Personaleinsatzplanung – Kapazitäten im Unternehmen schnell und überschaubar ermitteln

• Eine starre Personaleinsatzplanung passt ganz einfach nicht zu Industrie-4.0-Konzepten.
• Hinzu kommt die Forderung vieler Schichtarbeiter nach mehr Work-Life-Balance und Freizeitausgleich.
• Eine neue Dimension der Flexibilität ist erforderlich.

Digitales Workforce Management ermöglicht es, die vorhandenen Personalkapazitäten schnell und agil an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen und dabei die Interessen der Mitarbeiter nicht aus den Augen zu verlieren. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen.

Personaleinsatzplanung: Die optimale Auslastung sicherstellen 

Durch die Integration von Produktionsplanungssystem, Schichtplanung und Zeitwirtschaft entsteht maximale Transparenz über den tatsächlichen Personalbedarf sowie die vorhandenen Brutto- und Nettokapazitäten – sowohl lang- als auch kurzfristig. Auf Basis der geplanten Aufträge gibt das System den Personalbedarf für ein Werk, eine Linie oder Schicht in einem bestimmten Zeitinter­vall vor. Durch die Integration in die Zeitwirtschaft sieht der Planer in seinem Cockpit genau, ob die benötigten Personalkapazitäten tatsächlich vorhanden sind. Drohen Engpässe, warnt das System proaktiv. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen Abwesenheitsquoten, zum Beispiel Krankheit, mit ein. Auch Urlaubsquoten können entsprechend dem Kapazitätsbedarf gezielt vorgegeben werden. Der Planer hat die Zeitkonten seiner Mitarbeiter immer im Blick. So können Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden fair und kostenoptimiert innerhalb des Teams verteilt werden. Sogar ein auf individuell definierten Regeln basierender Planvorschlag – der Automatische Dienstplan – lässt sich auf Knopfdruck erzeugen. Hierbei fließen Jahresurlaubsplan, Pausen, Qualifikationen, Mitarbeiterwünsche oder gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten auto­matisch in die Disposition ein. So ist eine optimale Auslastung der Maschinen und gleichzeitig ein mitarbeiterfreundlicher, gesetzeskonformer Personaleinsatz sichergestellt. 

Ganzheitliches Human Capital Management bei der Personaleinsatzplanung

ATOSS Workforce Management integriert die Funktionen Zeitwirtschaft, ­Personaleinsatzplanung und Bedarfsermittlung. Die skalierbaren Lösungen lassen sich durch Module wie Qualifikationsmanagement, Aufgabenmanagement, mobile Apps und intuitive Self Services ergänzen. Sie zeichnen sich durch ­modernste Technologie, Offenheit und Flexi­bilität aus. Ein Paradebeispiel dafür sind die Schnittstellen zu SAP-Systemen. So steht den Anwendern des Personal­managementsystems SAP SuccessFactors Employee Central über einen ATOSS Connector die ganze Bandbreite von Workforce Management ohne erneute Anmeldung zur Verfügung. Ein weiterer Connector eröffnet Anwendern von SAP ERP HCM die volle Funktionalität der ATOSS-Einsatzplanung. On Premises oder in der Cloud.

Personaleinsatzplanung aus der Cloud

Federal-Mogul, weltweiter Produzent von Komponenten und Systemen für die Automobilindustrie und den dazugehörigen Aftermarket, hat sich für digitales Workforce Management entschieden. An zwei deutschen Standorten der Division Federal-Mogul Powertrain werden mehr als 2.000 Mitarbeiter mit der ATOSS Cloud Solution geplant und gesteuert. Über den SAP Connector wird die Personaleinsatzplanung mit der Zeitwirtschaft der unternehmensweiten Lösung SAP ERP HCM PT verbunden – ohne systemtechnische Kompromisse. Auf Knopfdruck können unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Qualifikationen und Zeitdaten regelbasierte Dienstpläne erstellt werden. Für eine arbeitsplatzorientierte Disposition können die Planer Mitarbeiter ganz einfach per Drag & Drop direkt auf Maschinen einsetzen. Dabei haben sie über eine Qualifikationsmatrix zu jedem Zeitpunkt den Überblick über erforderliche Qualifikationen und deren Status. Mitarbeiter werden beispielsweise automatisch auf unterschiedliche Maschinen verplant, wenn Mehrfachqualifikationen es in bestimmten Zeitintervallen erfordern. Drohen Qualifikationen abzulaufen, warnt das System proaktiv. Auch bei der Überwachung der Fristen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und der Steuerung der Urlaubskonten setzt Federal-Mogul Powertrain auf das innovative Tool. Wenn Urlaubssalden zu einem Stichtag einen definierten Schwellenwert übersteigen, erfolgt automatisch eine Meldung. 

