zu drehen und kontinuierlich dazuzulernen. 
• Senkung der Gemeinkosten: Durch kombinierte produkt- und prozessorientierte Kalkulationen möchte man Kosten transparenter und fairer gestalten. 

Implementierung der Projektstrukturen

Dreh- und Angelpunkt der Zielumsetzung war die Einführung von PSIpenta/Projektstrukturen. Um das ERP-Modul nutzen zu können, hat Keller Lufttechnik eine Standardprojektstruktur für die einheitliche Abbildung seiner komplexen Anlagen und Prozesse definiert, welche die Verantwortlichen jederzeit projektbezogen anpassen können. Eine zentrale Rolle spielt die einfache Eingabe der verschiedenen Meilensteine, zu denen zum Beispiel die kundenseitige Freigabe des elektrischen Schaltplans, der Liefertermin einer abzusaugenden neuen Maschine sowie die Inbetriebnahme der Absauglösung gehören. Ebenfalls als Meilensteine werden die übergeordneten Unternehmensziele wie Umsatz, Zahlungseingänge oder Rendite abgebildet – ergänzt um die hierfür relevanten Meilensteine, allen voran die Auslieferung, die Voraussetzung für die Rechnungsstellung und somit für den Zahlungseingang ist.  

Einfaches und effizientes Projektmanagement 

„Der Aufbau der Strukturen ist so simpel wie effektiv“, betont die Projektleiterin. „Auf einer Ebene bilden wir die definierten Meilensteine ab, auf der nächsten, darunter liegenden Ebene die hierfür rele­vanten ­Tätigkeiten beziehungsweise Bearbeitungsprozesse. Darauf folgt die Ebene, auf der wir die Zeitbudgets mit Fertigungsaufträgen darstellen. Auf diese buchen die Kollegen über den Stundenbogen ihre Zeiten.“ Diese Struktur versetzt den Anlagenbauer in die Lage, ein Projekt aus ­unterschiedlichen Perspektiven betrachten zu können. So ist die Gesamtsicht ebenso möglich wie die Betrachtung jeder einzelnen Ebene mit Informationen wie Verantwortliche, Terminerfüllungsgrad oder Bearbeitungsstatus.  Eine wichtige Rolle spielen hier auch die integrierte Kosten- und Ergebnisrechnung sowie ein Shopfloor-Tool des PSI-Partner­unternehmens Berghof Group. Letzteres stellt für das Management von Keller Lufttechnik insbesondere Meilenstein-Informationen grafisch dar und verschafft einen schnellen Überblick über Projektstatus und mögliche Zielabweichungen. 

Einheitliche Betrachtung  der Gesamtprojektebene 

Durch Einführung des ERP-Moduls arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einheitlich und transparent in Projektstrukturen auf Gesamtprojektebene und nicht mehr in den jeweiligen, autarken Eigenprogrammierungen der Abteilungen. Darüber hinaus lässt das System nun auch Produktstrukturen über mehrere statt – wie zuvor – nur über zwei Ebenen zu. Die beiden Sichten will Keller Lufttechnik im Nachgang miteinander verknüpfen.  Effizient sind im Zusammenspiel mit prozessorientierten Projektstrukturen die „Objekt-Workflows“. Mit ihnen lassen sich Prozesse individuell automatisieren, ohne den ERP-Standard verlassen zu müssen. Projektverantwortliche bearbeiten beispielsweise immer mehrere Kundenprojekte gleichzeitig und können dank der Workflows zukünftig in ihrer Einstiegsmaske überblicken, welche nächsten Schritte wo anstehen oder ob es kritische Status gibt. 

Integration effizienter Systeme via Middleware

Besonders wichtig war dem Unternehmen bei der Erweiterung seines ERP-Systems, dass andere, bewährte Strukturen samt ihren Vorteilen und der dahinter gewachsenen Philosophie nicht neu gedacht oder ganz verworfen werden mussten. „Unsere PGL-Gruppen im bisherigen Auftrags­management sind weit mehr als nur technische Einheiten – sie bilden das Rückgrat vieler zentraler Prozesse“, beschreibt Melanie Reim. „Über sie steuern wir unter anderem die Kapazitätsplanung und erhalten wertvolle Auswertungen zu bestimmen Produkten. Dass wir diese Strukturen weiter nutzen können, ist für uns ein echter Gewinn.“ Um sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Anwendungen nahtlos und ­sicher miteinander kommunizieren und eine konsolidierte Daten­basis entsteht, setzt Keller Lufttechnik zudem die Middleware Unified Collaboration Matrix (UCM) ein – ebenfalls vom PSI-Partner­unternehmen Berghof.  

Projektstrukturen als Game-Changer

Obwohl Keller Lufttechnik noch mitten in der Migration steckt, sind die Effekte bereits spürbar: „Das Unternehmen hat nun einen anderen, zusammenhängenden Blick auf die laufenden Projekte und ein gemeinsames Zielverständnis entwickelt. „Bereits in den Workshops, in denen wir gemeinsam diskutiert haben, was eigentlich die erfolgsrelevanten Schlüsselstellen in unseren Projekten sind, ist ein ganz anderes Bewusstsein für Details und gleichzeitig für das große Ganze entstanden“, so ­Melanie Reim. Ähnliches gilt für zahlreiche Verbesserungspotenziale, die man bei der Erarbeitung des Konzepts identifiziert hat. Viele von ihnen waren zwar schon immer spürbar, ihre tatsächliche Relevanz für den Gesamtprozess wurde nun aber strukturiert hergeleitet und damit für alle sichtbar. ­„Mit ihrer einheitlichen, einfachen und transparenten Sicht sind die Projektstrukturen für uns ein echter Game-Changer. Jetzt gilt es, dieses geniale Werkzeug effizient einzusetzen“, fasst die ERP-Projektverantwortliche zusammen.

Mit ihrer einheitlichen, einfachen und transparenten Sicht sind die Projektstrukturen für uns ein echter Game-Changer.

Melanie Reim

Fokus auf die Kernelemente der Wertschöpfung

Das Migrationsprojekt von Keller Lufttechnik zeigt einerseits, wie wichtig es ist, ein ERP-Projekt als kontinuierlichen Prozess zu begreifen, und andererseits, wie gewinnbringend eine kombinierte Produkt- und Projektsicht für Anlagenbauer ist. Durch diese neue Betrachtung hat das Unternehmen ein abteilungsübergreifendes Bewusstsein und eine prozessorientierte Herangehensweise etabliert, durch die sich Keller Lufttechnik auf die Kernelemente seiner Wertschöpfung konzentrieren kann.

René Grabowski arbeitet im Vertrieb  Süddeutschland bei der PSI Software SE,  Business Unit Discrete Manufacturing.