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Auftragsbestätigungsprüfung Automatisierte Kontrolle von Auftragsbestätigungen reduziert Aufwand und Fehler

Von Perzeptron 2 min Lesedauer

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Perzeptron GmbH
Schneider Electric GmbH
PSI Software SE | Business Unit Discrete Manufacturing

Mit der Software Order Confirmation Control (OCC) bietet Perzeptron eine vollautomatische Lösung, die Auftragsbestätigungen digital erfasst und präzise validiert. Abweichungen werden aufgedeckt. 

OCC von Perzeptron erfasst Auftragsbestätigungen digital und validiert sie präzise.(Bild: AdobeStock_752044670)
OCC von Perzeptron erfasst Auftragsbestätigungen digital und validiert sie präzise.
(Bild: AdobeStock_752044670)

Die akribische Prüfung von Auftragsbestätigungen ist im Einkauf essenziell. Wenn eine Abweichung zwischen der Bestätigung und der Bestellung übersehen wird, kann das zum Beispiel zu falsch gelieferten Mengen führen. Bei zu wenig Material kann es zu Produktionsengpässen kommen und bei Überlieferung entstehen möglicherweise unnötige Lagerkosten oder Kapitalbindung. Auch abweichende Lieferzeiten, falsche Artikel oder Spezifikationen und andere Faktoren bergen Risiken. Ein aufwändiges und fehleranfälliges Unterfangen also.

 Mit dem von Perzeptron entwickelten OCC-Tool können Unternehmen ihre Prozesse rund um Auftragsbestätigungen deutlich beschleunigen und zugleich sicherer gestalten. Als Standalone-Lösung lässt sich OCC nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und ist dann innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. OCC ist mit jedem ERP-System und mit dem gängigen für die Auftragsbestätigungen verwendetem Dateiformat kompatibel. Gleichzeitig kann das Tool ideal mit der Perzeptron-Software MiG zusammenspielen, die Abläufe in der gesamten Supply-Chain effizienter gestaltet.

Auftragsbestätigungen digital und automatisiert verarbeiten

OCC verarbeitet die eingegangenen Auftragsbestätigungen digital und automatisiert. Dabei gleicht das Tool die empfangenen Daten mit der zugehörigen Bestellung ab und prüft zum Beispiel Bestelltext, Artikelnummer des Herstellers, Hersteller, Menge, Preis und Liefertermin. „Alle Positionen sind übersichtlich in einem leicht verständlichen, browserfähigen Dashboard dargestellt. Abweichungen sind sofort sichtbar, sodass Mitarbeiter umgehend eine Anpassung oder Korrektur der Bestellung und die Klärung mit dem Lieferanten vornehmen können“, erklärt Andreas Koch, Geschäftsführer bei Perzeptron.

 Die vollautomatische Kontrolle bringt erhebliche Zeiteinsparungen. Ein Beispiel: trifft eine Auftragsbestätigung mit einer  Übereinstimmung von 80 % gegenüber der Bestellung ein, spart die verantwortliche Person auch mindestens 80 % Aufwand im Prüfprozess. Auch die abweichenden 20 % müssen nicht aufwändig gesucht und gefunden werden, sondern werden sofort anschaulich dargestellt. Zudem erhöht sich die Genauigkeit. Potenzielle negative Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse wie die Produktion werden von vornherein zuverlässig verhindert.

„Automatisierung wird oft mit der Produktion verbunden, doch sie sollte viel früher beginnen. So bringt Digitalisierung auch in Einkauf, Vertrieb und Backoffice große Vorteile. Die Potenziale werden noch viel zu wenig ausgeschöpft. Manuelle, repetitive Aufgaben wie das Prüfen von Auftragsbestätigungen sind fehleranfällig und kosten wertvolle Ressourcen. Durch Automatisierung können die Mitarbeitenden für strategische und wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden“, sagt Andreas Koch.

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