Optimierung der Datenqualität für SAP S4/HANA Mit neuer Stammdaten-Struktur sicher in die Migration

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Die Einführung von SAP S/4HANA ist ein strategischer Digitalisierungsschritt. Größte Hürde: Qualität und Struktur der Stammdaten. Simus Systems bietet Lösungen für eine stabile ERP-Datenbasis.

Bei jeder Migration gefährden unvollständige, veraltete oder inkonsistente Daten nicht nur den Go-Live, sondern auch die langfristige Nutzung der neuen Systemumgebung. Doch im Vergleich zu anderen ERP-Systemen und älteren SAP-Versionen gilt dies für SAP S/4HANA umso mehr. In SAP S/4HANA sind Stammdaten enger in Prozesse, Auswertungen und User Interfaces eingebunden als je zuvor. Die Plattform verfolgt das Ziel eines vereinfachten, zentralisierten Datenmodells, das Echtzeitverarbeitung, Automatisierung und Analyse unterstützt. Dies erfordert ein besonders hohes Maß an Datenqualität – vor allem bei den zentralen Stammdatenobjekten, wie etwa von Geschäftspartnern, Materialien und Dokumenten.

Neue Stammdaten-Struktur für Business-Partner

Einige tiefgreifende strukturelle Änderungen, die mit S/4HANA eingeführt wurden, verstärken dies. So wurde der Bereich Business-Partner (BP) als alleinige Quelle für Kunden- und Lieferantenstammdaten geschaffen, um die Datenintegrität zu verbessern und Redundanzen zu beseitigen. In anderen ERP-Systemen werden Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) als getrennte Stammdaten gehandhabt. Vor einer Migration reicht es nicht aus, diese als SAP-Business-Partner-Gruppen anzulegen. Denn einem SAP-Business-Partner können noch im Verlauf der Geschäftsbeziehung Rollen wie Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger mehrstufig über Gruppen und Rollen flexibel zugeordnet werden.

Grundlegende Optimierung der Datenqualität

Deshalb müssen IT-Verantwortliche frühzeitig in der Migrationsstrategie definieren, welche Datenobjekte in das Zielsystem übernommen werden sollen. Dabei geht es nicht nur um Materialstämme und Geschäftspartner, sondern auch um weitere technische Objekte wie Equipment, Stücklisten oder Klassifizierungen. Parallel sollten die vorhandenen Daten nach Qualitätskriterien analysiert werden, um unvollständige Felder, Dubletten und inkonsistente Werte zu eliminieren.
 Bereits in dieser Phase sollte man einen erfahrenen Dienstleister ins Boot zu holen, der die Zielstruktur in S/4HANA versteht. Wenn zum Beispiel SAP-Business-Partner Debitoren und Kreditoren ersetzen, hat das Auswirkungen auf Rollen, Pflichtfelder und Prozesse. Es spart viel Aufwand, wenn man derartige Auswirkungen bereits im Vorfeld berücksichtigt. Simus Systems bringt dazu ausgereifte Methoden, Werkzeuge und Erfahrungen mit. „Wir haben einen Stammdaten-Spezialisten mit tiefgehendem SAP-Know-how gesucht“, berichtet Paul Lung, der als Teamleiter Stammdatenmanagement SAP bei dem Kühlanlagen-Spezialisten Hauser in Linz für die Materialstamm- und Geschäftspartnerdaten verantwortlich ist. „Im Nachhinein betrachtet war dies sicher eine gute Entscheidung.“

Externe Unterstützung essenziell

Die Zusammenarbeit mit Simus Systems beginnt mit einem Vorprojekt, das Klarheit über die Potenziale und die dahinterstehenden internen und externen Aufwände schafft. Dazu wird zunächst eine überschaubare Datenmenge vom Kunden bereitgestellt und extern bearbeitet. Anhand der Ergebnisse werden in Workshops und Gesprächen die Ziele für das eigentliche Projekt definiert. Sie beginnen mit einer funktionalen Neuordnung der Stammdaten und umfassen oft die Klassifikation der Norm- und Kaufteile sowie den Aufbau weiterer, kundenspezifischer Funktionsklassen, welche die Wiederverwendungsrate von Materialien signifikant erhöhen.

