PSIpenta/ERP PSIpenta/ERP im Einsatz für eine neue Prozess- und Datenqualität

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90.000 aktive Artikel, 40.000 Stücklisten und Fahrzeuge mit bis zu 3.500 Stücklistenpositionen: Wer mit Daten dieser Dimension zu tun hat, braucht gut durchdachte und sauber geführte Unternehmensprozesse. GHH Fahrzeuge führte aus diesem Grund PSIpenta/ERP samt Industrial Apps ein.

Bereits seit über 50 Jahren entwickelt und fertigt die GHH Fahrzeuge GmbH (GHH) aus Gelsenkirchen Sonderfahrzeuge für den untertägigen Berg- und Tunnelbau. Die Fahrlader, Muldenkipper und Berauber sind mit bis zu 60 Tonnen echte Schwergewichte. Dabei sind sie überall auf dem Globus im Einsatz, vor allem aber in Indien, Deutschland, Südafrika, Südamerika und in den USA. So verschieden die Berge in jedem Einsatzort sind, so unterschiedlich sind auch die Fahrzeuge. Jedes ist ein Unikat. So gibt es zwar Entsprechungen bei der Funktionalität und Leistungsklasse, der Rest ist aber exakt an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst, etwa an eine harte oder weiche Gesteinsart oder an die erforderlichen Höhen und Breiten.

Hohe Ansprüche an Prozesse und Datenhaltung

Als klassischer Assembly-Betrieb bildet GHH selbst nur eine geringe Fertigungstiefe ab. „Die Orchestrierung von Entwicklung, Steuerung der Zulieferer, Logistik und Montage stellt aber umso größere Ansprüche an unsere Prozesse und Datenhaltung“, erläutert Lars Barnewold, Head of Digital Operations & IT bei GHH. In beiden Bereichen wollte der Sonderfahrzeugbauer besser werden und zielte mit der Einführung von PSIpenta/ERP sowie den PSIpenta/Industrial Apps vor allem auf die Erhöhung der Datenqualität. Zu den wichtigsten Funktionen des ERP-Standardsystems zählt für Barnewold die Abbildung von wachsenden Stücklisten und das Vorsteuern von Komponenten – was angesichts von bis zu 3.500 Stücklistenpositionen pro Fahrzeug und Lieferzeiten von etwa 14 Monaten mehr als nachvollziehbar ist: „Die Funktionen des ERP-Systems ermöglichen es uns, mit der Bestellung, Produktion und Montage zu starten, während in der Entwicklung noch an Stellschrauben gedreht und Änderungen vorgenommen werden.“

PSIpenta/ERP: Mitarbeiter erfassen Informationen ohne Zeitversatz

Letztlich muss GHH alle für ein Fahrzeug benötigten Teile pünktlich und sauber gepackt am Montageplatz abstellen. Die Basis hierfür schaffen korrekt gepflegte Stück­listen sowie ein exakt geführtes und lückenlos im ERP-System abgebildetes Lager. Beide sind davon abhängig, dass man die Informationen sauber durchbucht. „Genau hier mussten wir besser werden. Gerade bei der Warenannahme und im Lager gab es im Zusammenspiel mit der Produktion noch viele Papierformulare und daraus resultierende Verzögerungen und Ungenauigkeiten im System. Ähnliches galt für den Versand“, beschreibt der IT-Leiter. Beispielsweise füllten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Lieferscheine händisch aus und übergaben sie erst nach einiger Zeit gesammelt an den Lagerinnendienst, der die Informationen folglich erst nachträglich ins System einbuchte. Insbesondere bei der manuellen Übertragung von Fertigungsnummern oder Warenannahmebelegen kam es recht häufig zu Fehlern. „Manchmal waren es Zahlendreher, oftmals war die Schrift verschmiert oder nicht lesbar“, so Barnewold.

Durch die Einführung der PSIpenta/­Industrial Apps hat das Unternehmen diese digitalen Lücken geschlossen. Mit Hilfe von Scannern erfassen die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter Wareneingänge ebenso wie Lagerbewegungen und Materialausbuchungen ohne Zeitversatz direkt im System. Dadurch sind Eingabefehler nahezu ausgeschlossen.

