KI Dokumentenanalyse mit KI: Bestellungen automatisiert verarbeiten

Anbieter zum Thema

NTT DATA

Schneider Electric GmbH

PSI Software SE | Business Unit Discrete Manufacturing

In der Metallindustrie zählen Abnahmeprüfzeugnisse zu den wohl individuellsten Dokumenttypen. Eine Herausforderung für jede herkömmliche Erkennungssoftware. Die Dokumentenanalyse-Lösung Xpact Production von Evy Solutions erfasst Kundenbestellungen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. Und die geht auch bei komplexen Dokumenten nicht in die Knie.

Beulco ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Attendorn und zählt europaweit zu den führenden Anbietern von Produkten für die Wasserversorgung. Das Unternehmen mit knapp 200 Beschäftigten wurde vor 70 Jahren gegründet und bietet Lösungen und Systeme für eine effiziente, sichere und transparente Trinkwasserversorgung, speziell im Bereich Hausanschlusstechnik und in der mobilen Wasserverteilung. 

Neben dem Eigenprogramm für den Tiefbau und die Sanitär- und Heizungsindustrie fertigt Beulco auch Produkte aus Buntmetallen für namhafte Hersteller dieser Branche.Kunden des Unternehmens sind in erster Linie Wasserversorgungsgesellschaften im gesamten europäischen Raum. „In den letzten fünf Jahren haben wir begonnen, unsere Produkte zu digitalisieren und in diesem Zuge auch unsere internen Prozesse zu verschlanken“, erzählt COO Ralf Weidner. „Agiles Arbeiten, Prozesse neu denken und Innovation vorantreiben ist für uns Arbeitsalltag geworden – auch als Mittelständler wollen wir auf die Zukunft vorbereitet sein, denn die Digitalisierung bietet zahlreiche Chancen in allen Unternehmensbereichen.“

Eigene Geschäftseinheit für digitale Produkte

Digitale Produkte, das bedeutet bei Beulco zum Beispiel: Standrohre werden mit Trackern versehen und lassen sich dadurch über eine Cloud-Plattform, das neue „iQ TrackIT Portal“, orten. Das vereinfacht den Verleihprozess – denn Wasserversorger, die Standrohre bei Beulco kaufen, verleihen diese weiter an ihre Kunden. Die Geschäftseinheit Beulco Digital treibt solche Entwicklungen voran. Darunter zählen inzwischen auch Produkte für den Endverbrauchermarkt wie das „iQ water system“ für Transparenz und Kontrolle im Wassernetz. Es überwacht mögliche Leckagen, minimiert Wasserverluste und sendet Zählerstände am Ende der Abrechnungsperiode direkt an das System des Versorgers. Schlanke Prozesse im Unternehmen selbst realisiert Beulco durch Abschaffung von Papierbelegen und Medienbrüchen.

Zwar wird im Großhandel schon viel über Electronic Data Interchange (EDI) kommuniziert. Trotzdem gibt es Prozesse, bei denen EDI nicht funktioniert und die nach wie vor Papierbelege produzieren. Dies sind zum einen eingehende Kundenaufträge. 50 Prozent der Kunden, vor allem kleinere Unternehmen, sind nicht EDI-fähig und schicken ihre Bestellungen bis heute als PDF beziehungsweise in Papierform. Hinzu kommen Werks- oder Abnahmeprüfzeugnisse (APZ), die beim Einkauf von Halbzeug (Vorprodukten) regelmäßig mitgeliefert werden. Beulco verarbeitet 5.000 Tonnen Material pro Jahr, damit treffen zwischen 2.000 und 2.500 Werkszeugnisse für Halbzeuge ein, die es jährlich zu verarbeiten gilt.

Dokumentenanalyse: Zu komplex für herkömmliche OCR

Vor allem die Werkszeugnisse – aber auch viele Bestellungen – sind komplex aufgebaut und nicht standardisiert. Mit anderen Worten: Bei jedem Lieferanten sehen sie anders aus. Bislang musste eine Fachkraft bei Beulco die in ihnen enthaltenen Detail-Informationen mühsam aus den PDFs oder Papierbelegen heraussuchen und per Hand in weiterverarbeitende Systeme übertragen. Hier hilft die Technik der Belegerkennung. „Mit normaler OCR-Erkennung kommt man allerdings nicht weit, dazu sind die Belege viel zu individuell“, erklärt Weidner. In jedem Prüfzeugnis gibt es eine chemische Komponente (bis zu 15 verschiedene Felder pro einzelner Material-Charge) sowie zusätzlich eine mechanische Komponente (zum Beispiel: Welche Dehngrenze muss das Material aufweisen?).

