Qualitätsmanagement QM-System für mehr Transparenz und Effizienz

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Weltweit werden Holz- und Metallschleifmaschinen sowie Extruder von Weber zur Herstellung von Alltagsprodukten eingesetzt. Der mittelständische Hersteller aus Kronach hat jetzt sein Qualitätsmanagement neu aufgestellt. Dank der modernen Softwarelösung verfügt es jetzt über ein integriertes QM-System, das den Arbeitsalltag durch transparente Dokumentation und effiziente Abläufe vereinfacht. Die Beschäftigten wirken aktiv am System mit und halten es lebendig.

Hochwertige Möbel, edle Hochglanzoberflächen für Küchen, rutsch­sichere Edelstahl-Fußböden in Kühlzellen, Buntstifte, ganze Wände im Holzhausbau oder die Kupplung im Automobil – überall im Alltag begegnen uns Produkte, die mit Technik und Know-how der Hans Weber Maschinenfabrik hergestellt wurden. Das mittelständische Familienunternehmen gliedert sich in die Sparten Extruder-Technologie, Holz- und Metallschleifmaschinen, Robotik und Auto­matisierung sowie additive Fertigungssysteme, bei denen innovative 3D-Drucker zum Einsatz kommen. So verbindet Weber seine Kompetenzen als Hersteller im Maschinenbau mit moderner Verfahrenstechnik und smarten Lösungen für die Industrie 4.0. Im Jahr 2022 feierte der Hersteller von Maschinen und Anlagen sein 100-jähriges Bestehen.

Neues Fundament für das QM-System

Das Unternehmen mit rund 500 Beschäftigten zeichnet sich durch eine hohe Fertigungstiefe aus. Kunden schätzen an Weber vor allem Werte wie Innovation, Qualität und verlässliche Partnerschaft. Um diese zu bewahren und auch in Zukunft damit zu überzeugen, nimmt das Qualitätsmanagement bei dem Maschinenbauer einen hohen Stellenwert ein. Hier leitete Weber im Jahr 2018 die Modernisierung ein: Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens und die Ausweitung auf neue Geschäftsfelder machten es erforderlich, das QM ganz neu aufzustellen. Denn das bestehende QM-System basierte überwiegend auf Word- und Excel-Dokumenten und brachte viel Verwaltungsaufwand mit sich.

Die Verantwortlichen wünschten sich daher einen neuen Ansatz, wie Dominik Backert, Leiter Qualitätsmanagement bei Weber, berichtet: „Unsere Herausforderung lag darin, das bestehende QM-System transparenter zu gestalten, um noch besser identifizieren zu können, an welchen Stellen im Unternehmen Optimierungen möglich und notwendig sind.“ Dafür war das Unternehmen auf der Suche nach einer QM-Software, mit der sich eine transparente und stets aktuelle Dokumentation realisieren lässt und die den Beschäftigten durch einen einfachen Zugriff auf Informationen den Arbeitsalltag erleichtert.

Anpassung an individuelle Bedürfnisse

Schließlich entschied sich Weber für die Softwarelösung ConSense IMS Professional der ConSense GmbH – eine Lösung für Qualitätsmanagement- und Integrierte Management-Systeme mittlerer Komplexität. Die Software ist flexibel konfigurierbar und lässt sich durch Module nach Wunsch erweitern. Unternehmen können das System so optimal an ihre Bedürfnisse anpassen. Die Lösung führt alle relevanten Normen und Vorgaben unter einer einheitlichen Oberfläche als Integriertes Managementsystem (IMS) zusammen, sodass sich zum Beispiel Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder Arbeitsschutzmanagement abbilden lassen.

Für Unternehmen wie Weber bedeutet dies, dass keine parallelen Managementsysteme gepflegt werden müssen. Die Software ist als Desktop-Anwendung und als webbasiertes Portal für endgeräte- und betriebssystemunabhängige Managementsysteme erhältlich. Dieses flexible und zukunftsfähige Gesamtkonzept, zusammen mit der intuitiven Bedienbarkeit der Software, überzeugte die Verantwortlichen. Dominik Backert erklärt: „Uns hat vor allem die webbasierte, übersichtliche Darstellung angesprochen. Zudem passt der modulare Aufbau der Software gut zu Größe und Komplexität von Weber.“

Mehr Transparenz und Synergien im QM-System durch IMS

Das Projekt zur kompletten Umstellung des QM-Systems startete im April 2019 und wurde von Dominik Backert koordiniert. Nach Erstellung des Grundkonzepts fand zunächst der Aufbau des Basissystems statt, an dem sich die Fachabteilungsleiter beteiligten. Dafür wurden Pilotabteilungen wie Einkauf und Service in das neue System integriert und schließlich nach und nach die weiteren Bereiche eingebunden. Die Software bietet ein einfach bedienbares und interaktives Prozess- und Dokumentenmanagement, mit dem sich die Prozesse von Weber individuell abbilden ließen – genau so, wie sie in der Realität ablaufen. Vor dem Einpflegen in das neue System kamen bei dem Maschinenbau-Unternehmen alle Abläufe auf den Prüfstand.

