Personalwirtschaftssystem: Mehr digitale Transparenz in der Prozessindustrie

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Meist sorgen Engagement, Kreativität und Qualifikation dafür, dass Unternehmen ihre Ziele erreichen. Allerdings bleibt es eine Herausforderung, stets die geeigneten Mitarbeiter an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit und in ausreichender Zahl einzusetzen. Wie gelingt der Schritt weg von Tabellenkalkulation und Zettelwirtschaft?

Personalwirtschaftssystem als Lösung: Personaleinsatzplanung könnten Führungskräfte in sehr kleinen Unternehmen noch als spannende Knobelei ansehen. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl und personenbezogener Spezialisierung entsteht jedoch ein hochkomplexes Spannungsfeld: Örtliche und zeitliche Faktoren müssen wie Puzzlestücke zur jeweiligen Qualifikation und Anforderung passen; rechtliche und tarifliche Vorgaben zu individuellen Regelungen aus dem Arbeitsvertrag der einzelnen Fachkraft.

Vor allem bei der kurzfristigen Planung und Umschichtung von speziell geschulten Mitarbeitern wird es schwer: Wenn morgens ein Staplerfahrer wegen Krankheit nicht erscheint, muss schnell ein einsatzfähiger Kollege gefunden werden, der ebenfalls einen Staplerschein hat – mitunter muss dieser aus anderen Bereichen abgezogen und wiederum ersetzt werden, bis alle Lücken wieder geschlossen sind.

Papierarbeit in der Prozessindustrie

Für die komplizierte Personaleinsatzplanung setzt ein Hersteller von selbstklebenden Folien, reflektierenden Materialien und Klebebandsystemen inzwischen auf eine SAP-integrierte IT-Lösung. Allein im Stammwerk arbeiten über 800 Produktionsmitarbeiter in verschiedenen Schichtsystemen, deren Einsatzplanung durch die Vielzahl an Maschinen und unterschiedlichsten Produktionsschritten eine tägliche Herausforderung ist.

Bis Ende 2020 wurde die Personaleinsatzplanung noch mit Papier und Excel durchgeführt. Werker füllten Formulare für Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten aus und reichten sie zur Genehmigung beim Produktionsleiter ein. Dieser übertrug die Abwesenheiten in Excel-Tabellen und leitete sie dann zur Abrechnung an die Personalabteilung weiter. Das Resultat waren Mehrfacherfassungen, viel manuelle Datenpflege und das damit einhergehende Risiko falscher, unvollständiger oder veralteter Informationen. Diese mangelnde Transparenz machte es schwer, Personalüber- und -unterdeckungen in den verschiedenen Produktionsbereichen zu erkennen. Die für die Personaleinsatzplanung zuständigen Bereichs- und Schichtleiter in der Konfektionierung beispielsweise haben große Belegungspläne für die Maschinen auf Papierbögen an die Wand gehängt und dort festgehalten, wer wann wo arbeitet. Allein von den 120 Mitarbeitern dieses Produktionsbereichs erreichten sie täglich rund zehn Krankmeldungen und weitere Gründe für Umplanungen. In diesem System mit vielen Abhängigkeiten und ohne IT-Unterstützung war es bereits mühsam, Urlaube zu genehmigen – und zugleich alle Maschinen richtig zu besetzen. Doch besonders unerwartete Abwesenheiten erschwerten die Einsatzplanung zusätzlich. Denn die Produktion läuft rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche, teilweise mit Maschinen, die vor dem Abstellen mehrere Stunden gereinigt werden müssen. Sie lassen sich also nicht spontan stoppen, wenn ein Maschinenführer für die anstehende Nachtschicht kurzfristig ausfällt.

Der Produktionsleiter beschreibt das Problem: „Wenn solche Maschinen abgeschaltet werden, müssen wir rechtzeitig vorbereitet sein. Plötzliche Abwesenheiten, die wir nicht direkt auffangen können, sind fatal. Darum ist es für uns wichtig zu sehen, wer wo eingeplant ist, welche Auswirkungen seine Abwesenheit hätte – und natürlich: wer einspringen könnte. Um schnell Kollegen mit der richtigen Qualifikation zu finden, mussten wir uns aber bislang allein auf Karteikarten und das Erfahrungswissen der Schicht- und Bereichsleiter verlassen.“

Die richtige Software für die Produktion schaffen

Im Unternehmen war man überzeugt davon, dass sich diese Komplexität nur per Personalwirtschaftssystem in den Griff bekommen lässt. Bei der anstehenden Einführung von SAP ERP, wollte man prüfen, inwieweit die Bordmittel des SAP-Systems geeignet sind. Man führte zunächst mit Unterstützung des SAP-Partners T.Con das Personalwirtschaftssystem SAP HCM ein. Im HR-Bereich war damit der Abschied aus der Papierwelt weitgehend vollzogen.

In der Produktion jedoch mussten die Daten weiterhin per Hand eingetragen werden – denn dem SAP-System fehlen Werkzeuge, die solch eine komplexe Einsatzplanung abdecken können. Gemeinsam mit der Firma T.Con entwickelte das Unternehmen deren SAP-integriertes Workforce Management weiter. Dabei zeigte sich, wie wichtig eine flexible Visualisierung ist: „Sämtliche Informationen sind zentral in SAP versammelt. Unsere Schichtpläne, die An- und Abwesenheiten sowie die Mitarbeiterzuordnungen zu den Maschinen – all das bilden wir jetzt über Workforce Management ab“, erläutert der Produktionsleiter.

In der täglichen Praxis bestimmt die Perspektive der Maschinen, also der Bedarfsverursacher, den Fokus: Auf einem Zeitstrahl ist zu erkennen, in welcher Reihenfolge eine Maschine von wem bedient wird. Mit einem Blick wird klar, ob es an einer Anlage, die eigentlich durchlaufen soll, in drei Wochen zu Unterbesetzungen kommen könnte. Geplante und ungeplante Abwesenheiten können damit kaum noch die Produktion beeinträchtigen und sie verursachen deutlich weniger Aufwand für die Leitung.

Systemweite Transparenz durch Personalwirtschaftssystem

Dazu trägt auch bei, dass die Schichtleiter nun auf belegungsrelevante Daten aus der Personalabteilung zugreifen und für ihre Planung nutzen können. Der Clou vom Personalwirtschaftssystem ist die grafische Benutzeroberfläche: Per Drag-&-drop organisiert der Schichtleiter die Maschinenbelegung – was dank der HCM-Synchronisation systemweit geschieht und alle gebuchten Abwesenheiten berücksichtigt. Damit lässt sich die Stammbelegung komfortabel verwalten und verfügbare Springer lassen sich bereichsübergreifend einsetzen.

Vereinfachte Prozesse brachte die Einführung auch für die Werker. Über in der Halle verteilte Terminals nutzen sie intuitive Self Services. Sie können die Zahl verbliebener Urlaubstage einsehen, Urlaubsanträge stellen und Umschichtungen beantragen. Der Produktionsleiter kommentiert: „Die integrierten Workflows sorgen für standardisierte Freigabeprozesse – und wir sparen viel Zeit und Kosten, weil die Papierarbeit entfällt und wir nicht mehrere Systeme miteinander abgleichen müssen.“

Die Autorin Saskia Berl ist Product-Ownerin WFM bei T.Con.