Anlagenbau ERP-System: Geschärfter Blick auf die Prozesse

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Die Heinz Berger Maschinenfabrik entwickelt automatisierte und vernetzte Schleif- und Polieranlagen für die Bearbeitung hochwertiger Werkstücke. Mit dem durchgängigen ERP-System ams.erp konnte der Hersteller die Transparenz in den Geschäftsprozessen deutlich verbessern.

Die Heinz Berger Maschinenfabrik GmbH & Co. KG ist international führend auf dem Gebiet der Schleif- und Poliertechnik. Die Anlagen der Wuppertaler sind auf die präzise Bearbeitung hochwertiger Werkstücke wie Schneidwaren, Handwerkzeuge und chirurgische Erzeugnisse ausgerichtet. Seit den 1970er Jahren gehören Maschinen mit automatischer Werkstückzuführung zum Produktportfolio, in den letzten Jahren kamen die weitreichende maschineninterne Vernetzung und die Integration moderner Robotertechnologie hinzu.

Um den Nutzern der Anlagen künftig auch digitale Servicekonzepte wie Predictive Maintenance anbieten zu können, wurden betriebsorganisatorisch die notwendigen Voraussetzungen geschaffen. Es wurde eine moderne Software-Landschaft implementiert, deren Kernelement das Multiprojektmanagement-System ams.erp bildet. Seit Ende 2017 steuert die Software die Geschäftsprozesse durchgängig.

Mangelnde Unterstützung bei der Projektabwicklung

Einen großen Anteil an dieser Entscheidung hatte Jens Neumann, der 2013 nach dem Studium des Maschinenbaus als stellvertretender Betriebsleiter zu Heinz Berger kam. Er erkannte recht bald, dass das damals eingesetzte ERP-Systems zu wenig Unterstützung für die tägliche Projektabwicklung bot. Die Software war zu sehr auf die Serienfertigung ausgelegt und zudem nie richtig implementiert worden, weswegen sie keine große Akzeptanz in der Belegschaft besaß. Informationen zu beschaffen war stets mit großem, meist manuellem Aufwand verbunden. Zudem fehlte es an Aktualität und Detailtiefe, weil unter anderem die Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung über abgekoppelte Systeme erfolgte. „Es bestand keine Möglichkeit, sich rasch einen Überblick über den Status quo zu verschaffen“, berichtet Jens Neumann.

Suche nach einem neuen ERP-System

Mit dieser Erkenntnis sondierte er den ERP-Markt nach besseren Optionen. Fest stand von Beginn an, dass die neue Software auf die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten sein musste, da im Prinzip jede Anlage kundenindividuelle Eigenheiten aufweist. „Im Segment der Unikatfertigung reduziert sich die Zahl der relevanten Anbieter recht schnell“, stellte Jens Neumann fest, der inzwischen die Rolle des ERP-Projektleiters bekleidete. Zu diesen Anbietern gehörte die ams.Solution AG, die neben zwei weiteren Kandidaten zu ausführlichen Präsentationen eingeladen wurde. Bei diesen waren auch die Key User aus verschiedenen Abteilungen zugegen, die ihre jeweiligen Anforderungen zuvor in einem Lastenheft zusammengetragen hatten und dieses mit den System-Funktionalitäten abglichen. Dabei erreichte ams.erp in Summe die höchste Punktzahl.

Effizientes ESG-Reporting

ERP-Anbieter AMS.Solution optimiert CO2-Datenerfassung

Um bei der Auswahl ganz sicher zu gehen, zogen die Verantwortlichen die unabhängige ERP-Beratungsfirma UBK hinzu. „Wir wollten bewusst den Blick von außen aufnehmen, um größtmögliche Objektivität bei der Bewertung unserer teilweise eingeschliffenen Abläufe zu erreichen“, sagt Jens Neumann, der sich aber wohl auch ohne die Bestätigung der externen Experten für ams.erp entschieden hätte. Denn die Software brachte alle für einen Einzelfertiger relevanten Funktionalitäten im Standard mit. „Wir wollten weit mehr als das reine Einstempeln auf einen Montage-Arbeitsgang. Vielmehr sollte uns die Software bei der Abwicklung voneinander abhängiger Arbeitsgänge unterstützen, mit sich verändernden Produktstrukturen im Projekt umgehen können und eine exakte mitlaufende Kalkulation bieten“, bekräftigt der ERP-Projektleiter.

