Produktlebenszyklus-Kosten: So kalkulieren Unternehmen richtig

• HBPO möchte die Produktlebenszyklus-Kosten in der Automobilbranche transparent machen
• Dazu verwendet das Unternehmen jetzt eine SAP-Software.
• Geplant ist darüber hinaus ein Ausbau der Reportingfunktionen.

HBPO liefert montierte Frontend-Module für Automobilhersteller im JIS-Verfahren. Das Frontend-Modul prägt nicht nur die Silhouette und damit den Gesamteindruck eines Autos, es beinhaltet zugleich sicherheitsrelevante Komponenten. Als komplexe Montageeinheit muss es deshalb in puncto Technik, Design, Funktionalität und Passgenauigkeit sehr hohen Anforderungen gerecht werden. Viele Automobilhersteller setzen hier auf die hochwertigen Produkte der Firma HBPO aus Lippstadt.

5,7 Millionen Frontend-Module pro Jahr

Das Unternehmen ist auf die Entwicklung, Konstruktion, Montage und Logistik von Frontend-Systemen spezialisiert und Weltmarktführer in diesem Bereich. Es montiert pro Jahr mehr als 5,7 Millionen Module. 2017 erwirtschaftete die HBPO-Gruppe mit rund 2.400 Beschäftigten an über 30 Standorten in Europa, Nordamerika und Asien einen Umsatz von zwei Milliarden Euro.

Die Projekte der Kunden geben den Takt vor bei HBPO. Ein Projektteam plant und realisiert einen neuen Auftrag von der Entwicklung bis zur Konstruktion. In der Regel muss ein Vorlauf von bis zu drei Jahren bis zum Produktionsstart veranschlagt werden. Das Team koordiniert auch die Produktion und die Übergabe an das Werk, in dem die Module montiert und dann „just-in-sequence“ (JIS) an den Kunden geliefert werden.

Um die gute Marktposition zu behaupten und Raum für weiteres Wachstum zu schaffen, möchte HBPO vorhandene Produktionsstätten ausbauen und neue Werke errichten. Jedoch will das Unternehmen auch die Transparenz und die Effizienz seiner Geschäftsprozesse in allen Bereichen verbessern.

Die Grundlage dafür bildet seit Jahren eine integrierte SAP-Systemlandschaft. „Der Einsatz von SAP-Software und SAP-basierten Zusatzlösungen in vielen Bereichen ist Teil unserer IT- und Geschäftsstrategie“, sagt Daniel Nolte, Finance & Controlling/Program Controlling bei HBPO.

Baustelle Produktlebenszyklus-Kosten (Product Lifecycle Costing)

Handlungsbedarf bestand bei der Kalkulation der Gesamtkosten eines Produkts von der Entwicklung bis zum Produktionsende. Bei diesem Product Lifecycle Costing (PLC) stellt speziell die Abbildung der im JIS-Verfahren durchgeführten Montageprojekte eine große Herausforderung dar.

HBPO ermittelt die Product-Lifecycle-Kosten nämlich in großer Detailtiefe und, wo möglich, mit exakten Zahlen statt mit pauschalen Zuschlagssätzen. Werksspezifische Overheadkosten etwa in Bezug auf Flächen, Personaleinsatz oder Energieverbrauch werden ebenfalls so genau wie möglich berechnet. 

Da das Unternehmen jedes Kalkulationsprojekt als eigenen Business Case betrachtet, wird dafür eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt. In die fließen unter anderem Material- und Logistikkosten, allgemeine Werksoverheadkosten, aber auch projektspezifische Kosten der Montage ein.

Zentrales IT-Tool für Produktlebenszyklus-Kosten

Bis vor Kurzem erstellte HBPO die Produktlebenszyklusrechnung außerhalb der SAP-Software in Microsoft-Excel-­Tabellen – mit allen Nachteilen: die dezentrale Datenhaltung, die Notwendigkeit, Daten manuell hin- und herzukopieren, und die eingeschränkte Transparenz.

