Übergreifendes Controlling im Unternehmen ERP-Implementierung: Präzises Prozessprofil für besseren Durchblick

Anbieter zum Thema

ams.Solution AG

PSI Software SE | Business Unit Discrete Manufacturing

BE-terna GmbH

IGZ Ingenieurgesellschaft für logistische Informationssysteme mbH

Um ihr schnelles Wachstum zielgerichtet steuern zu können, wagte die Schirmer Maschinen GmbH 2020 eine ERP-Implementierung, ohne die die positive Entwicklung der vergangenen Jahre nach Meinung der Firmenverantwortlichen nicht möglich gewesen wäre.

Im Zeitraum von 2020 bis 2022, in der Hochphase der damaligen Corona-Einschränkungen, konnte der in Verl ansässige Spezialist für maßgeschneiderte Bearbeitungslinien für Fenster- und Türenprofile die Belegschaft von 170 auf 240 vergrößern. Gleichzeitig wurden die Produktionskapazitäten durch die Eröffnung von zwei neuen Werken aufgestockt. Entscheidenden Einfluss auf diese positive Entwicklung hatte das im Herbst 2020 eingeführte ERP-System. Seitdem steuert das auf die Erfordernisse der Losgröße 1+ zugeschnittene Multiprojektmanagement-System AMS.erp die Prozesse des Mittelständlers unternehmensweit.

Kompletter Strukturwandel im Unternehmen

Nachdem zuvor diverse Anläufe unternommen worden waren, eine integrierte ERP-Architektur zu etablieren, widmete sich Ludger Martinschledde nach seinem Eintritt in die Geschäftsführung 2019 dem Vorhaben mit einem neuen Team abermals. Zwei Grundbedingungen musste das System erfüllen: Zum einen sollte es im Standard sämtliche Funktionalitäten mitbringen, mit denen sich die konstruktions- und produktionsbedingten Besonderheiten der Losgröße 1+ abbilden lassen.

Zum anderen wurde ein Software- und Beratungspartner gesucht, der sich nicht nur in prozesstechnischen Fragen der Unikat- und Variantenfertigung bestens auskennt, sondern auch die kaufmännischen Abläufe zukunftsfähig gestalten sollte. Diesen fand man in der AMS.Solution AG. Der ERP-Projektleiter Lars-Erik Bischoff bringt es auf den Punkt: „Gemeinsam mit den AMS-Beratern loteten wir aus, wie wir AMS.erp aufsetzen mussten, damit es uns nicht nur für die nächsten beiden, sondern für die kommenden 15 Jahre voranbringt. Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.“

Etablierung eines übergreifenden Controllings durch ERP-Implementierung

Wie wichtig das betriebswirtschaftliche Verständnis der AMS-Consultants war, zeigt sich etwa im Bereich Kosten- und Leistungsrechnung. Da bei Schirmer vor 2020 weder Kostenstellen noch Kostenarten existierten, lag während der projektvorgeschalteten Geschäftsprozessmodellierung ein Hauptaugenmerk auf der gemeinsamen Definition der diesbezüglich benötigten Kriterien und Kategorien. Ohne die Expertise der Berater wäre die Umsetzung dieser Punkte laut Lars-Erik Bischoff ebenso wenig möglich gewesen wie die Etablierung eines übergreifenden Controllings. Negativbestände und eine generelle Unsicherheit hinsichtlich Materialverfügbarkeiten, beides zuvor an der Tagesordnung, sind nun Vergangenheit.

AMS.erp bot innerhalb seines Standards die notwendige Flexibilität, die Prozesslandschaft im Sinne von Schirmer zu modellieren. Einige bewährte Abläufe wurden beibehalten, viele jedoch wurden entweder modernisiert oder sogar komplett neu aufgesetzt. „Wir haben heute eine erheblich höhere Anzahl an Prozessen softwareseitig abgebildet als zuvor“, sagt dazu Lars-Erik Bischoff. Selbst der Vertrieb sei eingebunden worden, was erstaunlich sei, weil zuvor kaum jemand geglaubt habe, dass bei Schirmer Angebote einmal aus dem ERP-System heraus anstatt mit Word erstellt werden würden.

