ERP-System einführen und immer auf dem neuesten Stand sein

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ERP-System einführen: Auch für kleinere Fertigungsbetriebe sind ERP-Systeme unverzichtbar für eine effiziente Projektabwicklung. Damit diese den größtmöglichen Nutzen aus der Software ziehen können, sollte der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Administration und die Modernisierung überschaubar bleiben. Daher hat sich die Otto Gruber GmbH für die Multiprojektmanagement-Software ams.erp entschieden, mit der sie seit 2022 einen unternehmensweiten Datenfluss etablieren konnte.

Die Maschinenbau Otto Gruber GmbH in Saalfeld besitzt durch den Bau qualitativ hochwertiger Heuladewagen, Dungstreuer und Aufbauladewagen überregionale Bekanntheit. Die Besonderheit der Fahrzeuge besteht in der Eignung für den Einsatz in alpinen Hang- und Steillagen. Der Betrieb mit rund 40 Mitarbeitern liefert jährlich zwischen 200 und 300 Maschinen aus und zählt zu den letzten beiden von ehemals fast 20 österreichischen Herstellern in diesem Segment.

Um die Wettbewerbsposition langfristig zu festigen, legen die Geschäftsführer Heidi Lainer und Andreas Schweiger großen Wert auf eine effiziente Auftragsabwicklung. Mit dem 2010 eingeführten ERP-System war dies immer schwerer gefallen, bevor die bereits zehn Jahre alte Version der Software vom Anbieter abgekündigt wurde. Andreas Schweiger gibt sich selbstkritisch, zu lange keine Aktualisierungen vorgenommen zu haben. Der Grund war jedoch, dass der Aufwand – auch infolge vieler Anpassungen – immer schnell Projektstatus erreichte. Bis zu dem Punkt, an dem der unabwendbare Wechsel auf die neueste Version preislich einer Neueinführung gleichgekommen wäre.

Diesen Umstand nahm der Geschäftsführer zum Anlass, den Markt nach einem passenderen System zu sondieren, das alle benötigten Funktionalitäten im Standard mitbrachte. Es sollte zudem die Möglichkeit bieten, die Definition von Workflows oder geringfügige Änderungen in Eigenregie durchführen zu können. Fündig wurden die Verantwortlichen bei der ams.erp Solution GmbH, der Tochter von ams.Solution in Österreich.

ERP-System einführen: Anwenderfreundlichkeit als wichtiges Kriterium

Vor allem das zeitgemäße Erscheinungsbild des Systems weckte ihr Interesse. Im Rahmen von Referenzbesuchen bestätigte sich der anfängliche Eindruck. „Auch im Praxisbetrieb zeigte ams.erp im Vergleich zu anderen Programmen mehr Modernität. Die Darstellung in Tabellenform hebt sich deutlich von der klassischen ERP-Formularlogik ab. Auch die umfassenden Such- und Filterfunktionen gefielen uns auf Anhieb“, erinnert sich Franz Gensbichler, ERP-Projektleiter bei Otto Gruber. 

Für Geschäftsführer Andreas Schweiger spielt die Anwenderfreundlichkeit mit Blick auf die Nutzerakzeptanz eine entscheidende Rolle. Über die unterschiedlichen Darstellungsoptionen, die individuelle Anpassbarkeit der Arbeitsbereiche und die Möglichkeit, schnell zwischen Ansichten wechseln zu können, seien die Mitarbeiter in der Tat schnell mit dem System vertraut gewesen.

Prozesslandschaft im Standard abbilden

Das Ziel, die gesamte Prozesslandschaft vollständig im Standard und ohne zusätzliche Programmierung abzubilden, konnte umgesetzt werden. Dadurch steht kontinuierlichen Release-Wechseln nichts mehr im Wege, und die Anwender profitieren von allen neuen Funktionalitäten. Zudem können die Insellösungen und Parallelsysteme, die sich infolge der zuvor eingeschränkten ERP-Prozesse etabliert hatten, sukzessive eliminiert werden.

Dass die neue Software so gut passt, liegt an ihrem Zuschnitt auf die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung. Denn alle Maschinen der Otto Gruber sind individuell. Ähnlich wie bei PKW bestehen vielfältige Konfigurationsoptionen, etwa hinsichtlich der Fahrzeugmaße, des Fassungsvermögens oder der Anzahl der Achsen. Obwohl es das Ziel ist, möglichst viele Bauteile zu standardisieren, gibt es fast immer einen Anteil an Sonderkomponenten, die ERP-seitig Flexibilität hinsichtlich der Modifizierbarkeit der Stücklisten im laufenden Fertigungsprozess erfordern.