KI-Software erzeugt strukturierte Datensätze

2019 lernt Weidner auf einer Messe in Köln die Software von Evy Solutions kennen. Deren Software Xpact Production arbeitet über herkömmliche OCR-Engines hinaus mit künstlicher Intelligenz und ermöglicht so eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Bestellungen. „Wir haben uns am Markt umgesehen und kein Produkt entdeckt, das ein KI-Training hatte. Einige Hersteller, denen wir unsere Belege zeigten, winkten sofort ab“, erinnert er sich.

Unabhängig vom vorliegenden Layout liest die Software Kundennummer, Menge, Preis etc. aus und validiert diese Daten nach Abgleich mit dem Kundenstamm. Falls erforderlich, reichert sie sie an oder korrigiert sie, erzeugt aus ihnen einen strukturierten Datensatz im XML-Format und legt diesen im Microsoft-ERP-System ab. Möglich macht dies der textbasierte Ansatz der Lösung, die dank der Künstlichen Intelligenz über ein natürliches Sprachverständnis verfügt und statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt sowie ihre eigene Spracherkennung beständig selbstlernend optimiert. Über die erfolgreiche Übertragung der Daten erhält der Sachbearbeiter eine Nachricht per E-Mail. Mit dem Erfassungsprozess hat er also nichts mehr zu tun, die KI-Software regelt dies selbstständig im Hintergrund.

Dokumentenanalyse: Gemeinsam unter die Motorhaube schauen

Auch das bei Beulco eingesetzte ERP-System hat eine Art Belegerkennungs-KI an Bord. Weidner: „In diese kann man aber nicht eingreifen, um mögliche Erkennungsfehler auszumerzen. Den betreffenden Beleg müssen wir dann künftig weiterhin manuell erfassen.“

Anders bei Xpact: die Software ermöglicht dies relativ einfach direkt über die Benutzer-Oberfläche oder mithilfe des Hersteller-Supports. So ließ sich die Erkennungsqualität im direkten Austausch sehr schnell nachschärfen. Zwei Monate nach ihrer Einführung konnte Beulco bereits produktiv mit der Software arbeiten, mit einer Erkennungsquote von dann bereits über 90 Prozent. Mit etwas Nachbessern stieg die Quote bei einigen Werkszeugnistypen noch einmal an auf mittlerweile über 99 Prozent. Weidner: „Dass wir so schnell zu so hervorragenden Ergebnissen gekommen sind, war nur möglich, weil wir einen Softwarelieferanten vor Ort hatten, bei dem man mit solchen Änderungswünschen auch Gehör findet und gemeinsam unter die Motorhaube schauen kann. Versuchen Sie dies einmal bei Microsoft, Adobe & Co.“

Bis zu 30 Minuten Zeitersparnis pro Dokument

„Mit der Software als Bindeglied können wir unseren gesamten Prozess digitalisieren, vom Wareneingang bis zum -ausgang“, berichtet der COO weiter. „Die Datensätze liegen von Beginn an elektronisch vor, wir haben das Regelwerk im ERP-System und kennen Grenzwerte der Vorprodukte. Evy überprüft die Spezifikation für jede einzelne Legierung so gut, dass wir keine gesonderte Qualitätssicherung mehr benötigen.“ Pro Werkszeugnis spart Beulco auf diese Weise bis zu 30 Minuten Bearbeitungszeit im Gesamtprozess.

Nachdem die Software mit den Prüfzeugnissen nun an der wohl schwierigsten Dokumentenart ihr Können bewiesen hat, ist der weiterführende Einsatz bereits geplant: In Kürze will Beulco auch eingehende Lieferscheine mit der KI-Software erkennen und auslesen lassen.

Der Autor Frank Zscheile ist freier Journalist in München.