Produktiver durch smarte Planung

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Produktiver durch smarte Planung

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New Work macht auch vor der Produktion nicht halt. Wie sich die neuen Arbeitsprinzipien mit den traditionellen Erfordernissen der Fertigung in Einklang bringen lassen. Eine datenbasierte Einsatzplanung steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern sichert auch die Verfügbarkeit von auf die Anlagen geschulten Personal.
Personaldisposition

Guter Service und praktische, intuitive Produkte sind Grundlage für zufriedene Kunden und somit für den Erfolg eines Unternehmens. Doch was für Kunden gilt, sollte auch für Mitarbeiter gelten. Denn die moderne Arbeitswelt „New Work“ und der stetig wachsende Fachkräftemangel erfordern arbeitnehmerfreundliche Modelle in allen Bereichen – auch in der Produktion und der damit verbundenen Personaldisposition.

Work-Life-Balance ist entscheidend

Elementar ist dabei die Dienst- und Schichtplanung, bei der einerseits die unternehmerische Sicht und Auftragslage berücksichtigt werden muss, andererseits aber die Wünsche und Bedürfnisse der Arbeits- und Fachkräfte im Fokus stehen sollten. Konzepte zur Mitarbeiterbindung, Gesundheits- und Vorsorgeangebote sowie individuelle Arbeitszeitmodelle sind inzwischen für jede Branche relevant. Langfristig erfolgreich kann ein Unternehmen nur sein, wenn es die oft zitierte Work-Life-Balance ernst nimmt.

Das liegt vor allem daran, dass die Nachwuchskräfte, die nach und nach in das Berufsleben einsteigen, digital vernetzt und mit smarten und intuitiven Lösungen groß geworden sind und diese nun auch im beruflichen Alltag erwarten – ein Urlaubsantrag ist für die neue Generation kein Papierformular mehr, Lernen und Weiterbildung geschieht via eLearning, man definiert sich selbst nicht mehr ausschließlich über den Beruf und die Karriere, sondern vielmehr auch über die Sinnhaftigkeit der Tätigkeit.

Wie die Produktion mithalten kann

Auch wenn in Produktionsbetrieben zumeist in Schichten gearbeitet wird, gibt es Möglichkeiten der Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsmodellen. So können sich auch hier Mitarbeiter flexibel und wunschgemäß auf Schichten und Arbeitseinsätze einstellen.

Eine digitale Personalbedarfsermittlung und -einsatzplanung ist der Garant für die optimale Dienstplanung. Dabei wird der Bedarf an Fachkräften ebenso berücksichtigt wie die Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter, da alle An- und Vorgaben in einem System zusammenfließen. Die komplexen Zusammenhänge und das qualitative sowie quantitative Aufbereiten und Auswerten der Daten werden am besten mit einer professionellen IT-Lösung organisiert. Der Fertigungs-IT-Spezialist GFOS (Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung mbH) beispielsweise bietet dafür Lösungen.

Produktions-Mitarbeiter durch die richtige Personaldisposition motivieren

Eine optimierte Personaleinsatzplanung bringt viele positive Effekte mit sich. Einerseits wird sichergestellt, dass Mitarbeiter ihre Wünsche mit Blick auf Arbeitstage und Schichten einreichen können und diese dann auch bestmöglich in die Planungen einfließen. Andererseits lassen sich konkrete Daten aus der Produktionsplanung einbinden, was eine genauere Bedarfsermittlung ermöglicht und zugleich Flexibilität bei der Dienstplanerstellung schafft. Die Personalplanung geschieht wortwörtlich auf Knopfdruck und unter Beachtung der eingestellten Parameter.

In den Datensätzen der einzelnen Mitarbeiter finden sich neben den individuellen Präferenzen auch Informationen zu Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten. Diese Angaben werden bei der Planung von Auftragsbearbeitungen analysiert, sodass das System sicherstellt, dass sich entsprechend ausgebildete und erfahrene Mitarbeiter vor Ort befinden, wenn ein Auftrag bearbeitet werden muss. Möglicherweise müssen sogar zwei oder mehrere Fachkräfte für einen speziellen Auftrag in einer Schicht geplant sein – oder es gibt Produktionsvorgänge, die auch von einer Hilfskraft bearbeitet werden können.

