Digitalisierungslücken effektiv schließen: Wie es gelingt

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Seit 2018 ist Dominik Kainath als Teamleiter in der IT mit der IT-Infrastrukturplanung der Kapp Niles-Unternehmensgruppe betraut. In enger Abstimmung mit der Unternehmens- und IT-Leitung hat er 2019 einen ambitionierten 5-Jahres-Plan erstellt, der alle Herausforderungen der hybriden Arbeitswelt einbezog und neben größerer Flexibilität in den Betriebsabläufen auch eine bessere Einbindung der Mitarbeitenden auf dem Shopfloor umfasste.

Digitalisierungslücken unter der Lupe: Drei Problematiken gaben Anlass zu dieser großangelegten hybriden Neustrukturierung. Kainath beschreibt: „Zum einen erforderte die heterogene Verwaltung ein breites Wissensspektrum der Administratoren. Bei 16 Personen in der IT-Abteilung und rund 1.800 IT-Arbeitsplätzen ist das unmöglich abbildbar. Wir arbeiteten vor allem mit Skype for Business, doch durch den komplexen lokalen Aufbau und die umständliche Wartung des Clients waren wir stets auf die Unterstützung von externen Partnern angewiesen. Dann gab es noch zahlreiche Probleme mit der Interkonnektivität zu anderen Lösungen, was regelmäßig in Besprechungen zu Ausfällen oder dem Rückfall auf reine Telefonkonferenzen führte.”

Dank Microsoft Exchange sollte die Bestandsinfrastruktur schnell und sicher auf ein neues Level an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit transferiert werden. „Dann wollen wir Cloud-Dienste, wie One­Drive und SharePoint, ausrollen und mit dem bestehenden System zusammenführen. Entsprechende Use-Cases und Schulungen für die Belegschaft garantieren einen reibungslosen Übergang“, ergänzt Stefan Neumann vom IT-Partner Bechtle-Comsoft das Transformationsvorhaben.

Lösung für das Schließen von Digitalisierungslücken

Durch den Einsatz von Multifaktorauthentifizierung, Office Anywhere und SharePoint konnten in die Jahre gekommene Lösungen, wie Laufwerksfreigaben oder VPN, auf ein Minimum reduziert werden. Die Einführung von Microsoft Teams löste gleich viele Schmerzpunkte: Umfassend, einfach und in die Lizenzstruktur der M365-Verträge integriert, war es sofort nutzbar. Zudem eröffnete die Ablagestruktur in Teams und Chats Kapp Niles die Möglichkeit, über die Rechenzentrumsgrenzen hinweg Unternehmensinformationen sicher abzuspeichern und vor allem wiederzufinden.

Durchgängige Kommunikation am gemeinsamen Arbeitsplatz

Stationäre Computerarbeitsplätze, mit denen auf digitale Lösungen, wie Wartungsprotokolle oder Schichtpläne, zugegriffen werden, sind in Werkhallen wenig sinnvoll. Kapp Niles bemühte sich daher um eine mobile Hardware-Lösung auf dem Shop­floor. Unter vielen verschiedenen Optionen konnte sich schlussendlich Microsoft Surface Go 2 in Kombination mit Microsoft Teams durchsetzen und so schnell personalisierte Wechselarbeitsplätze für Produktionsmitarbeitende geschaffen werden. Trotz eines Schichtwechsels garantiert das die durchgängige Kommunikation an einem gemeinsamen Arbeitsplatz - insbesondere an den kostenintensiven Maschinen, wo zuvor Informationen handschriftlich oder mündlich ausgetauscht wurden.

Integration von Fachwissen beschleunigt

Die Kollegen im Shopfloor können sich flexibel durch die Fertigung bewegen und dabei unter anderem mit der Kamera die Maschinen scannen, um wichtige Informationen über den Status sowie Übergabeprotokolle abzurufen. Dadurch sind Mitarbeitende jederzeit über den Zustand einer Maschine und eventuelle Wartungsnotwendigkeit informiert. Zusätzlich können Bedienungsanleitungen zu der jeweiligen Maschine eingesehen werden. So können auch Mitarbeitende Maschinen bedienen, denen sie vielleicht nur übergangsweise zugeordnet sind.

