QM-System: Wie Sie Qualitätsmanagement erfolgreich implementieren

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In der Regel entscheidet die Geschäftsführung eines Unternehmens über die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems oder integrierten Managementsystems. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie das neue System in ihren Arbeitsalltag integrieren. Doch nur, wenn die Mitarbeiter das QM-System auch verwenden, wird es zum Erfolg.

Die Einführung eines Qualitätsmanagement- oder integrierten Managementsystems hat um Ziel, zuverlässige Qualität im Unternehmen zu gewährleisten. Häufig stoßen jedoch Verantwortliche bei der Einführung eines solchen Systems auf den Widerstand der Mitarbeiter, wenn diese dessen Nutzen nicht erkennen. Nur wenn die Mitarbeiter das QM-System in ihrem Arbeitsalltag integrieren, wird es zum Erfolg.

QM-System: Die Mitarbeiter bei der Einführung

„Uns wird immer wieder die Frage gestellt, wie es die Verantwortlichen erreichen können, bei den vorgesehenen Anwendern Begeisterung zu wecken und sie zur Nutzung zu motivieren“, erklärt Dr. Iris Bruns, Geschäftsführerin der ConSense GmbH. Der Softwareentwickler hat sich auf anwenderfreundliche Lösungen für Qualitätsmanagement- und integrierte Managementsysteme spezialisiert. Die Experten haben eine Reihe von Tipps parat, wie Unternehmen ihr QM-System erfolgreich etablieren können. Sie setzen dabei auf kreative Ideen, die ihr Vorbild auch in der Social-Media-Welt haben.

Vom Nutzer zum Fürsprecher durch echte Mehrwerte

Um bei den Anwendern von Anfang an eine positive Einstellung gegenüber dem QM-System zu erzeugen, sollten diese frühzeitig über Funktionsweise, Vorteile und Zielsetzung aufgeklärt werden. Wenn es dann an die Praxis geht, wollen die Mitarbeiter schnell spürbare Erleichterung in ihrer Arbeitsroutine erleben. „Hier ist wichtig, dass die Bedienung der Software einfach erlernt werden kann, insgesamt anwenderfreundlich gestaltet ist und personalisierte Inhalte bietet, um das Verantwortungsbewusstsein ihrer Nutzer zu fördern. Und sie sollte eine intuitive Navigation und Suche ermöglichen, um schnell zu den gewünschten Inhalten zu gelangen. Diese Empfehlungen entsprechen den Vorschlägen der Fachliteratur und unter diesen Gesichtspunkten entwickeln wir erfolgreich unsere Softwareprodukte“, erklärt Dr. Iris Bruns.

Den Qualitätsmanagern in Unternehmen kommt die Aufgabe zu, nach der In­stallation der Software ein wirklich gelebtes QM-System einzurichten. Interne zielgruppenspezifische Marketingmaßnahmen unterstützen dieses Ziel. Die Experten von ConSense empfehlen, nach etablierten Marketing-Modellen wie „AIDA“ (Attention, Interest, Desire, Action) beziehungsweise „Customer Journey“ vorzugehen, die – auf den QM-Kontext übertragen – folgende vier Schritte beinhalten: Aufmerksamkeit, Interesse, Bedarf und Fürsprecher. Nützliche wie auch unterhaltsame Inhalte lenken die Aufmerksamkeit auf das QM-System. Ist das Interesse einmal geweckt, sollten die Inhalte für das operative Geschäft eines jeden Anwenders so aufbereitet sein beziehungsweise zur Verfügung stehen, dass dieser einen Mehrwert im Arbeitsalltag erkennt. Die Nutzung führt zu positiven Erfahrungen mit dem Managementsystem, wodurch Anwender zu Fürsprechern des Systems werden.

Nützliche und aufmerksamkeitsstarke Inhalte im QM-System bereitstellen

Maximale Aktualität der hinterlegten Informationen und eine einfache Suche, die schnell zu den gewünschten Inhalten führt, sind für die Akzeptanz eines Qualitätsmanagement- oder integrierten Managementsystems Pflicht. Darüber hinaus gibt es viele Ideen für Inhalte, die über den klassischen Content hinaus zur Nutzung anregen. So bietet ein firmeninternes Wiki den Mitarbeitern einerseits Hintergrundinfos und Best Practices zu relevanten Themen und regt andererseits zur Mitarbeit an. Auch die Bereitstellung aktueller Informationen wie Unternehmensnachrichten, Kantinenpläne oder die Installation eines Schwarzen Bretts motiviert die Mitarbeiter dazu, das System zu nutzen. Selbst Themen, die auf den ersten Blick nichts mit dem QM-System zu tun haben, lassen sich einbinden.

