Instandhaltung Aufgabenmanagement-App: Reinigung und Wartung im Blick

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Regelmäßige Reinigung und Wartung verlängert die Lebensdauer industrieller Anlagen und unterstützt die Instandhaltung. Doch wer übernimmt wann welche Aufgabe? Eine Aufgabenmanagement-App schafft Klarheit.

Ölige Maschinen in Industriehallen, verstaubte Lüftungsanlagen oder verschmutzte Aufzugschächte – die professionelle Reinigung von Industrieanlagen ist aufwendig und erfordert Fachwissen. Denn jede Anlage hat einen spezifischen Reinigungsbedarf, wie zum Beispiel unterschiedliche Oberflächen und divergierende Materialien. Sie müssen in einem bestimmten Rhythmus gesäubert werden, sodass ihr Betrieb gewährleistet und mögliche Garantieansprüche eingehalten werden. Unternehmen vertrauen deshalb für die Reinigung und Instandhaltung häufig auf Dienstleister, die professionelle Reinigungsdienste anbieten. Da das Personal seine Tätigkeiten oftmals an mehreren Standorten ausführt, seinen Arbeitsturnus wechselt oder bei zusätzlichem Putzbedarf mit Mehraufwand reagiert, kann der Überblick schnell verloren gehen.

Mitarbeitersicherheit und Produktqualität im Fokus

Wann wurde welche Maschine von wem gereinigt, welche Maßnahmen sind durchgeführt worden und was ist eventuell noch zu erledigen - dies zu wissen ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung. In erster Linie geht es um die Sicherheit der Mitarbeiter, die die Maschinen bedienen. Eine unzureichende Reinigung kann gefährliche Arbeitsbedingungen schaffen, etwa durch gefährliche Staubansammlungen oder Rückstände von Chemikalien, die das Risiko von Unfällen und Gesundheitsproblemen erhöhen. In vielen Industriebetrieben können Verunreinigungen aber nicht nur die Mitarbeiter gefährden, sondern auch die Qualität der Produkte beeinträchtigen. Hier spielt die Reinigung eine zentrale Rolle, um Produktschäden zu vermeiden.

Warum sollten Maschinen und Anlagen regelmäßig gereinigt werden?

Eine regelmäßige Reinigung trägt zur Vermeidung von Ausfällen und Schäden an Maschinen und Anlagen bei. Ablagerungen und Schmutz können die Funktionstüchtigkeit von Geräten beeinträchtigen, was zu unvorhergesehenen Ausfällen und damit zu teuren Reparaturen führen kann. Eine gut gepflegte Anlage läuft effizienter und hat eine längere Lebensdauer. Das gilt auch für die Energieeffizienz: Schmutz und Ablagerungen können verhindern, dass Maschinen mit maximaler Effizienz laufen, was den Energieverbrauch unnötig steigert. Eine regelmäßige Reinigung hilft, diesen Energieverbrauch zu optimieren, Betriebskosten zu senken und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit des Unternehmens beizutragen.

Dass sicher nachvollzogen werden kann, wer wann die Maschine gereinigt hat, wirkt sich also direkt auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aus.

Mehr Übersicht durch Dokumentationen

Dass sicher nachvollzogen werden kann, wer wann die Maschine gereinigt hat, wirkt sich also direkt auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aus. Daher ist es wichtig, diese Prozesse zu dokumentieren und zu überwachen. Hier kommt die Aufgabenmanagement-App ins Spiel, die nicht nur dafür sorgt, dass jeder Schritt der Reinigung genau festgehalten wird, sondern es auch ermöglicht, die Qualität in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf sofort zu reagieren.