„Wir haben wirklich jeden Prozess beleuchtet, neu modelliert und vor allem die Kernprozesse über alle Schnittstellen hinweg abgebildet. Das ist zunächst ein gewisser Aufwand, aber es war der richtige Weg: Wir verfügen jetzt immer über ganz aktuelle Prozessdaten, auf die wir bei Bedarf auf Knopfdruck zugreifen können. Unser Qualitätsmanagement ist in das Integrierte Managementsystem eingebettet, das gleichzeitig unser Energiemanagement organisiert. Durch die Verknüpfung der verschiedenen Normen und Regelwerke können wir auf diese Weise Synergien nutzen“, erklärt Backert.

Ein großer Mehrwert des neuen Systems liegt laut Dominik Backert in den automatischen Workflows, die sich in ConSense IMS Professional anlegen lassen. Zuvor erforderten Dokumentenfreigaben bei Weber einen hohen organisatorischen Aufwand. Gab es beispielsweise neue Vorgaben für Maschinenabnahmen, die von Personen aus der QM-Abteilung und der Montageleitung freigegeben werden mussten, wurden in den Fachabteilungen Dokumente ausgedruckt, über die Hauspost an die Empfänger verteilt, von diesen nach der Unterschrift wieder zurückgesendet und anschließend revisioniert. Die Lösung steuert diese Vorgänge jetzt automatisiert.

Digitale Dokumente durchlaufen das Unternehmen auf dem vorgegebenen Weg und werden auch digital freigegeben. Jeder Bearbeitungsschritt ist dabei im System mit den entsprechenden Verantwortlichen verknüpft. Das ist nicht nur schneller, sondern auch besser zu kontrollieren. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, auf welchem Stand ein Dokument gerade ist und wessen Antwort gegebenenfalls noch aussteht. „Vor allem diese Transparenz hat unsere Geschäftsführung von der Einführung der Software überzeugt. Wir verlieren nun keine Zeit mehr, und es besteht auch nicht die Gefahr, dass die Bearbeitung eines Dokuments durchrutscht. Das System erinnert die betreffenden Mitarbeiter zum Beispiel an die Kenntnisnahme von neuen Formblättern, an die Durchführung von Freigaben und bei Überschreitung von Fristen“, so Backert.

Zugriff auf das Management und QM-system von überall

Alle der rund 500 Beschäftigten nutzen inzwischen das neue System – an ihren PC-Arbeitsplätzen, an zentralen PC-Standplätzen in Abteilungen wie Montage, Lager oder der Produktion und auch mobil: Weil Weber sich zusätzlich zur Desktop-Anwendung für das webbasierte ConSense Portal entschieden hat, können die Beschäftigten auch endgeräte- und plattformunabhängig auf die Inhalte ihres Managementsystems zugreifen. „Wir haben das ConSense Portal mitgeordert, um eine moderne IT-Landschaft aufzubauen. Die Navigation ist selbsterklärend, wie man es aus der Nutzung verschiedener Webanwendungen gewohnt ist, sodass man dafür keine Extraschulung benötigt. Ein Vorteil ist, dass wir mit dem Portal von überall auf das System zugreifen können. Hält sich einer unserer Mitarbeiter beispielsweise gerade in der Produktion auf und soll eine schnelle Freigabe erteilen, sind die entsprechenden Dokumente auf dem Smartphone verfügbar. Und die Freigabe lässt sich umgehend vor Ort und ohne unnötigen Zeitverlust durchführen“, erklärt der QM-Verantwortliche.

Modulares System ermöglicht flexiblen Ausbau

Da die Software für Managementsysteme modular gestaltet ist, kann das QM-System Schritt für Schritt ausgebaut werden und wächst mit den Anforderungen im Unternehmen mit. Nachdem bei Weber das Basissystem mit den notwendigen Informationen ausgestattet ist, beschäftigt sich Dominik Backert nun mit den Modulerweiterungen für die Software. Genutzt werden bereits die Module Maßnahmenmanagement und Auditmanagement. Das Maßnahmenmanagement erfasst und verwaltet zentral alle anfallenden Maßnahmen, die sich aus verschiedenen Quellen ergeben. Diese werden den zuständigen Beschäftigten oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen. Die vollständige und termingerechte Erledigung wird im System nachverfolgt, transparent dokumentiert und in Berichten aufbereitet.

Das Modul Auditmanagement unterstützt bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Audits des Betriebs. Es unterstützt mit Zeitplänen das Terminmonitoring und benachrichtigt Verantwortliche automatisch bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen. Planung, Ergebnisse und Auswertung lassen sich in strukturierten Listen und übersichtlichen Diagrammen abrufen. Durch Verknüpfung mit dem Modul Maßnahmenmanagement wird die Planung, Durchführung und Dokumentation der aus den Audits anfallenden Aufgaben gesteuert und überwacht. 

