Integriertes Managementsystem: So sorgt es für eine zuverlässige Prozesskontrolle

Mit der Einführung der anwenderfreundlichen Managementsoftware ConSense IMS Professional verfügt die RKW SE in ihrem Werk in Gronau über ein transparentes und integriertes Managementsystem, das verschiedene Normen und Vorgaben unter einheitlicher Oberfläche verwaltet. Das neue System erleichtert das Tagesgeschäft durch transparente Informationsaufbereitung, automatisierte Verteilung, systematische Dokumentation sowie zuverlässige Kontrolle von Prozessen. Gleichzeitig unterstützt es das Unternehmen beim systematischen Wissensaufbau und -ausbau.

Die Niederlassung Gronau der RKW SE mit ihren rund 160 Beschäftigten ist spezialisiert auf Vliesstoffe, also technische Textilien aus Kunststofffasern, die sich unter anderem durch eine hohe Reißfestigkeit auszeichnen. Sie werden nach verschiedenen Verfahren aus 100 Prozent Polypropylen gefertigt. Das Einsatzfeld der Vliesstoffe ist vielfältig und reicht von Hygiene-Artikeln wie Windeln über Produkte wie Dachunterspannbahnen für die Bauindustrie, Planen zur Abdeckung von Feldern und Rundballenfolien für die Agrarindustrie bis hin zu Produkten für die Verpackungsindustrie. Der Standort Gronau ist Teil der RKW-Gruppe mit Hauptsitz in Mannheim, die zu einem der weltweit führenden Herstellern von unterschiedlichen Folienlösungen gehört.

Einhaltung zahlreicher Normen und Vorgaben

Der Arbeitsalltag bei der RKW in Gronau ist von der Einhaltung zahlreicher Normen und Vorgaben bestimmt. Neben der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 sind das unter anderem die Normen ISO 50001 für Energiemanagement, ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement sowie das europäische Umweltmanagementsystem EMAS, dessen Bestandteil insbesondere die Forderungen der ISO 14001 für Umweltmanagement sind. Verantwortlich für die Managementsysteme ist Dr. Lutz Rethmeier, Leiter QHSE bei der RKW in Gronau. Bei einem Audit im Schwesterwerk in Michelstadt erlebte er, wie dort mithilfe von ConSense Software, entwickelt von der Aachener ConSense GmbH, ein integriertes Managementsystem aufgebaut worden war.

Die ConSense GmbH hat sich auf anwenderfreundliche Softwarelösungen für Qualitätsmanagementsysteme und integrierte Managementsysteme spezialisiert, die sich für Unternehmen jeder Größenordnung eignen. Mit der Software lassen sich Vorgaben aus verschiedenen Normen und Richtlinien unter einer einheitlichen Oberfläche transparent managen. Genau danach waren die Verantwortlichen der RKW am Standort Gronau auf der Suche, deren Managementsystem bis dahin vor allem aus Programmen wie Excel und Word bestand.

Einheitliches integriertes Managementsystem für alle Vorgaben

Die Erfahrungen aus Michelstadt gaben den Anstoß und so begann man in Gronau Ende 2019 mit der Einführung der intelligenten Softwarelösung ConSense IMS Professional. In der Software werden alle relevanten Normen und Vorgaben, zum Beispiel Bereiche wie Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitsschutzmanagement, unter einer einheitlichen Oberfläche als Integriertes Managementsystem zusammengeführt. Somit müssen keine parallelen Managementsysteme mehr gepflegt werden und es lassen sich Synergien nutzen. Die Software lässt sich dabei flexibel für die spezifischen Belange des Unternehmens konfigurieren.

ConSense IMS Professional zeichnet sich durch ein einfach zu handhabendes und interaktives System für Prozess- und Dokumentenmanagement aus. Dieses unterstützt seine Anwender dabei, sämtliche im Unternehmen ablaufenden Prozesse effizient und transparent abzubilden, zu planen, zu lenken und zu optimieren. Vor allem die elektronische Prozess- und Dokumentenlenkung inkl. Revisionsmanagement macht die Überarbeitung und Pflege des Integrierten Managementsystems schnell und unkompliziert.