Anders heute: Mit dem integriertem PLC-Cockpit des SAP-Partners T.CON lassen sich die PLC-Kalkulationen durchgängig IT-gestützt auf der Basis einheitlicher Daten vornehmen. Das Add-On bildet nun das zentrale IT-Tool für alle Aufgaben im Rahmen der PLC-Prozesse.

Bei der Einführung des Add-Ons, die zügig und im veranschlagten Kostenrahmen erfolgte, vertraute HBPO auf das Know-how von T.CON. Maßgeblich zum Erfolg trug außerdem eine dem IT-Projekt vorgeschaltete Prototypphase bei, in der sich die späteren Anwender frühzeitig mit dem PLC-Cockpit vertraut machen konnten.

Produktlebenszyklus-Kosten: Kalkulation in hoher Qualität und Transparenz

Die Vorzüge der in SAP ERP integrierten Kalkulation der Produktlebenszykluskosten: Die Qualität der Daten hat sich spürbar verbessert, da nun alle relevanten Informationen im PLC-Cockpit zentral verwaltet werden. Es entsteht eine „Single Source of Truth“, die außerdem die Transparenz in Bezug auf das Product Lifecycle Costing maßgeblich steigert. 

Unnötige Abstimmungen zwischen den einzelnen an der Kalkulation beteiligten Fachbereichen oder zwischen der Zentrale und den Werken gehören damit der Vergangenheit an und es bleibt allen mehr Zeit für die Kernaufgaben. Im Controlling ist das zum Beispiel die Beratung der Projektverantwortlichen im Vertrieb sowie der Projektmanager oder die Prüfung der in das Add-On eingegebenen Zahlen.

Wirtschaftlichkeitsberechnungen vereinheitlichen

Da alle Daten zu einem Kalkulationsprojekt zentral verwaltet werden, lassen sich die PLC-Prozesse harmonisieren, und es ist möglich, standortübergreifend einheitliche Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu etablieren. Das ist ein echter Mehrwert. Die Software ließ sich zudem problemlos an die speziellen Prozessanforderungen von HBPO anpassen.

„Neben der Integration in SAP ERP war genau diese Flexibilität ausschlaggebend für die Wahl dieses Add-Ons“, verdeutlicht Daniel Nolte. 

PSP-Elemente direkt bearbeiten

Die Verknüpfung des PLC-Cockpits mit dem SAP-Projektsystem (SAP PS) ist ebenfalls ein großes Plus. Im Rahmen eines Kalkulationsprojekts können jetzt bei der Kostenplanung, etwa von Investitions- oder Entwicklungskosten, PSP-Elemente direkt in dem Add-On bearbeitet werden. Nach Abschluss der Kostenplanung werden die Zahlen automatisch an SAP PS übermittelt. Umgekehrt lassen sich für jedes neue Projekt auch neue PSP-Elemente anlegen und nach SAP PS übertragen. 

Die Anwender können außerdem Kennzahlenvergleiche für die einzelnen Kalkulationsversionen in bestimmten Meilensteinphasen oder Angebotsständen eines Projektes anstellen. Durch die zentrale Datenhaltung weiß jeder User genau, mit welcher Version er arbeitet, und erhält gleichzeitig einen Überblick über den gegenwärtigen Status und aktuelle Kennzahlen.

Produktlebenszyklus-Kosten: Kontinuierlich verbessern und erweitern

„Mit dem PLC-Cockpit schaffen wir die Grundlage für eine in SAP integrierte, durchgängige Kalkulation der Produktlebenszykluskosten in hoher Qualität und Transparenz“, erläutert Daniel Nolte. Bei HBPO gibt man sich damit aber nicht zufrieden.

Aktuell steht der Rollout des Add-Ons, das gegenwärtig nur in Europa an allen Produktionsstandorten eingesetzt wird, in den Werken in Asien, in Kanada und Mexiko sowie in den USA bevor. Zudem wird das Kalkulationstool ständig verbessert, sei es in puncto Bedienerfreundlichkeit oder durch die Implementierung zusätzlicher Kennzahlen. Geplant ist darüber hinaus ein Ausbau der Reportingfunktionen, um Kalkulationsprojekte auf Werksebene zu konsolidieren und zu vergleichen. jbi

Dr. Andreas Schaffry ist freier Fachjournalist

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