Diese Flexibilität bringt ams.erp dank der Funktionalität der wachsenden Stückliste und der Möglichkeit des Arbeitens mit und ohne Artikelnummern mit. Was den großen Anteil der Standardkomponenten betrifft, soll der verfügbare Produktkonfigurator die Konfiguration künftig so weit wie möglich automatisieren. Das Tool hatte die beiden Entscheidungsträger durch seine Funktionsweise und die Benutzerfreundlichkeit überzeugt.

ERP-System einführen bringt die volle Kostentransparenz

Eine Grundanforderung an das neue System waren umfangreiche Kalkulationsmöglichkeiten. Andreas Schweiger wünschte sich eine Software, „die sämtliche Produktions-, Material- und Personalkosten bis zum letzten Artikel und zur letzten Baugruppe berücksichtigt und zudem die Baugruppen aufsplittet“. Auch bei der Verfolgung der laufenden Kosten hinterließ ams.erp den besten Eindruck. Für die angestrebte, übergreifende Datendurchgängigkeit kommt das Finanzmodul ams.finance zum Einsatz, das die Buchhaltung mit seinen im Hintergrund laufenden Automatismen bereits an vielen Punkten entlastet. 

Nachdem die Abläufe rund um die Kontierung einwandfrei laufen, ist geplant, künftig auch weiterführende Analysen zu erstellen. Hierfür bietet die tiefe Integration von ERP- und Fibu-Software laut dem Firmenchef eine Menge Potenzial. Ebenso fest eingeplant ist die Anbindung der CAD-Software SolidWorks.

Sukzessive Einführung der Features

Für solche und ähnliche Überlegungen lassen sich der Geschäftsführer und der ERP-Projektleiter ausreichend Zeit. „Wir schätzen es, sukzessive vorgehen zu können, angefangen mit dem Lager- und dem Auftragsmanagement. Sobald diese reibungslos funktionieren, gehen wir die nächsten Schritte an, weil wir wissen, dass die Gesamtabwicklung mit jedem integrierten Teilbereich besser läuft“, erklärt Franz Gensbichler. 

Besser laufen heißt für Andreas Schweiger, dass sich der interne Prüfaufwand dank der automatisierten Abläufe insgesamt reduziert, wenn manuelle Überträge und aufwendige Doppeleinträge obsolet werden. Dadurch werden vor allem zusätzliche Personalressourcen frei.

Die Mitarbeiter registrieren die positiven Effekte in ihrer täglichen Arbeit und sind zumeist in der Lage, die Software nach entsprechender Unterweisung durch die Projektverantwortlichen zu bedienen. Aufwendige Anbieterschulungen sind daher nicht notwendig. Die Bedienungsfreundlichkeit kommt auch Franz Gensbichler zugute, der sich in den Umgang mit dem SQL-Server schnell eingearbeitet hat und jetzt weiß, wie er mit der Datenbank Reports und Dashboards erstellen kann.

Releasewechsel als Chance

Besser geworden ist das Unternehmen definitiv hinsichtlich der Kapazitätsplanung, die zuvor provisorisch über eine externe Software erfolgte. Alle Projektbeteiligten sind nun jederzeit darüber informiert, zu welchem Termin einzelne Maschinen eingeplant sind. Sollten fehlende Teile oder die Verfügbarkeit der Mitarbeiter die Fertigung absehbar beeinträchtigen, können Projekte verschoben werden. Speziell der Vertrieb, der bis zur Maschinenübergabe den Kontakt zu Kunden hält, profitiert von den exakten Zeitangaben, die über visualisierte Dashboards bereitgestellt werden.

Die eigenständige Erstellung von Reports und Dashboards zeigt, dass sich mit dem System vieles selbst erledigen lässt. Und auch Release-Wechsel haben ihren Schrecken verloren. Hatte sich Andreas Schweiger früher gegen Aktualisierungen entschieden, weil er mehrtägige Ausfälle fürchtete, stellt sich die Situation heute ganz anders dar. „Von den letzten Updates, die meist nach einem Tag erledigt waren, haben die Nutzer kaum etwas mitbekommen. Sie konnten einfach weiterarbeiten – mit erweiterter Funktionalität“, so der Geschäftsführer. 

Der Autor Guido Piech ist PR-Redakteur bei der ams.Solution AG.