Einpflegen der Prozesse in das System

Die Umstellung auf die neue Softwarelösung bei dem Vliesstoffe-Hersteller übernahm ein Team, bestehend aus Dr. Lutz Rethmeier, Dr. Anne Dornieden, Manager Qualitätsmanagement, und Julia Küren, Manager QHSE & Operational Excellence. Im ersten Schritt wurden die im Unternehmen ablaufenden Prozesse in das System eingepflegt. Dafür nutzte das Team von RKW in Gronau das nativ in der QM-Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem alle Abläufe einfach und schnell in Form von Flussdiagrammen erstellt werden. Dann wurden Funktionen und Arbeitsbereiche den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt und Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt.

„Das System ist sehr anwenderfreundlich, und macht die Modellierung der Prozesse leicht. Zunächst muss man das Grundgerüst erstellen und es dann mit Leben füllen. Je mehr Prozesse ins System eingepflegt worden sind, desto klarer werden die Verknüpfungen und verschiedenen Schnittstellen. Zum Zeitpunkt der Umstellung waren wir glücklicherweise aktuell aufgestellt, da wir kurz zuvor ein Audit absolviert hatten. Daher konnten wir viele vorhandene Unterlagen ohne Überarbeitung in das neue System übertragen“, berichtet Dr. Lutz Rethmeier.

Automatisierte Freigabe-Workflows

Die Einführung des integrierten Managementsystems hat den Arbeitsalltag bei RKW in Gronau deutlich erleichtert. Die Mitarbeiter werden auf der personalisierten Startseite individuell über alle anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangen von dort aus schnell zu weiteren benötigten Unterlagen. Das System sorgt dafür, dass die Beschäftigten immer auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen und nicht versehentlich veraltete Fassungen nutzen.

Automatisierte Freigabe-Workflows lenken die verschiedenen Dokumente und Prozessbeschreibungen durch das Unternehmen. Um es ihren Kollegen so einfach wie möglich zu machen, haben die Verantwortlichen unter anderem einen Gelände- und Hallenplan vom Standort Gronau in das System mit eingebunden. Dieser Plan enthält auch sämtliche Produktionsanlagen für die Herstellung der Vliesstoffe. Jede davon trägt eine Nummer und ist mithilfe der in ConSense zu Verfügung stehenden Tools mit einer Schaltfläche versehen worden.

Dr. Lutz Rethmeier beschreibt den Vorgang: „Suchen unsere Beschäftigten nach bestimmten Dokumenten, können sie direkt über diesen Hallenplan gehen: Mit einem Klick auf die Schaltfläche der entsprechenden Anlage gelangt man zu den dazugehörigen Dokumenten, wie beispielsweise Verfahrensanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Formblätter für die Produktion etc. Man kann aber auch auf anderem Weg zu diesen Informationen gelangen, beispielsweise über die in ConSense IMS Professional integrierte Suchfunktion.“ Alle Unterlagen, die im Arbeitsalltag benötigt werden, befinden sich nun im neuen Managementsystem. „Früher war alles auf einem internen Server abgelegt und die Suche nach Dokumenten war nicht sehr komfortabel. ConSense stellt die gewünschten Dokumente nun einfach auf Knopfdruck bereit“, so der Leiter QHSE. So ist beispielsweise in der Produktion jede Anlage mit einem PC ausgestattet, um jederzeit den Zugang zu den benötigten Informationen sicherzustellen.

Effiziente Dokumentenlenkung über ein integriertes Managementsystem

Eine zeitsparende Unterstützung des Systems im Arbeitsalltag ist das Handling von Kenntnisnahmen, die im Rahmen eines funktionierenden Qualitätsmanagements dokumentiert werden müssen. ConSense IMS Professional vereinfacht die Administration und den Nachweis, wie es Dr. Lutz Rethmeier beschreibt: „Früher mussten beispielsweise Änderungen an vielen Dokumenten zunächst von den verantwortlichen Personen geprüft werden. Dann wurde das Dokument ausgedruckt, unterschrieben, an die Empfänger verteilt und das neue Ausgabedatum in eine Liste eingetragen. Jetzt erfolgt die Dokumentenlenkung inklusive Prüfung, Freigabe und Verteilung ausschließlich über das System. Die Empfänger werden sogar zur Kenntnisnahme aufgefordert. Das System übernimmt zudem die Revisionierung und Archivierung – es schreibt sozusagen Veränderungen mit. Wir haben weniger Papier und der eingesparte Aufwand macht sich bei den etwa 1.000 Dokumenten pro Jahr, die davon betroffen sind, deutlich bemerkbar.“

