Wissen bewahren Wissensmanagement: Vom Kopf in die Datenbank

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Gut ausgebildete Mitarbeiter mit einem großen Erfahrungsschatz sind für Produktionsunternehmen Gold wert. Mit einer Software für Wissensmanagement lässt sich ihr Wissen systematisch bewahren.

Wissen ist eines der wertvollsten Güter, welches es in Unternehmen zu schützen gilt. Wissen darüber, wie bestimmte Produkte gefertigt werden, das Wissen über Prozesse, welche über Jahre hinweg optimiert wurden, oder das Wissen wie mit Problemen umzugehen ist. Kurz gesagt all das Wissen welches in den Köpfen der langjährigen Mitarbeitern steckt.  

Ohne Frage gibt es in den Unternehmen verschiedenste Dokumentationen, welche die Produktion betreffen. Von Prozessbeschreibungen über Arbeitsanweisungen bis hin zu IT-Notfallplänen. Das ist aber nur die Spitze des Eisberges. Der größte Teil des Wissens bleibt oft undokumentiert. Die Symptome für ein ausbaufähiges Wissensmanagement sind leicht erkennbar.

Wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen, gibt es meist einen detaillierten Onboarding Prozess. Hier bekommen die neuen Kollegen und Kolleginnen alles mit auf den Weg, was sie für ihr Tagesgeschäft benötigen. Wenn die neuen Mitarbeiter dann aber in ihren Prozessen eingesetzt werden, werden Kollegen und Vorgesetzte mit Fragen überhäuft. Das ist oft ein Anzeichen für fehlendes oder unzureichendes Wissensmanagement.

Wissen und Erfahrung müssen nicht verloren gehen

Weiterhin lässt sich beobachten, dass sich Fehler wiederholen, vor allem dann, wenn das Personal innerhalb der Prozesse wechselt. So macht jeder „seine eigenen“ Fehler. Im Idealfall aber lernt der Kollege aus den Fehlern anderer. So können Wiederholungen derselben Fehler vermieden werden.

Kurz bevor Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand wechseln, versuchen sie oftmals, ihren Erfahrungsschatz noch schnell an die Nachfolger zu übertragen. Zu diesen Zeitpunkten geht den Unternehmen viel Wissen verloren. Der erneute Wissensaufbau kommt die Unternehmen unter Umständen teuer zu stehen, weil Fehler aus der Vergangenheit erneut gemacht werden oder vereinfachte Prozesse in Vergessenheit geraten sind. Die Folgen sind erhöhte Fehlerrate bis hin zu Ausschuss, längere Durchlaufzeiten und psychische Belastung der Mitarbeiter.

Die gute Nachricht aber ist, dass diese negativen Auswirkungen auf Mitarbeiter und Prozesse nicht eintreten müssen. Jedes Unternehmen hat die Wahl, ob Wissen und Erfahrung verloren gehen und zyklisch immer neu erworben werden muss oder ob produktspezifisches Know-how so bewahrt wird, dass es für alle im Unternehmen zugreifbar ist.

Auf Wissensdatenbank zugreifen und Wissen einbringen

Mit dem Wissen, dass fehlende Informationen und nicht zielgerecht bereitgestelltes Wissen hohe Kosten verursachen können, hat die Proxia Software AG eine weitere Softwarelösung auf den Weg gebracht: Das „XI-Wissensmanagement“ ist voll in die Proxia MES-Lösung integriert und interoperiert so mit allen Disziplinen im Produktionsumfeld. Der Vorteil, es wird keine zusätzliche IT-infrastruktur benötigt. Durch die Integration in die Betriebsdatenerfassung werden die Informationen und Wissens-Beiträge automatisiert und im Kontext der Tätigkeit bereitgestellt. Hier ist keine weitere Hard- und Software notwendig.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben, aus ihrer gewohnten MES-Umgebung heraus, die Möglichkeit auf die Wissensdatenbank zuzugreifen und ihrerseits Wissen einzubringen. Die Applikation kümmert sich dabei um folgende Bereiche der Wissensverwaltung. Wissen sammeln heißt erfassen von Wissen der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Mittarbeiter im Büroumfeld tätig ist, in der Montage arbeitet oder an einer Maschine seinem Tagesgeschäft nachgeht.

Wissen bewahren, Wissen bereitstellen

Das gesammelte Wissen zu verwalten und in Bezug zu den Produkten zu organisieren ist auch eine Aufgabe des Proxia-Wissensmanagements. Egal ob Fertigungsvorschriften, Arbeitsanweisungen oder Tipps von Kollegen. Alles, was wissenswert ist, wird zu den verschiedenen Artikelrevisionen abgelegt und kann, bei Bedarf, angepasst oder erweitert werden. Hierbei ist das Wissen über die Benutzerrechteverwaltung der Proxia geschützt. Die Beiträge, die das Unternehmenswissen repräsentieren, sind in Themen-Kategorien untergliedert.Diese Gliederung und die Möglichkeit über eigene Tags Inhalte zu markieren, erleichtert die Suche nach spezifischem Wissen. Es können beliebige Dokumente an die Beiträge angehängt werden. Sollte der Prozess es erforderlich machen, weil beispielsweise prozesskritische Informationen verteilt werden müssen, kann ein Verifizierungsprozess modelliert werden. So muss erst eine weitere berechtigte Person (vier-Augen-Prinzip) den Wissens-Beitrag freigeben, bevor er allgemein zugreifbar ist.Die größte Herausforderung für viele Unternehmen ist es, Wissen bedarfsorientiert zu verteilen. Anstatt Wissen und Informationen nach dem Gießkannen-Prinzip zu verteilen, extrahiert das System die Informationen, die im Kontext der ausgeführten Tätigkeit relevant sind und stellt sie den Mitarbeitern zur Verfügung.

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Wissensmanagement entscheidet über Wettbewerbsfähigkeit

Die Generation „YouTube-Tutorial“ erwartet, dass Wissen und Best Practices optimal portioniert und kontextbezogen bereitgestellt wird. Nur dann führen Wissenslücken oder mangelnde Erfahrungen nicht zu Problemen. Die Mitarbeiter können dann in den Prozessen wachsen, Erfahrung sammeln und ihrerseits Best Practices im System hinterlegen. So wird Wissensmanagement zu einem Selbstläufer.