„Unsere Kunden haben gute Erfahrungen gemacht mit Tippspielen zu Sportereignissen wie die Fußball-WM, die über das System verbreitet wurden. Hier kann man ein firmeninternes Ranking oder die Bildung von Abteilungsmannschaften nutzen, um das Miteinander zu stärken und gleichzeitig spielerisch für die Nutzung des Systems zu werben. Das lässt sich noch weiterdenken. Möglich wären auch Aktionen zur Gesundheitsförderung, wie ein Gehwettbewerb“, ist Dr. Iris Bruns überzeugt.

Nutzermotivation durch technische Maßnahmen unterstützen

Aufmerksamkeitsstarke Inhalte lassen sich durch technische Maßnahmen unterstützen. Wer wissen will, ob seine Nutzer wirklich zu den gewünschten Inhalten gelangen, muss wissen, ob sie bei der Suche im QM-System erfolgreich sind. Dafür lassen sich mit der ConSense-Software Rankings der „Tops und Flops“ erstellen: Das System listet die erfolgreichen und auch erfolglosen Suchbegriffe auf. Mit diesem Wissen lassen sich gegebenenfalls Anpassungen im System vornehmen. Anwender können sich außerdem ihr individuelles Dashboard zusammenstellen. So werden Führungskräften beispielsweise ihre wichtigsten Kennzahlen auf der Startseite angezeigt. Wer über ein firmeninternes Wiki verfügt, kann seinen Mitarbeitern Themen-Abos durch die automatische Zustellung von Artikeln zu bevorzugten Inhalten ermöglichen.

Viele Unternehmen setzen auch auf Social-Media-Tools, um die Nutzung des QM-Systems zu fördern. „Hier gibt es zahlreiche Ideen, wie die Eröffnung von Diskussionsforen oder Chats zu firmenspezifischen Themen, die Einrichtung von Bewertungs- oder Anmerkungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder die Installation von virtuellen Arbeitsräumen“, erläutert Dr. Iris Bruns. ConSense macht es den Kunden leicht, zwischendurch mit originelle „Extras“ immer wieder neu für die Nutzung des QM-Systems zu werben. Diese erhalten regelmäßig Zugang zu kostenlosen Gimmicks, mit denen sie zum Beispiel WM- oder EM-Tippspiele für ihr internes QM-Marketing einsetzen können.

QM-Marketing wirkt optimal

„In den letzten Jahren gab es bei ConSense einen Adventskalender zur Integration auf der Übersichtsseite der Managementsoftware: 24 Türchen mit Weihnachtsgedichten, Rezepten, Geschenkideen und Co. sollten Lust auf das QM-System machen und damit die Sichtung der persönlich relevanten QM-Inhalte zur täglichen Selbstverständlichkeit werden lassen. Die Nutzung war für Interessierte ganz einfach: Als nativ eingebundenes Feature musste der Kalender nur freigeschaltet werden“, erzählt Dr. Iris Bruns.

Die Erfahrung von ConSense belegt, dass die beschriebenen Ideen ein internes QM-Marketing wirkungsvoll unterstützen: Positive Erfahrungen mit dem Managementsystem machen Anwender zu Fürsprechern und motivieren zur gesteigerten Nutzung. Teilhabe und echte Mehrwerte halten das Managementsystem lebendig und steigern die Akzeptanz der Nutzer. „Laut Feedback unserer Kunden hat die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen bei vielen Anwendern zum Erfolg geführt. Das widerspricht dem gängigen Vorurteil, dass ein QM-System trocken und langweilig ist“, so das Fazit von Dr. Iris Bruns.

QM-System: Innovative Ideen für mehr Akzeptanz

Moderne Qualitätsmanagement- oder integrierte Management­systeme gewinnen die Zustimmung ihrer Nutzer durch Mehrwerte im Arbeitsalltag. Neben einer transparenten Aufbereitung und gezielten Bereitstellung der Informationen gehören auch die anwenderfreundliche Bedienung und Förderung von Verantwortungsbewusstsein durch personalisierte Inhalte dazu. Mit Marketing-Maßnahmen für das Qualitätsmanagement lässt sich die Motivation zur Nutzung des Systems und damit auch die Akzeptanz steigern. Oft sorgen schon wenig aufwendige Maßnahmen für einen Schub. Durch Teilhabe und echte Mehrwerte steht einem akzeptierten Managementsystem nichts mehr im Weg.

Der Autor Dr. Stephan Killich ist Mitglied der Geschäftsführung der ConSense GmbH.

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