Change-Prozess: Wie er in der IT reibungslos gelingt

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IT-Change-Prozesse dürfen die Ressourcen der Kunden nicht überfordern, sollen sie erfolgreich sein. Wie dies gelingen kann, zeigt das Beispiel Krombacher. Der Mittelständler hat in einem Leuchtturmprojekt gemeinsam mit dem SAP-Beratungshaus NTT DATA Business Solutions eine Migration auf SAP S/4HANA vorgenommen und will nun gleich das nächste Projekt in Angriff nehmen.

Die Umsetzung von Digitalisierungsstrategien, gerade im Mittelstand, scheitert immer dann, wenn sie auf einen Schlag alles verändern will, statt etappenweise vorzugehen. Dazu ist es unbedingt notwendig, in die Planung des Projektes miteinzubeziehen, welche IT-Ressourcen beim Kunden vorhanden sind. Denn: Nicht nur das Verhältnis von Umsatz zu IT-Kostenbudget ist bei Mittelständlern ein anderes als in Großkonzernen, auch die Anzahl der Menschen, die an der Umsetzung beteiligt sind und auch nach dem eigentlichen Change-Prozess die Systeme weiter betreuen, ist eine andere.

Der Change-Prozess und seine Herausforderungen

Das bestätigt auch die Transformationsstudie 2023, die NTT Data Business Solutions gemeinsam mit Natuvion durchgeführt hat. Demnach liegt die Herausforderung bei solchen Prozessen nicht nur auf der technischen Seite. Vielfach unterschätzt wurden ebenso Steuerung und Organisation des gesamten Vorhabens. Gleichwohl wollen und müssen mittelständische Unternehmen ihre teils angestaubten Applikationen auf den neusten Stand bringen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Veränderung in Etappen bei Krombacher

Wie also kann ein erfolgreicher IT-Change-Prozess im Mittelstand gelingen? Indem man sich dem Thema „Schluck für Schluck“ annimmt. Das heißt: Auch große Projekte können gelingen, wenn man sie in zu den Unternehmenskapazitäten passenden Etappen unterteilt. Wie im Fall der deutschen Privatbrauerei Krombacher. Das Familienunternehmen agiert in einem extrem dynamischen Umfeld und ist zugleich permanent auf Wachstumskurs. Um Businessprozesse effizient zu gestalten, Ressourcen nachhaltig einzusetzen, innovative Services einzusetzen und Kundenansprüchen gerecht zu werden, wünschte sich das Unternehmen deshalb die Implementierung einer neuen, leistungsfähigeren digitalen Infrastruktur. SAP S/4HANA kann hier punkten, weil es unter anderem durch modulare KI- und Analysefunktionen dafür ausgelegt ist, innovative Geschäftsmodelle und -prozesse auf globaler Ebene weiterzuentwickeln. Ein großes Projekt, zumal die Datenbanken des Unternehmens dazu nicht nur von MSQL auf HANA umgestellt werden mussten, sondern auch viele parallele Projekte zeitlich, inhaltlich und technisch fortlaufend zu synchronisieren und dabei die umfangreiche Schnittstellenlandschaft mitzudenken waren.

Wichtig war also zunächst zu definieren, welche Schritte wo nötig sind und wie diese nacheinander realisiert werden können. Dazu wurden in einem Vorprojekt gemeinsam mit dem Kunden die Businessprozesse, aber auch wichtige Themen wie Cybersicherheit unter die Lupe genommen. So entstand eine S/4HANA-Roadmap als Entscheidungsbasis für die Conversion, die die notwendigen Maßnahmen in händelbare Teilschritte dividierte.

Umsetzung nach dem Brownfield-Ansatz

Die Frage, wie die Conversion vollzogen werden sollte, wurde ebenfalls im Vorfeld eruiert. Aufgrund des hohen Anteils der Eigenentwicklungen, die in diesem Fall für die Konsumgüterbranche nötig sind, entschieden sich die Projektpartner schnell für eine Migrationsstrategie nach dem Brownfield-Ansatz. Die Nutzdaten wie Dokumente und Daten, Prozesse und Einstellungen des alten Softwaresystems wurden also behalten und in das neue Softwaresystem überführt, statt komplett bei null anzufangen und alles neu aufzusetzen.

Dies geschah jedoch keineswegs von einem Tag auf den anderen. Zunächst schufen die Fachleute von NTT Data Business Solutions eine Wartungslandschaft, auf der der Kunde vollkommen unbehelligt vom Conversion-Projekt weiterarbeiten konnte. Auf einer Sandbox wurden dann alle notwendigen Migrationen wie beispielsweise HANA und Unicode vorgenommen und eine S/4HANA-Conversion implementiert. Erst als sich der Umgang mit dem neuen System auch auf Anwenderseite eingespielt hatte, wurde die produktive Conversion vorgenommen, von der alle User betroffen waren. Die einzige Herausforderung, die der Weg über die Sandbox mit sich bringt: Sämtliche Änderungen, die in der Wartungslandschaft vorgenommen werden, müssen in der Projektlandschaft manuell oder mithilfe digitaler Tools nachgezogen werden. Dennoch ist dieser Schritt unabdingbar, da beide Systeme identisch bleiben müssen.

Change-Prozess: Highspeed und Ordnung im System für neue Möglichkeiten

Nach dem Roll-out über das produktive System des Kunden zeigten sich unmittelbare Verbesserungen: Die Businessprozesse liefen schneller und performanter. Hintergrundverarbeitung, die bisher über Nacht laufen musste, weil sie unter Umständen acht Stunden in Anspruch genommen hatte, war nun häufig in nur einer Stunde abgeschlossen. Auch Planungszyklen wurden seit Einführung massiv verkürzt. Gerade für die sequenziellen Businessprozesse, von denen es bei Krombacher viele gibt, bringt die neue Infrastruktur signifikante Verbesserungen, etwa in der Abwicklung von Kundenanfragen.

Der Autor Udo Lange ist Head of Technology Consulting (Consulting Services-Platforms & Integration) bei NTT Data Business Solutions.