Positive Effekte waren umgehend spürbar: Der Austausch von Informationen gelingt schneller und sicherer. Durch die einfache Bedienung von Teams, SharePoint und Power Platform verlagert sich die Lösungsentwicklung stark in die einzelnen Fachabteilungen hinein, wodurch etwa bisherige Lastspitzen der IT deutlich reduziert oder auch vermieden werden. Eine zuvor teilweise schleppende Integration von Fachwissen und neuen Technologien, wie KI, wurde in allen Bereichen signifikant beschleunigt.

Starke Standardisierung in der IT gegen Digitalisierungslücken

„Bei uns wird eine Kultur gelebt, die der Trennung in ‚blue‘ und ‚white collar‘ widerspricht. Wir leben hier die Werte eines modernen Familienunternehmens: Gemeinschaft, Verantwortung, Vertrauen und Gleichberechtigung. Unseren Inhabern ist das sehr wichtig. Man sieht sie täglich in den Werkhallen, wie sie an einer Maschine stehen und mit den Mitarbeitenden sprechen und auch oft direkt deren Anliegen mit anderen Fachabteilungen besprechen. Wir haben sehr kurze Wege zwischen dem Shopfloor und der Firmenführung und den Fachabteilungen, auch der IT. Egal wie groß angelegt, wir beziehen die Key User schon in der Planungsphase mit in Transformationsprojekte ein.

Aus dem Kopf ins Tablet

Bedenkt man die Verrentung von etwa 30 Prozent der arbeitenden Bevölkerung in den nächsten 10 bis 15 Jahren, ist die Erhaltung des Expertinnen- und Expertenwissens jahrzehntelang betriebstreuer Mitarbeitender eine Kernaufgabe - auch der IT. Dominik Kainath ist genau dieser Generationen-Wissenstransfer eine Herzensangelegenheit. „Wir haben in SharePoint ein spezielles Portal entwickelt, in das unser Firmenfachwissen einfließt. Diese Such- und Ablagedatenbank funktioniert auf Basis von Teams, SharePoint, Azure und Power Platform - hinterlegt mit unseren verbesserten Workflows. Alle Informationen laufen zentral zusammen und stehen damit allen Abteilungen zur Verfügung. Die Mitarbeitenden weltweit können alle Daten beispielsweise zu einer Maschine, direkt in SharePoint in einer Akte ablegen und damit jeder in diesen Prozess eingebundenen Person, unabhängig vom nutzenden System bereitstellen”, so Kainath.

Als konkretes Anwendungsbeispiel findet sich in der Qualitätssicherung bei Schichtübergaben. Geht ein Maschinenbediener in den Feierabend, teilt er dem Nachbetreuenden digital seine Beobachtung mit, dass es bei einem bestimmten Bauteil zu Schwierigkeiten kam. So wird nicht nur der nächste Schichtarbeitende zu entsprechender Vorsicht gerufen, sondern diese Meldung betriebsweit vermerkt. Hierbei kann jetzt beispielsweise die Qualitätssicherung einen chargenbedingten Fehler dieses Bauteils erkennen, da hier alle Meldungen zusammenlaufen. Damit werden ohne lange Recherche alle Stellen, die dieses Teil verwenden, informiert sowie die Serviceabteilung aktiviert, die sich umgehend um die Lösung kümmern kann.

Digitalisierungslücken schließen: „Komplexe Projekte ohne Probleme durchführen“

Die Kapp Niles-Unternehmensgruppe legt großen Wert auf eine langjährige Zusammenarbeit. Gegenseitiges Vertrauen steht dabei an erster Stelle. „Wichtig ist uns bei der Dienstleisterauswahl vor allem gewesen, eine Partnerschaft zu etablieren, die Bestand hat. Bechtle bietet mit dem breiten Angebot und der Lösungsmentalität hier die richtige Basis. Unsere Anfragen umfassen oft Hard- und Software, Planung und Durchführung als auch den Service über mehr als einen Produktbereich. Da Bechtle alle Services zur Schließung unserer Digitalisierungslücken aus einer Hand anbietet, lassen sich selbst komplexe Projekte ohne Probleme durchführen”, fasst Dominik ­Kainath zusammen.

Der Autor Stephan Freundorfer ist freier Journalist in Hamburg.

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