Dokumentenmanagement Schritt für Schritt zum digitalen Projekteinkauf

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Mit der Einführung eines intelligenten Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf Cloud-Basis konnte Siemens Energy den geschäftsrelevanten Prozess für den Projekteinkauf komplett digitalisieren.

Siemens Energy deckt mit seinem Portfolio an Produkten, Lösungen und Services nahezu die gesamte Energiewertschöpfungskette ab – von der Strom- und Wärmeerzeugung über die Energieübertragung bis hin zur Speicherung. Für den Materialeinkauf nutzt das Unternehmen die hochautomatisierten und -digitalisierten Möglichkeiten eines modernen ERP-Systems, das die komplette Supply Chain und alle damit verbundenen Informationen wie Stücklisten und Termine durchgängig abdeckt. Noch wichtiger als der Materialeinkauf ist bei Siemens Energy der Projekteinkauf, der in hohem Maße von den individuellen Kundenwünschen, der Art des Auftrags und auch vom Ort einer geplanten Anlage abhängt. Das bedingt zum Beispiel, dass der Einkauf jedes Teil extra anfragen, verhandeln und bestellen muss.
 In der Vergangenheit war dieser Prozess dezentral aufgestellt. Die Einkäufer nutzten ihre eigene IT-Werkzeuge sowie zahlreiche Excel-Listen und PDF-Dokumente, die verstreut auf lokalen Laufwerken gespeichert lagen. Die Kommunikation fand bevorzugt über E-Mail statt. Die Nachteile dieser Arbeitsweise liegen auf der Hand: Der manuelle Aufwand war hoch und das System fehleranfällig. Besonders problematisch erwies sich diese Vorgehensweise bei Störungen. Für das Projektmanagement oder das Engineering gestaltete es sich dann schwierig bis unmöglich, an die für eine reibungslose Umsetzung notwendigen Daten zu gelangen.

Projekteinkauf wird digitalisiert

 Vor diesem Hintergrund entschied sich Siemens Energy, den Projekteinkauf intelligent zu digitalisieren und wählte Fabasoft Approve als Softwarehersteller. Eine wesentliche Säule des geplanten Systems sollte die Integration von externen Partnern wie Lieferanten, Kunden und Behörden sein. Zudem wollte das Unternehmen einen agilen Ansatz wählen und die einzelnen geplanten Anwendungsbereiche Schritt für Schritt umsetzen, um am Ende des Tages von den Vorteilen einer durchgängig digitalisierten Prozesslandschaft zu profitieren.
 Der erste Schritt in diese Richtung bestand in der Einrichtung eines Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dieses nutzen die Mitarbeiter einerseits dafür, Dokumente auszutauschen – und zwar intern, mit Kunden wie auch mit Lieferanten. Letztere einzubinden, geht dank der Cloud-Technologie schnell und ohne Komplikationen über die Bühne. Eine Installation im eigenen Rechenzentrum entfällt.
 Andererseits ermöglicht es die Plattform, benötigte technische Dokumente allerorts und jederzeit herunterzuladen, was gerade im Zeitalter des Homeoffice oder bei entlegenen Baustellen von unschätzbarem Wert ist. Damit die Informationen nicht in falsche Hände geraten, stellt das System unter anderem ein intelligentes Berechtigungskonzept zur Verfügung, um auch höchsten Sicherheitsstandards zu genügen.

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ERP-System – das Herz jeder Digitalisierungsstrategie

Plattform unterstützt effiziente Zusammenarbeit

Die Verantwortlichen bei Siemens Energy erkannten bald, dass sich das reibungslos funktionierende Dokumentenmanagement-System auch auf den Projekteinkaufsprozess ausweiten lässt. Denn dieses bietet nicht nur eine digitale Plattform für die effiziente und sichere Zusammenarbeit zwischen Siemens Energy und seinen Lieferanten, sondern auch die Möglichkeit, Workflows zu definieren, die im Procurement eine wesentliche Rolle spielen. Dazu gehören etwa Freigabe- und Genehmigungsprozesse, Terminverfolgung sowie ein Fristen- und Eskalationsmanagement. Der Energiespezialist profitierte bei der Realisierung vom agilen Ansatz: Anstatt auf Basis eines umfangreichen Digitalisierungslastenhefts und einer mehrjährigen Entwicklungszeit konnte der IT-Partner die einzelnen Anwendungsbereiche Schritt für Schritt und in kurzer Zeit umsetzen. Laut Heiko Dense, Digitalization Manger Projekteinkauf bei Siemens Energy, bietet das neue System eine Reihe von Vorteilen. Dank der schlanken Prozesse und der gemeinsam genutzten Plattform, auf der alle relevanten Daten und Dokumenten zugriffsbereit gespeichert sind, profitieren die Mitarbeiter von der Zeitersparnis, da sie die benötigten Informationen nicht mehr manuell suchen müssen. 

Dazu kommt der hohe Grad an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Vorbehaltlich ihrer Zugriffsrechte sind die verantwortlichen Personen jederzeit in der Lage, sich ein Bild über den Fortschritt der einzelnen Prozesse und Workflows zu verschaffen sowie den Status und den Inhalt eines Dokuments einzusehen. Die gemeinsame Datenumgebung bietet den Mitarbeitenden die Sicherheit, dass sich nicht mehrere Versionen eines Dokuments in Umlauf befinden, sondern immer nur die aktuelle. Somit ist auch ersichtlich, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Gerade im Projektgeschäft, wo Modifikationen während der gesamten Laufzeit oft vorkommen, stellt dies ein wichtiges Asset dar.
 Last but not least profitiert Siemens Energy davon, dass Dokumente nicht mehr manuell zu tracken sind. Früher waren die Mitarbeitenden gezwungen, immer wieder „Reminder“ an die Lieferanten zu schicken, um für den weiteren Projektverlauf wichtige Informationen wie Angebote zeitgerecht zu erhalten. Die Nutzung des neuen, prozessorientierten Systems macht den zeitaufwendigen E-Mail-Verkehr im Bereich Fristenmanagement obsolet und reduziert gleichzeitig das Risiko, Termine zu verpassen oder falsche Dokumente zu erhalten. 

Umfassendes Sicherheitskonzept eingeführt

Um es auf den Punkt zu bringen: Mit dem intelligenten Industrie-DMS auf Cloud-Basis profitiert Siemens Energy von einem Gesamtsystem mit einem umfassenden Sicherheitskonzept, das dem Unternehmen eine verlässliche und effiziente Möglichkeit bietet, den Prozess des Projekteinkaufs intelligent zu managen. Zudem beinhaltet es Funktionen wie ein Fristenmanagement, einen nachvollziehbaren Dokumentationsstatus sowie ein zuverlässiges Eskalationsmanagement.

Und nicht nur das: Dadurch, dass auf der gemeinsam genutzten Plattform alle technischen Daten und Dokumentationen einer Anlage enthalten sind, dient das System auch als Grundlage für einen Digitalen Zwilling einer Anlage – ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie Unternehmen durch intelligente Digitalisierung Mehrwert schaffen. Damit ist Siemens Energy dem Ziel einer durchgängigen Ende-zu-Ende-Prozesslandschaft einen großen Schritt nähergekommen.

Andreas Dangl ist Entrepreneur und Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH.