Qualitätsmanagement QM-System implementieren für mehr Effizienz

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Stauff Deutschland konnte mit der Einführung eines integrierten Managementsystems eine transparente und effiziente Dokumentation zur Einhaltung der QM-Norm ISO 9001 und weiterer Vorgaben erreichen. Das QM-System wirkt sich positiv auf die Beteiligung der Mitarbeiter an den Prozessoptimierungen in den Bereichen Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitschutz- und Energiemanagement aus – und unterstützt den Verbesserungsprozess.

Die Walter Stauffenberg GmbH & Co. KG – Stauff Deutschland – ist Kern der Stauff-Gruppe mit Niederlassungen mit rund 45 Standorten in 18 Ländern. Stauff Deutschland mit mehr als 650 Mitarbeitern in der Firmenzentrale in Werdohl und sechs weiteren Standorten in Nordrhein-Westfalen entwickelt und produziert Komponenten für hydraulische Leitungssysteme. Das sind unter anderem Verschraubungen für Rohrleitungen, Armaturen und Kupplungen zur Verbindung von Schläuchen, Ventile, Filter und Messtechnik. Bekannt wurde das Unternehmen Anfang der 1960er Jahre mit der Erfindung der „Stauff Schelle“ aus grünem Polypropylen zur Befestigung von Rohr- und Schlauchleitungen in hydraulischen Anlagen, die Schellen aus Metall ersetzten – eine echte Revolution in der Hydraulik.

Stauff ist bis heute Weltmarktführer in diesem Bereich. Die Komponenten leisten einen wichtigen Beitrag zur Leckage-Sicherheit in mobilen oder stationären hydraulischen Anlagen, wie Krane, Bagger, Mähdrescher oder auch Papiermaschinen und Windräder. Das Unternehmen betreibt ein nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und setzt dafür eine QM-Software ein. „Durch unser starkes Wachstum passte die bestehende Software jedoch nicht mehr zu unseren Ansprüchen. Wir haben uns eine neue Softwarelösung gewünscht, die State of the Art ist“, erklärt Dipl. Wirtsch.-Ing. Muhammet Ay, QHSE-Administrator bei Stauff.

Ein QM-System, zwei Zugriffsmöglichkeiten

Stauff entschied sich für ConSense IMS Enterprise, entwickelt von der Aachener ConSense GmbH. Die konfigurierbare Softwarelösung eignet sich zum Aufbau eines transparenten und leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Die Enterprise-Version ist auf Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen und mehreren Standorten abgestimmt, die verschiedene Normen und Regelwerke befolgen. Die Software von ConSense lässt sich als Desktop-Anwendung sowie als Webanwendung für Endgeräte- und Betriebssystem-unabhängige Managementsysteme nutzen. Stauff wählte beide Lösungen: Der Zugriff auf das System erfolgt zielgruppenorientiert entweder über die lokal installierte ConSense Suite oder per Browser über die webbasierte Lösung ConSense Portal, mit der Mitarbeiter geräte- und ortsunabhängig zu Prozessen und Dokumenten Zugang erhalten.

Einführung der Software in fünf Phasen

Die Einführung der neuen Software, gesteuert von einem mehrköpfigen Projektteam, fand in fünf Phasen statt. Nach dem ersten Schritt – Definition der Anforderungen, Sondierung und Entscheidung für die Lösung von ConSense – ging es im zweiten Schritt um das Design: Die Ist-Aufnahme der Prozesse wurde vorbereitet, ein Kickoff-Meeting mit den Prozessverantwortlichen und Key-Nutzern gab den Startschuss zur Umsetzung und die Beteiligten wurden geschult. Danach erfolgte die Gestaltung der Prozesslandschaft und die Abbildung der Prozesse in Form von Flussdiagrammen mithilfe des integrierten Prozesseditors. Das System bestand die anschließenden Tests der Phase vier, die auch weiterhin kontinuierlich den Betrieb begleiten. Und schließlich erfolgte im fünften Schritt der Roll-out der Software IMS Enterprise. Die Einführung wurde auch über ein „digitales schwarzes Brett“ kommuniziert.

Seit 2022 nutzen die Beschäftigten der deutschen Standorte von Stauff das Integrierte Managementsystem. Es unterstützt das Unternehmen bei der Erfüllung der Vorgaben der Management-Normen ISO 9001:2015 (Qualität), ISO 14001:2015 (Umweltschutz), ISO 45001:2018 (Arbeitssicherheit) und ISO 50001:2011 (Energiemanagement). Das Managementsystem findet Anwendung für die Entwicklung, Herstellung, den Vertrieb und die Logistik von Befestigungssystemen für Rohre, Schläuche und Kabel, Filtersysteme, Hydraulikzubehör und mehr. Die Abbildung mehrerer Normen unter einer einheitlichen Oberfläche vereinfacht dem Schellenhersteller nun das Management bei der Erfüllung der Vorgaben und schafft Synergien.

Erfolgreiche Suche im QM-System dank „Tops und Flops“

Bei der Anmeldung in IMS Enterprise werden die Mitarbeiter auf der personalisierten und individuell zusammengestellten Startseite direkt über jeweils anstehende Aufgaben, Änderungen und relevante Informationen benachrichtigt. Das System sorgt für den direkten Zugriff auf die aktuelle, gültige Version der hinterlegten Prozesse und Dokumente und fordert automatisch zur Kenntnisnahme neuer oder revisionierter Elemente auf. Die Einführung des neuen Managementsystems verschafft dem Fluidtechnik-Zulieferer eine Reihe von Arbeitserleichterungen in der täglichen Routine. Die Software unterstützt eine übersichtliche, leicht handhabbare Gestaltung der Dokumentation und vereinfacht das Dokumentenmanagement des Unternehmens deutlich.

Die Freigabe- und Änderungs-Workflows für Dokumente und Prozesse stellt das System transparent dar. Verantwortliche haben jetzt stets den genauen Überblick, an welcher Station eines Freigabeprozesses sich das jeweilige Dokument gerade befindet und wessen Rückmeldung noch aussteht. Mitarbeiter profitieren von der praktischen Suchfunktion, die über Stichwort oder Volltexte ein schnelles Auffinden von Dokumenten ermöglicht. Muhammet Ay erklärt: „Das System dokumentiert die eingegebenen Suchbegriffe. Wir werten dann Tops und Flops aus und können Schlagworte anpassen, damit unsere Mitarbeitenden noch besser zu den gewünschten Informationen gelangen.“

Arbeitsentlastung durch eine effizientere Ablauforganisation

Die Umstellung auf das Integrierte Managementsystem hat sich für Stauff gelohnt, berichtet der Projektleiter: „Insgesamt konnten wir die Inhalte unseres Managementsystems durch die Zusammenfassung der Dokumente und Prozesse reduzieren. Durch die Neubewertung unserer Dokumentation sichern wir unser Know-how langfristig. Und in der Praxis waren schon nach kurzer Zeit Arbeitsentlastungen durch die effizientere Ablauforganisation erkennbar. Was uns besonders freut, sind neue Impulse für den KVP. So hat bei uns eine echte Bewusstseinsbildung für die einzelnen Managementsysteme stattgefunden. Prozesse werden jetzt von den Beteiligten gesamtheitlich betrachtet, unsere Beschäftigten geben dazu Feedback und wir können durch Einbeziehung aller Mitarbeiter eine kontinuierliche Verbesserung gewährleisten.“

Die Autorin Dr. Iris Bruns ist Mitglied der Geschäftsführung bei ConSense.