Backert erläutert: „Wir haben bereits mehrere Audits erfolgreich mit dem neuen System absolviert. Hier helfen uns die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten: Unsere Unternehmenssparten sind sehr vielfältig und stehen für eine hohe Qualität, deshalb wollen wir in jedem Geschäftsbereich genau wissen, wo wir uns verbessern können. Das ist mit großen Datenmengen verbunden, bei deren Auswertung ConSense IMS sehr hilfreich ist. Beobachten wir beispielsweise, dass sich ein Lieferant in die falsche Richtung entwickelt, können wir jetzt rechtzeitig gegensteuern. Bezogen auf notwendige Maßnahmen war es früher immer sehr aufwändig nachzuvollziehen, wer an einer Bearbeitung beteiligt ist. Jetzt können wir auf Knopfdruck feststellen, wer die jeweilige Aufgabe abarbeitet. Und auch die Mitarbeiter wissen genau, für welche Maßnahme sie jeweils verantwortlich sind.“

Implementierung des Moduls Gefahrstoffmanagement

Aktuell ist der QM-Leiter dabei, mithilfe der Verantwortlichen das Modul ConSense Gefahrstoffmanagement mit Leben zu füllen. Es soll künftig das Handling mit gefährlichen Stoffen im Unternehmen regeln, sodass die Gesundheits- und Umweltschutzmaßnahmen in vorgeschriebener Weise befolgt werden. Alle im Unternehmen verwendeten Gefahrstoffe werden in dem Modul strukturiert erfasst, katalogisiert und verwaltet. Dabei lassen sich Einsatz- und Lagerort eines Gefahrstoffs sowie die Mengenbereiche hinterlegen. Eine automatische Archivierung der Einträge sorgt für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit.

Dominik Backert berichtet: „Früher haben wir unser Gefahrstoffmanagement über Excel-Listen betrieben. Das Modul bietet den Vorteil, dass alle Gefahrstoffe zentral an einem Ort erfasst werden. Wir haben auf alle Informationen direkten Zugriff und wissen so beispielsweise, wann ein Gefahrstoff freigegeben wurde. Unser Ziel ist es, in Zukunft aus dem System unsere Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen und weitere Unterlagen zu den Gefahrstoffen automatisiert zu erstellen, um viel Zeit zu sparen.“ Im nächsten Schritt soll das Managementsystem bei Weber dann durch das Modul Reklamationsmanagement ergänzt werden.

Hohe Akzeptanz des QM-Systems

Als Leiter des Qualitätsmanagements war Dominik Backert von Anfang an klar, dass der Erfolg des neuen IMS von der Akzeptanz der Belegschaft abhängig ist. Das heißt, für die Mitarbeitenden musste der Mehrwert schnell erkennbar sein. Diesen sieht der QM-Verantwortliche vor allem in der hohen Transparenz und dem schnellen Zugriff auf Informationen gegeben. So ist jede Person im Unternehmen nur noch den Dokumenten zugeordnet, die für die jeweilige Position relevant sind. Dabei haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, persönliche Favoriten – also die Unterlagen, die im Arbeitsalltag häufig benötigt werden – festzulegen, um einen noch schnelleren Zugang zu erhalten.

Der Zugriff erfolgt dabei immer auf die neueste, jeweils gültige Version. Es besteht also nicht die Gefahr, dass veraltete Dokumente genutzt werden. Zudem bietet das System eine Volltextsuche an, mit der man umgehend zu benötigten Dokumenten gelangt, auch wenn man deren exakte Bezeichnung einmal nicht parat hat. „Diese schätzen vor allem unsere Kolleginnen und Kollegen aus der Fertigung und Montage sehr“, erzählt Dominik Backert. Er ist überzeugt, dass sich der sorgfältige, strukturierte Aufbau, für den sich das Unternehmen Zeit genommen hat, bewährt hat.

Lebendiges Managementsystem

„Unser Konzept, alles neu aufzusetzen, war genau richtig: Jeder hier im Betrieb weiß, dass im System alles auf aktuellem Stand ist. Das hat ebenso zur Akzeptanz beigetragen wie die Tatsache, dass wir die Beschäftigten frühzeitig in das Projekt eingebunden und ihnen Selbstverantwortung übertragen haben. Das merke ich auch daran, dass immer wieder Anregungen in Bezug auf Optimierungen des Systems bei mir landen. Unterm Strich ist es uns gelungen, ein wirklich lebendiges Managementsystem aufzubauen, bei dem unsere Mitarbeitenden durch Verbesserungsvorschläge aktiv an der Gestaltung und Weiterentwicklung mitwirken. Genau das war unser Ziel“, so das Fazit von Dominik Backert.

Die Autorin Dr. Iris Bruns ist Mitglied der Geschäftsführung bei ConSense in Aachen.