Hohe Akzeptanz durch exakt angepasste App-Dialoge

Die neue Daten- und Prozessqualität ist für den IT-Leiter nicht zuletzt mit der konsequenten Minimierung der Operationen in den Apps verbunden. Der Hintergrund: Prinzipiell können die Apps alle Standardoperationen aus dem PSIpenta/ERP-Client abbilden. Gleichzeitig eröffnen sie Anwenderunternehmen die Möglichkeit, die Funktionen beziehungsweise die an der Oberfläche sichtbaren Dialoge auf das Wesentliche herunterzubrechen.

„Indem wir die Apps reduziert oder exakt auf den jeweiligen physischen Prozess angepasst haben, konnten wir vielen Kollegen die Angst vor dem Umgang mit dem ERP-System nehmen. Von ihnen werden nur Informationen aus Prozessen gefordert, mit denen sie sich gut auskennen“, erläutert Barnewold. Gerade auch die Reaktionen von älteren und neuen Mitarbeitern zeigen, dass GHH damit den richtigen Weg eingeschlagen hat: Sie haben die neuen Prozesse sofort akzeptiert und positive Rückmeldungen gegeben.

Neues Zwischenlager erhöht Aussagefähigkeit des Systems

Die hohe Datentransparenz, die beschleunigten Prozesse sowie die gestiegene Aussagefähigkeit des Systems sind nicht zuletzt auch auf die Schaffung eines Produktions- beziehungsweise Zwischen­lagers in Zusammenspiel mit einer laufweg­optimierten Liste zurückzuführen. Ein Rückblick: Vor Einführung von PSIpenta/ERP wurde für die Produktion entnommenes Material einfach ausgebucht. Die Werker konnten hierdurch weder nachvollziehen, welches Material bereits an ihrem Arbeitsplatz sein müsste, noch wo dieses liegt. Hinzu kommt, dass auch die Fertigung nicht verbautes Material erst im Anschluss – also nach Fertigstellung eines Fahrzeugs – wieder ins System einbuchte.

Heute entnehmen die Lageristen das Material anhand der Stücklisten laufwege­optimiert aus dem Lager, buchen die Bauteile in das neue Produktionslager und drucken unmittelbar QR-Codes, um das Bauteil einem Fertigungsauftrag auch physisch zuordnen zu können. Erst die Fertigungsmitarbeiter können das Material endgültig ausbuchen. „Wir haben hierdurch eine weitere Auskunftsebene geschaffen, die für uns sehr wertvoll ist. So können wir beispielsweise bei dringenden Ersatzteilanfragen von Kunden – hier geht es schließlich immer um kritische Infrastrukturen – im Zweifel auf das Produktionslager zurückgreifen. Das war vorher nicht möglich, da wir immer erst am Ende eines Projektes wussten, was in einem Fahrzeug verbaut wurde“, beschreibt Barnewold.

Mehr Mitarbeiter ins ERP-System einbinden mit PSIpenta/ERP

Für Lars Barnewold sind es vor allem drei Vorteile, von denen GHH nach der digitalen Einbindung der mobilen Prozesse ganz besonders profitiert: eine massiv erhöhte Datenqualität, die Abrufbarkeit von deutlich mehr Informationen sowie die Einbindung von mehr Personen ins ERP-System: „Damit steigt einerseits ihre Verantwortung, Daten sauber ins System zu übertragen, aber gleichzeitig auch ihr Verständnis dafür, dass und wie sie konkret zum Informationsgehalt beitragen. Überall dort, wo nach den wenigen Monaten schon Früchte zu sehen sind, ist das Team aufgrund der Nähe zum System sehr stolz.“

Vor diesem Hintergrund hat GHH bereits Pläne für die nächsten Jahre geschmiedet. Ganz oben auf der To-do-Liste steht die weitere Annäherung an den Standard. „In diesen Prozessen steckt viel Know-how und Erfahrung, und wir sind davon überzeugt, dass wir hierdurch noch mehr Potenziale heben werden“, betont Barnewold.

Der Autor Frank Harting ist Account Manager bei PSI Automotive & Industry.