Qualifikationen, Weiterbildungen oder vorgeschriebene Schulungen werden über ein spezielles Tool verwaltet, das selbstverständlich mit der Personaleinsatzplanung vernetzt ist. Der Planer hat so Zugriff auf Selektionen und Filterungen, die ihm beispielsweise Facharbeiter mit einer Ausbildung für eine spezielle Maschine anzeigen. Dabei werden auch Mitarbeiter aufgelistet, die im Laufe der Betriebszugehörigkeit die Abteilung gewechselt haben und daher gar nicht in der regulären Einsatzplanung auftauchen würden – dies hat besonders in Phasen personeller Engpässe oder sehr voller Auftragsbücher Vorteile, da betriebsintern schnell und flexibel geplant werden kann.

Mitarbeiter werden also nach ihren Fähigkeiten und dem konkreten Bedarf eingeplant und sind so optimal ausgelastet, was die Motivation verstärkt, da sie nicht unter- und nicht überfordert sind. Denn genauso wie Fachkräfte zu speziellen Zeiten verplant werden, werden ihnen systematisch zu anderen Zeiten Freizeit und Ruhephasen eingeräumt – und dies mit Blick auf die individuell eingereichten Wünsche und Bedarfe. Selbstverständlich werden dabei stets auch alle gesetzlichen und tariflichen Vorgaben und Richtlinien eingehalten. Zudem kann der Planer jederzeit manuell in die automatische Planung eingreifen und Schichten und Dienstpläne korrigieren.

Warum eine Software nutzen?

Die Bedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung ist mit einer Software deshalb so effektiv, weil sie auf realen Betriebsdaten basiert und somit die Anforderungen jedes Unternehmens individuell abbildet. Über Schnittstellen zum führenden ERP-System und durch die Einbettung in ein digitales Produktionsleitsystem ist dafür gesorgt, dass Betriebs- und Produktionsdaten in Echtzeit in das Planungssystem fließen. Das funktioniert bereichs- und systemübergreifend, was den Planer in eine komfortable Situation versetzt.

Denn schon frühzeitig sind zukünftige Produktionsaufträge einsehbar, was eine zielgerichtete Personaldisposition ermöglicht. Gleichzeitig sind Echtzeitdaten verfügbar und die Produktivität mit dem jeweils eingesetzten Personal kann analysiert werden. Die dabei erfassten Daten fließen wiederum in das Planungstool ein und machen eine immer genauer werdende Einsatzplanung möglich. Damit werden ineffiziente Dienstpläne, die meist einfach zyklisch wiederholend sind, abgelöst und ein flexibles und bedarfsorientiertes Personaleinsatzmanagement wird implementiert. So können Unternehmen, Personalverantwortliche und Planer sowie Mitarbeiter schnell auf besondere Situationen und Schwankungen reagieren – ein spür- und messbarer Mehrwert für Arbeitgeber und -nehmer.

Personaldisposition in Zukunft KI-gesteuert

Einen Schritt weiter geht eine Bedarfs- und Personaldisposition, die mit künstlicher Intelligenz ausgestattet ist. Denn diese analysiert die riesigen Datenmengen, die aus allen produktions- und planungsnahen Bereichen einfließen, im Hinblick auf strukturelle Muster und Regelmäßigkeiten. So können sehr kleinteilige Zusammenhänge und Wirkungen entdeckt werden, die großes Optimierungspotential bergen. Eine KI-basierte Bedarfsermittlung und Einsatzplanung lernt das Gesamtsystem und dessen Abhängigkeiten also tiefgreifend kennen und kann selbstlernend, immer besser werdende Dienstpläne, Planungsvorschläge und Bedarfsprognosen erstellen.

GFOS stellt dafür Manufacturing-Execution-Systeme und effiziente Personalplanungstools als Grundlage zur Verfügung. Mit Hilfe solcher Software lassen sich nicht nur eine optimale Dienst- und Schichtplanung durchführen: Die intuitive Handhabung und die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen führen zu einer spürbaren Verbesserung für Unternehmen und Angestellte. Denn die Einbeziehung der Mitarbeiterwünsche und deren Verfügbarkeit in die Planung helfen dabei, gleichermaßen die Motivation im Betrieb zu steigern und die Produktivität anzukurbeln.

Die Autorin Katharina Röhrig ist Bereichsleiterin Business Development & Mitglied der Geschäftsleitung bei GFOS.

Lesen Sie auch: After Corona – die neue Zeitrechnung für produzierende Unternehmen

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