Instandhaltung: Wie ein Anbieter für WC-Reinigung seinen Service vollständig digitalisiert

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Das Schweizer Unternehmen Restclean hat mit seinem patentierten Reinigungsverfahren für WC- und Spülanlagen schon so manches stille Örtchen gerettet. Bereits seit 2014 setzt das Unternehmen bei der Auftragsabwicklung auf ein dynamisches ERP- und CRM-System. Nun galt es, eine zusätzliche mobile Lösung zu finden, in der der gesamte papierbasierte Servicerapport abgebildet werden kann. Für welche Software sich der Dienstleister entschied, lesen Sie hier.

Mit ihrem patentierten innovativen Reinigungsverfahren gehört Restclean zu den führenden Spezialserviceanbietern der Schweiz Spül- und Ablaufsysteme. Das Unternehmen mit Sitz im aargauischen Oberlunkhofen hat eine patentierte Reinigungsapparatur inklusive passendem Reinigungsmittel mit Abrasivzusatz entwickelt. Dieses wird mobil vor Ort durch Servicetechniker angewendet. Für die Kunden bedeutet das eine regelmäßige hygienische Reinigung von Kalk und Rückständen sowie die Versetzung in den Neuzustand. Toilettenanlagen können auf diese Weise deutlich länger betrieben werden.

60.000 WC-Anlagen erfolgreich behandelt

Diese umweltschonende Dienstleistung lohnt sich nicht nur bei größeren Anlagen. Schon beim Betrieb einer einzigen Toilette, so der Anbieter, ist der Einsatz des Verfahrens sinnvoll. Das Marktpotential ist damit riesig, denn mögliche Kunden sind Verwaltungen, Unternehmen, Hausverwaltungen, Kanzleien und Organisationen des Gesundheitswesens. So wurden seit dem Start im Jahre 2011 bis heute rund 60.000 WC-Anlagen erfolgreich behandelt. Bereits früh hat das Unternehmen auf ein dynamisches ERP- und CRM-System gesetzt und im Jahre 2014 Steps als Softwarelösung eingeführt. Dabei war das mittelfristige Ziel, täglich bis zu 500 Aufträge im Innendienst abzubilden und etwa 50-100 Servicetechniker per Routenplaner zu den jeweiligen Kunden zu steuern. Vor Ort sollte nicht nur ein mobiler Datenzugriff ermöglicht werden. Für jeden Auftrag sollte auch die gesamte Objekthistorie bzw. die Servicegeschichte einer Toilette verfügbar sein. Insbesondere auch für die Servicetechniker vor Ort musste eine einfache und praktikable Bedienbarkeit gewährleistet werden.

Seit jeher wird dieses EDV-System erweitert, um das rasante Wachstum ohne große administrative Personalaufstockungen bewältigen zu können. Auch der neu lancierte Webshop wird durch Steps gesteuert.

Als letzter Meilenstein galt es nun, den papierbasierten Servicerapport in einer mobilen Lösung abzubilden. Eine flexible Serviceapplikation musste gefunden werden, die den End-to-End Prozess digital abbildet und damit effizient unterstützt. Sie sollte für zusätzliche Module Schnittstellen bieten und im Hinblick auf weiteres Wachstum skalierbar sein.

Service digitalisiert von der Kundenanfrage bis zur Rechnung

Restclean entschied sich für das ERP-System Steps Business Solution von Step Ahead, welches durch die mobile Lösung Insight Control Panel von Rodias ergänzt wurde. In Kombination gewährleisten die beiden integrierten Plattformen die durchgängige digitale Abwicklung des Gesamtprozesses, angefangen von der Kundenanfrage, über die Vorbereitung der notwendigen Gebrauchsgegenstände im Lager und Steuerung der Servicetechniker bis hin zur Rechnungserstellung und Richten der Fahrzeuge nach Dienstende. Hierbei steht der Service für den Kunden im Zentrum. So werden schon bei einer telefonischen Kontaktaufnahme durch einen Kunden sämtliche Servicedaten pro Toilette angezeigt. Alle für einen Arbeitstag anfallenden Aufträge werden den Servicefahrzeugen zugeordnet. Vorab werden die benötigten Arbeitsmittel sowie etwaige Ersatzteile im Lager vorbereitet. Die integrierte Routenplanung zeigt den Servicetechnikern jeweils den Weg zu ihrem nächsten Einsatz. Vor Ort sehen sie dank der App des Insight Control Panels sämtliche verfügbare Servicedaten sowie notwendige Ersatzteile pro Toilette. Jeder Servicemitarbeiter hat damit die Möglichkeit, sich vor einem Einsatz über die verbauten Toiletten zu informieren und eventuell notwendige Spezialteile einzupacken.

Der Clou: bereits im Vorfeld sind alle benötigten Ersatzteile und Servicematerialien auf dem Serviceauftrag elektronisch erfasst und für das Servicepersonal sofort abrufbar. Der Kunde muss den Auftrag abschließend lediglich digital bestätigen. Dabei erhält er umgehend volle Transparenz über die erbrachte Leistung sowie die entstandenen Kosten. Gleich nach Beendigung des Serviceeinsatzes wird das Dokument in die Disposition geschickt. Das löst eine Vorkommissionierung der im Fahrzeug entnommenen Materialien aus ebenso wie die automatisierte Rechnungsstellung.

Fazit

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses und die mobile Servicesteuerung ist Restclean in der Abarbeitung deutlich effizienter und vor allem kundenorientierter.

„Mit der mobilen Servicelösung von Rodias vereinen wir alle administrativen Prozessschritte des Serviceeinsatzes in einer App und schaffen gleichzeitig volle Transparenz für unsere Kunden und Servicetechniker. Angefangen von der integrierten Routenplanung über die Materialwirtschaft bis hin zur vollautomatisierten Abrechnung mit Fotodokumentation. Vor dem Rückimport in unser ERP-System werden die Daten über vordefinierte Fehlerprüfungen kontrolliert, was zu einer hohen Datenqualität in der Abrechnung führt und damit Kundenrückfragen eliminiert., erklärt Restclean-Geschäftsführer Roger Mäder. Das Unternehmen ist somit sehr gut für weiteres Wachstum gewappnet.

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