ERP-Einführung: Produktionsprozesse professionell abbilden

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Die Baumann Maschinenfabrik GmbH ist ein Lohnfertiger, der seine Prozesse lange Zeit mit einer eigenprogrammierten Software steuerte. Wie so oft in mittelständischen Betrieben wurde deren Pflege spätestens dann zu einem Risiko, als der Mitarbeiter, der sie entwickelt hatte, in Rente ging. Daher initiierte Geschäftsführer Andreas Baumann die Suche nach einem neuen ERP-System.

ERP-Einführung in der Praxis: Die Baumann Maschinenfabrik GmbH aus dem fränkischen Thiersheim ist spezialisiert auf die Verarbeitung von Blechen und Rohren. Die Kunden stammen vor allem aus dem Stahlwerksbereich, der Automobil- und Glasindustrie und der Lebensmittelindustrie. Darüber hinaus haben es die innovativen Produkte der Oberfranken sogar bis ins All geschafft. So fertigte Baumann für die Europäische Weltraumorganisation ESA zwei redundante Waagen für die Betankungsanlage der Trägerrakete Ariane 5. Grund genug, die Prozesse auf eine professionelle Software zu stützen.

ERP-Einführung leicht gemacht

Im Rahmen seiner Recherche erstellte der Geschäftsführer Andreas Baumann eine Auswahlliste mit infrage kommenden ERP-Systemen, von denen er drei näher unter die Lupe nahm. „Bei ams.erp hatten wir letztlich das beste Gefühl“, berichtet er. Dieses Gefühl begründet er damit, dass anders als bei den anderen begutachteten Lösungen weder zusätzliche Software (zum Beispiel Linux als Betriebssystem) noch Anpassungen notwendig waren, um die Lösung gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen. „Wenn man wie wir zuvor eine Eigenentwicklung im Einsatz hatte, die zu einhundert Prozent auf uns zugeschnitten war, laufen die Prozesse natürlich exakt so, wie man sie braucht. Mit ams.erp sind wir davon allerdings nicht weit entfernt, denn wir besaßen von Beginn an 90 Prozent der Funktionalität, die wir im Vorfeld als notwendig für unsere Abläufe definiert hatten.“

Keine zusätzliche Programmierung erforderlich

Andreas Baumann räumt ein, dass für sein aus rund 30 Mitarbeitern bestehenden Unternehmen, von denen sechs regelmäßig mit ams.erp arbeiten, teilweise zu viele Funktionen vorhanden seien. Dies sieht er allerdings nicht als Nachteil, weil ihm dieser Umstand Luft nach oben lässt. Tatsache ist: Ohne kostspielige und aufwendige zusätzliche Programmierung bewegt er sich im Software-Standard und deckt dabei 90 Prozent der Anforderungen ab. „Wenn man nicht viel zu kritisieren hat, dann muss das System prinzipiell ja passen“, ist er überzeugt und betont „dass die Funktionalitäten Hand und Fuß haben.“

Zwischen zehn und 30 Projekte wickelt das Unternehmen am einzigen Produktionsstandort Thiersheim pro Jahr ab, die Laufzeiten liegen zwischen sechs Wochen und einem halben Jahr. Im Vergleich zu der Prozessabwicklung mit der äußerst pflegeintensiven Eigenlösung zuvor hat das Metallbauunternehmen deutlich an Struktur gewonnen. „Wenn sich früher einmal jemand in der Fertigung falsch gestempelt hatte, war die Bereinigung solcher Fehler äußerst umständlich. Das geht heute viel einfacher, denn wir sind deutlich professioneller aufgestellt“, erklärt der Geschäftsführer.

Optimaler Aufbau der Stücklisten

Als Vorteile von ams.erp nennt Andreas Baumann zunächst die sauber durchstrukturierte Oberfläche. Die Darstellung der Arbeitsbereiche erachtet er als optimal gelöst, speziell die Verknüpfungen der Tabellen. „Auch der gesamte Aufbau der Stücklisten und die Trennung zwischen Auftrag und Fertigung ist optimal umgesetzt“, sagt Baumann. Dort, wo im Standard doch einmal etwas fehlen sollte, kann er selbst einzugreifen, um entsprechende Reports, Scripts oder auch Zusatzfunktionen zu erstellen. Als Beispiel führt er an, mehrere Stücklistenpositionen gleichzeitig freigeben zu können, was in der Standardversion zunächst nicht möglich war. Es ließ sich entweder eine Position freigeben oder gleich eine ganze Liste. Hier besserte Baumann für seine Zwecke nach, was zeigt, dass ams.erp flexibel genug ist, solche kleineren Anpassungen ohne Weiteres und ohne kostspielige Beratung zuzulassen.

Keine zusätzliche Beratung für ERP-Einführung erforderlich

Wenn, wie bereits mehrfach geschehen, einige dieser Funktionalitäten dann mit einem Update in der Standardversion von ams.erp verfügbar sind, entfernt Andreas Baumann die Anpassungen wieder. Zugute kommt ihm bei seinen Systemanpassungen die umfangreiche Hilfe-Funktion, die eine Kontaktaufnahme beim Support in den allermeisten Fällen unnötig macht. „Und wenn ich doch einmal mit einer Anfrage beim Support anrufen muss, helfen die Mitarbeiter immer schnell, ohne direkt eine Beratungsleistung in Rechnung stellen zu wollen.“

Auftragszeiten werden bei Baumann mit der integrierten Zeitwirtschaftslösung ams.time gestempelt, die Eingaben erfolgen über die Terminalsoftware ams.terminal, für die ein PC mit Touchscreen ausreicht. Damit ist der Einsatz um ein Vielfaches günstiger als mit Lösungen von Spezialanbietern in diesem Bereich. Geplant ist die Umstellung der Buchhaltung, wo die bislang eingesetzte Software abgelöst werden soll, um einen durchgängigen Prozessablauf zu erreichen. Erwogen wird der Einsatz der ebenfalls integrierbaren Lösung ams.finance.

Software immer auf dem aktuellen Stand

Grundsätzlich verfolgt Andreas Baumann das Ziel, möglichst die aktuelle Version von ams.erp zu nutzen. Den aufgrund der wenigen Anpassungen sind Release-Wechsel mit wenig Aufwand verbunden: „Dadurch, dass wir uns sehr nah am Softwarestandard bewegen, müssen wir nicht langwierig testen. Meist geht es nur um einige Kleinigkeiten“, berichtet der Firmenchef.

Die ERP-Einführung von ams.erp bei der Baumann Maschinenfabrik ist ein gutes Beispiel dafür, dass ein professionelles ERP-System auch in einem mittelständischen Betrieb seine volle Wirkung erzielen und den Anwender auf ein deutlich solideres Prozessniveau heben kann.

Der Autor Florian Engels ist Senior Consultant bei der ams.Solution AG.

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