Starke Metalle, starke Workforce 

Die international tätige Plansee Group hat sich auf die pulvermetallurgische Verarbeitung der Refraktär-Metalle Molybdän und Wolfram spezialisiert. Für den größten Produktionsstandort im österreichischen Reutte setzt das Unternehmen auf digitale Einsatzplanung. Daten aus der Zeitwirtschaft der unternehmensweiten Lösung SAP ERP HCM PT fließen über den SAP Connector automatisch in die Personaleinsatzplanung ein und werden hier mit dem Qualifikationsmanagement angereichert. Nach einem Pilotprojekt mit rund 350 Mitarbeitern werden alle 1.800 Produktionsmitarbeiter in Reutte sowie rund 300 saisonale Praktikanten mit der ATOSS-Personaleinsatzplanung disponiert. Das Modul Kapazitätsplanung soll für langfristige Planungssicherheit und noch genauere Lieferzusagen sorgen. Auch die sogenannten Geisterschichten, in der Maschinen für den selbstständigen Betrieb am Wochenende gerüstet werden, möchte man im System hinterlegen. Neben gesetzlichen Rahmenbedingungen werden alle erforderlichen Maschinenqualifikationen in der Disposition berücksichtigt. Das geht vom reinen Bedienen über das Rüsten bis hin zur Schulung anderer Mitarbeiter. Eine transparente Qualifikationsmatrix stellt sicher, dass jeder Arbeitsplatz mit entsprechend ausgebildeten Mitarbeitern besetzt ist – inklusive von Zusatzqualifikationen wie beispielsweise Staplerfahrer, Brandschutzbeauftragte oder Ersthelfer. Die Plansee Group setzt konsequent auf agile Prozesse, hohe Flexibilität und eine optimierte Schichtplanung – national und international. Die Einführung von digitalem Workforce Mana­gement in der Schweiz, Japan, den USA, Frankreich, Korea, China und Indien ist angedacht. 

Auch der international führende Pharmadienstleister Vetter setzt für seine Belegschaft seit vielen Jahren auf ein IT-gestütztes Workforce Management. Im Rahmen eines aktuellen Digitalisierungsprojekts hat sich Vetter für das cloud­basierte Personalmanagement-System SAP SuccessFactors Employee Central entschieden. Über den ATOSS SF Connector wird die ATOSS Enterprise Solution aktuell in das neue System integriert. Das klare Ziel ist eine ganzheitliche, leistungsfähige HR-Plattform in der Cloud. 

Fazit: Industrie 4.0 braucht Flexibilität bei der Schichtplanung

Während die digitale Integration auf dem Shopfloor stetig voranschreitet, läuft die Einsatzplanung in vielen Unternehmen heute noch mit Bordmitteln. Digitalisierung, Flexibilität, Agilität und Vernetzung sind jedoch Kriterien, die auch für die Arbeitszeitgestaltung und die Personalprozesse gelten müssen. Soll Industrie 4.0 gelebte Realität werden, muss die Schichtplanung neben unternehmensspezifischen Bedarfstreibern auch die Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Digitales Workforce Management schafft die nötige Basis und ermöglicht die heute so dringend geforderte unternehmerische Flexibilität.

Federal-Mogul Powertrain erstellt mit ATOSS Cloud Solution regelbasierte Dienstpläne und hat auch das Qualifikationsmanagement im Griff.

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