Software-Standard nicht verlassen

Den großen Vorteil von ams.erp sieht er darin, dass dafür keinerlei Anpassungen notwendig waren. Die Verantwortlichen bei Heinz Berger hatten die Absicht, den Software-Standard nicht zu verlassen, weil sie davon ausgingen, dass der ERP-Anbieter die Prozesse aus Gründen der besten Praktikabilität auf diese bestimmte Weise definiert hat. Natürlich mussten in diesem Zuge einzelne gewachsene Abläufe aufgeben werden. Das Verständnis für die neuen Strukturen wuchs jedoch schnell, als die Mitarbeitenden erkannten, dass einzelne Änderungen in ihren Bereichen weitreichende positive Konsequenzen im weiteren Prozessverlauf mit sich brachten. Jens Neumann nennt ein Beispiel: „Die Lageristen wissen aus dem System, wenn eine Bestellung getätigt wurde. Weil diese Bestellung direkt mit dem dazugehörigen Auftrag verknüpft ist, ergibt sich sofort, was mit bestimmten Bau- oder Bestellteilen zu geschehen hat. Das Ergebnis: Die zuvor häufigen Anrufe mit Rückfragen entfallen.“

Der Gesamtprozess startet damit, dass der Vertrieb die Angebote in ams.erp erstellt und diese bei erfolgreichem Abschluss automatisch in Aufträge gewandelt werden. Aufgrund der Tatsache, dass bei Auftragseingang die letztliche Ausprägung der Anlagen – wie in der Einzelfertigung üblich – fast nie bekannt ist, wird ein großer Teil der konstruktiven Tätigkeiten erst nach und nach über das PDM-System an das ERP-System übertragen. Die Flexibilität, in dieser Weise vorgehen zu können, wird unter anderem über die Funktionalität der „wachsenden Stückliste“ erreicht, die versionssicher alle Änderungen abbildet, welche sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da das System die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung.

Transparenz in der Projektabwicklung

Ebenso besteht vollständige Transparenz hinsichtlich der Projektkostenentwicklung. Im Zusammenspiel mit der integrierten Personal- und Auftragszeiterfassung, die bei Heinz Berger die alten Insellösungen ersetzt hat, bringt ams.erp sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit – unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Kostenseitige Fehlentwicklungen, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, werden frühzeitig erkannt.

Abseits dessen ist Jens Neumann angetan von der Flexibilität bei der generellen Bereitstellung von Informationen: „Berichte über Crystal Reports anzufertigen, ist sicher auch mit anderen Systemen möglich. Die Zusatzfunktionen und Optionen zur Erstellung von Workflows und Dashboards hingegen, die unser ERP-System bietet, sind ein echtes Alleinstellungsmerkmal.“ Der Bedarf an nützlichen Informationen ist im Unternehmen derart hoch, dass inzwischen ein eigener Mitarbeiter aus der Betriebsentwicklung mit der Erstellung weiterer Dashboards betraut wurde. Diese können über jeden Webbrowser aufgerufen werden.

Positive Bewertung des Systems

Insgesamt bewertet der ERP-Projektleiter die Arbeit mit dem System äußerst positiv. Er nennt das Beispiel der Arbeitsvorbereitung, wo ams.erp mit seiner Materialdisposition und der integrierten Unterdeckungsprüfung überzeugt. Dank ihr wird automatisch ein Bestellvorschlag angelegt, sobald der Saldo in der Materialdisposition am Ende eines bestimmten Betrachtungszeitraums den erforderlichen Mindestbestand unterschreitet. Großes Potenzial zur Ablaufbeschleunigung sieht Jens Neumann zudem in der Nutzung der webbasierten Konfigurationsplattform ams.flex, über die sich ohne Programmierkenntnisse betriebssystemunabhängige, standardisierte Business-Apps für individuelle Geschäftsprozesse erstellen lassen. Die universelle Programmierschnittstelle ams.erp API sorgt in diesem Kontext für den sicheren Zugriff auf das ERP-System. Dasselbe Interface spielt in den Planungen des Projektleiters eine wichtige Rolle dabei, die Sensorik der eigenen Maschinen an die ERP-Software anzubinden und den Kunden damit künftig eine digital basierte „vorausschauende Wartung“ anbieten zu können. 

Guido Piech ist Fachredakteur bei ams.Solution.