In der App ist jede Reinigungskraft, jeder Auftrag mit seinen einzelnen Aufgaben und ein Zeitplan hinterlegt. So kann der Personaleinsatz sinnvoll geplant und die Reinigungsrouten vom Facility Management festgelegt und zugewiesen werden. Haben die Mitarbeitenden ihre Aufgaben erhalten, können sie sich mit dem Handy an der zu säubernden Anlage einloggen. Fallen während Tätigkeit Mängel an einer Maschine auf, kann dies direkt mittels eines Bildes festhalten und an die Verantwortlichen im Büro weitergegeben werden. Auf diese Weise entsteht nicht nur eine Dokumentation der getanen Reinigungsarbeit für aktuelle Abrechnungen, sondern mit der Zeit auch eine Archivierung von Fehlfunktionen.

Einfachere und schnellere Fehlerbehebung

Denn über die Lebensdauer von Maschinen hinweg treten gelegentlich unterschiedliche Fehler in unregelmäßigen Abständen erneut auf. Ist der Aufgabenmanagement-App eine Fehlfunktion schon bekannt, kann bei der Reparatur auf dieses Wissen zurückgegriffen werden. Ein Beispiel: Wird ein Defekt an einer Maschine gemeldet, bucht sich der Techniker, der den Schaden beheben möchte, bei dieser ein. Nun liest er die Fehlermeldung, erhält den alten Lösungsansatz sowie die Anlagenbeschreibung. Anhand dieser Informationen erkennt er die mögliche Fehlerquelle, erhält den Lösungsweg und erspart sich ein erneutes Suchen, Ausprobieren und Testen. Der Defekt wird so schnellstmöglich behoben. Die Zeitersparnis ist enorm.

Wissensdatenbank erleichtert Urlaubs- und Krankheitsvertretung

Da das Personal nicht täglich mit jeder einzelnen Anlage arbeitet, ist gerade dieses Wissen aus der Maschinenbeschreibung und dem hinterlegten Lösungsweg von großem Vorteil. Denn so können Arbeiter bei jeder Maschine nachschauen, was deren individueller Bedarf ist, wo Fehlerquellen lagen oder welche Funktionen welche Reaktion hervorruft. Eine aufwendige Suche, beispielsweise nach einem Sicherungskasten, einem Lüftungszugang oder einem Kabelverlauf entfällt durch einen kurzen Blick auf das Datenblatt der Maschine. Ein Vorteil, der sich vor allem bei wechselndem Personal deutlich zeigt: wird eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung zu einer Maschine gerufen, konnte vorab meist keine detaillierte Übergabe oder Einarbeitung in jede einzelne Anlage erfolgen. Kann nun aber auf die Wissensdatenbank in der Aufgabenmanagement-App zurückgegriffen werden, weiß auch die Vertretung, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Ein Wissen, das nicht nur Zeit spart, sondern auch Sicherheit bietet, da das Personal mithilfe von Anleitungen und nicht nach dem Try-and-Error-Prinzip arbeitet.

Höhere Qualität durch transparentere Arbeit

Neben diesem Wissensvorsprung sichert eine Aufgabenmanagement-App auch die Qualität der getanen Arbeit. Die Dokumentationen der einzelnen Arbeitsschritte der Reinigungskräfte ermöglichen dem Facility Management eine schnellere Überprüfung der einzelnen Tätigkeiten. Konnte die Überprüfung erledigter Aufgaben vorher nur durch einen Kontrollgang erfolgen, wissen die Verantwortlichen nun anhand des notierten Zeitpunkts, des Bildmaterials und der Einbuchung an der jeweiligen Maschine, dass die gewünschten Arbeiten durchgeführt worden sind. Eine Manipulation ist aufgrund der genutzten NFC-Technologie ausgeschlossen, da das System nur tatsächlich vor Ort durchgeführte Einbuchungen festhält. Eine Drahtlostechnologie (Near Field Communication - NFC) sollte den kontaktlosen Datenaustausch zwischen Geräten ermöglichen. Firmen können somit an alle gewünschten Anlagen Chips anbringen, mit denen Mitarbeitern der Zugang zur App gewährt wird. Statten sie ihr Personal dann zusätzlich mit einem Handy aus, auf dem die Anwendung installiert ist, sind alle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Arbeiten mit einer Aufgabenmanagement-App erfüllt.

Sven Häring ist Geschäftsführer bei Novoworker