Hybride Strategie mit QM-Subsystem

S/4HANA-Migration und Digitalisierung im Gleichschritt meistern

Regeln verändern statt Daten bearbeiten

Mit Projektbeginn werden alle relevanten Daten aus den betroffenen Quellen ausgelesen und bearbeitet. Nach zunächst neutralen Regeln für die Aufbereitung und Optimierung werden die Daten sortiert, angereichert und in einer Ergebnisdatenbank abgelegt. Die Ergebnisse lassen sich nun mit der Suchmaschine Classmate Finder filtern und betrachten, um eventuelle Fehler, Dubletten oder Ungenauigkeiten aufzufinden. In Workshops oder Teams-Konferenzen mit den betroffenen Fachabteilungen des Kunden lassen sich die Ergebnisse verfeinern. Änderungen werden jedoch nicht über einzelne Datensätze, sondern über Aufbereitungsregeln korrigiert. „Dies war ein iterativer Prozess mit Änderungen, um viele Abhängigkeiten berücksichtigen zu können“, berichtet Paul Lung.
 Es folgt eine automatische Strukturierung der Daten in die entsprechenden Klassen. Dazu bringt Simus Systems eine Standard-Struktur mit. „Manchmal hat der mitgebrachte Standard von Simus Systems sofort gepasst – manchmal mussten wir die Klassifizierung an unsere Vorgaben anpassen“, sagt Paul Lung. „Auf jeden Fall war es gut, von einem mitgebrachten Grundstock ausgehen zu können.“
 Dank dieser Methodik lassen sich bis zu 80 Prozent des Aufwands für die Datenbearbeitung einsparen. Anschließend gelangen die Daten samt neuer Struktur über eine flexible Schnittstelle in das neue System.

Nachhaltige Sicherung der Datenqualität

Um die einmal erreichte Qualität der Stammdaten zu erhalten, werden mit Classmate Finder die Regeln der Master Data Governance in Prozesse überführt. So können Anwender beispielsweise einen Materialantrag stellen, wenn sie ein gewünschtes Teil nicht finden. Eine Stammdatenstelle begutachtet die Materialanträge. Nach positiver Entscheidung wird das neue Material über die Schnittstelle automatisch in SAP S4/HANA angelegt. „In das Master Data Management haben wir viel Zeit und Überlegung investiert, aber es lohnt sich sofort“, sagt Paul Lung. „Die hervorragende Zusammenarbeit mit den kompetenten und freundlichen Beratern von Simus Systems hat viel zu dem erfolgreichen Projektverlauf beigetragen.“

IT-Verantwortliche müssen frühzeitig in der Migrationsstrategie definieren, welche Datenobjekte in das Zielsystem übernommen werden sollen.

Unternehmensübergreifender Pflegeprozess

Auch die Datenpflege für Business-Partner, Equipments oder Materialstämme lässt sich über mehrere Fachabteilungen hinweg in anpassbaren Prozessen automatisieren. Für Sicherheit sorgt ein Berechtigungskonzept; intelligente Voreinstellungen reduzieren den Aufwand und verhindern Fehleingaben. Die intelligente Unterstützung bei Routineaufgaben beschleunigt die Durchlaufzeit, der Datenbestand bleibt aktuell und hochwertig.

Hohe Benutzerfreundlichkeit, geringer Aufwand

Die Datenaufbereitung vor einer Migration auf SAP S4/HANA ist eine Notwendigkeit. Die anschließende Datenpflege mit Simus Classmate führt zu hoher Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Transparenz. Die Workflows lassen sich unabhängig von SAP kostengünstiger definieren und anpassen – ohne die Datenhoheit des ERP-Systems aufzugeben. 

Dr. Thomas Tosse ist Inhaber der Agentur Hightech Marketing.