„Einen Tag, um die relevanten Daten zu ermitteln“

War die Definition übergreifender Abläufe per se ein entscheidender Schritt, gewann sie vor dem Hintergrund der zeitweisen Rohstoffknappheiten und Lieferengpässe nochmals an Bedeutung. Bemerkenswert findet der ERP-Verantwortliche dabei die Geschwindigkeit, mit der etwa eine direkte Vorgabe des Gesellschafterkonzerns Beckhoff umgesetzt werden konnte, nach der stets eine definierte Menge unterschiedlicher Materialien und Teile vorrätig zu halten war: „Wir brauchten exakt einen Tag, um die relevanten Daten zu ermitteln, zu bündeln und die entsprechenden Bestellungen zu platzieren“, berichtet Lars-Erik Bischoff und fügt hinzu, dass dies mit der alten Systemlandschaft nicht ansatzweise denkbar gewesen wäre.

Software-Standard liefert den passenden Rahmen

Die verbesserte Übersicht über die Material- und Lagerbestände hat dazu geführt, dass inzwischen regelmäßig samstags gearbeitet werden kann. Dies war aufgrund voller Auftragsbücher gewollt und auch erforderlich. Während Wochenendarbeit früher oftmals durch fehlendes Material verhindert wurde, nutzen die Vorarbeiter der einzelnen Bereiche inzwischen die Fehlteileprüfung der Stücklisten und entscheiden auf Basis der ERP-Daten, ob es sich lohnt, Samstagsschichten einzulegen. Darüber hinaus ist Schirmer erstmals in der Lage, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. „Die Werker in der Sägerei oder in der Fräsabteilung müssen nicht mehr auf das Signal der Arbeitsvorbereitung warten, um ein Projekt zu starten und vorzuarbeiten“, sagt Lars-Erik Bischoff. Stattdessen versorgt sie das ERP-System mit allen relevanten Informationen, was zum einen dazu beiträgt, den gesamten Produktionsprozess zunehmend papierlos zu gestalten. Zum anderen nimmt die Möglichkeit des Vorarbeitens den Zeitdruck aus den jeweiligen Projekten.

Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.

Lars-Erik Bischoff

Mit Blick auf die Arbeitsvorbereitung und einen schnellen Projektstart kommt der in der Losgröße 1+ unabdingbaren Funktionalität der wachsenden Stückliste besondere Bedeutung zu. Denn obwohl man sich bei Schirmer nicht (mehr) als klassischer Sondermaschinenbauer versteht und möglichst viele Teile zu standardisieren versucht, entsteht im Fertigungsprozess dennoch regelmäßig Anpassungsbedarf. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da AMS.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung.

ERP-Implementierung ermöglicht exakte Deckungsbeiträge auf Knopfdruck

Neben dem Einhalten der Liefertermine ist es für mittelständische Maschinenbauer wie Schirmer von höchster Wichtigkeit, jederzeit punktgenau zu wissen, in welche Richtung sich die Projektkosten entwickeln. AMS.erp bringt bereits im Standard sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und stets aktuelle mitlaufende Kalkulation inklusive aller Budget- und Solldaten mit. Auf Wunsch der Firmenleitung ging Lars-Erik Bischoff in Zusammenarbeit mit den AMS-Beratern allerdings noch einige Schritt weiter.

Dank der Daten, die das Business-Intelligence-Tool AMS.bi über die grafische Oberfläche von Microsoft PowerBI bereitstellt, haben die Finanzverantwortlichen nicht nur Zugriff auf aktuelle Analysen und Auswertungen zum Bestell- und Umsatzvolumen sowie zu den Montage- und Fertigungszeiten für die Produktionsleiter, sondern können den exakten Deckungsbeitrag und die genaue Marge jeder einzelnen Maschine ermitteln. Auf Knopfdruck wissen die Finanzverantwortlichen, welche anteiligen Kosten die Konstruktionsarbeit, die Zukaufteile, die Fertigung, die Vor- und die Endmontage sowie die Inbetriebnahme im Haus und beim Kunden verursachten.

Der Autor Guido Piech  ist PR-Fachredakteur bei AMS.Solution.