Julia Küren, die als Manager Operational Excellence bei RKW in Gronau die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zur Aufgabe hat, kann nun auf diese Weise Prozessänderungen und Prozessoptimierungen nach der digitalen Abbildung durch die entsprechenden Instanzen prüfen und freigegeben lassen: „Das ermöglicht mir die schnellere Anpassung und Strukturierung bei möglichen Prozessänderungen und erleichtert meine Arbeit enorm. Auch bei Projektarbeiten nutzen wir heute ConSense. Die jeweiligen Abteilungsleiter werden als Projektverantwortliche benannt und erhalten dadurch regelmäßig Erinnerungen vom System, wenn ein Projekt geprüft oder aktualisiert werden muss. Insgesamt bereitet es mir einfach Freude, die vielen verschiedenen Bereiche des integrierten Managementsystems in ConSense mit Operational Excellence zu verknüpfen, da die kontinuierliche Verbesserung von allen Normen gefordert wird.“

Modulare Ergänzungen für ein individuell zugeschnittenes System

ConSense IMS Professional ist, wie alle Softwarelösungen von ConSense, modular aufgebaut und lässt sich damit den Anforderungen seiner Nutzer entsprechend anpassen und ganz nach Bedarf ergänzen. Bei RKW in Gronau kommt beispielsweis das Modul ConSense Maßnahmenmanagement zum Einsatz. Darin werden alle im Unternehmen anfallenden Maßnahmen, die sich aus den verschiedensten Quellen ergeben, zentral erfasst und verwaltet. Die Maßnahmen werden den entsprechenden Mitarbeitern oder Organisationsbereichen zur Ausführung zugewiesen. Die vollständige und termingerechte Erledigung wird dann nachverfolgt, transparent dokumentiert und in übersichtlichen Berichten aufbereitet. Bei RKW in Gronau wird dies unter anderem für das Vorfallmanagement eingesetzt, das alle zertifizierten Systeme betrifft. Ganz gleich, ob aus den Bereichen Qualitäts-, Arbeitsschutz-, Umwelt- oder Energiemanagement, alle Vorfallmeldungen werden auf diese Weise bearbeitet.

„Wir haben unsere Beschäftigten schon immer in das Vorfallmanagement mit eingebunden. Von jedem Arbeitsplatz aus ist es möglich, Meldungen abzusetzen. Bisher wurden diese in Excel erfasst und manuell an die betreffenden Stellen zur Weiterbearbeitung verteilt. Jetzt ist das viel einfacher geworden: Über den automatisierten Workflow gelangen die Vorfallmeldungen zur Weiterbearbeitung an den entsprechenden Personenkreis. Aus den Meldungen abgeleitete Maßnahmen werden wiederum den entsprechenden Personen zugeteilt, dokumentiert und der Fortschritt protokolliert. Das System erinnert außerdem bei Fristüberschreitung automatisch an die Ausführung – das alles spart viel Zeit“, erklärt der Leiter QHSE.

Integriertes Managementsystem: Prüfmittelmanagement mit transparenter Dokumentation

Neben dem Maßnahmenmanagement nutzt RKW in Gronau auch das Modul ConSense Prüfmittelmanagement. Denn zur Sicherung der Qualität der in Gronau gefertigten Vliesstoffe müssen beispielsweise jeweils deren Feuchtigkeitsgehalt, Dicke oder Luftdurchlässigkeit nach Kundenvorgaben geprüft werden. Die dafür eingesetzten Mess- und Prüfmittel werden in regelmäßigen, vorgegebenen Intervallen auf korrekte Funktion kontrolliert. In der Vergangenheit wurden hierfür ebenfalls Excel-Listen eingesetzt, in die sich leicht Fehler einschleichen konnten.

Heute unterstützt das Modul Prüfmittelmanagement bei effizienten Abläufen und transparenter Dokumentation. Für jedes Prüfmittel kann eine separate Festlegung von Terminen und Intervallen zu Prüfungen oder Kalibrierungen festgelegt werden. Optional erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail, die daran erinnert. Der im System erfasste „Prüfmittel-Lebenslauf“ ermöglicht den Verantwortlichen bei RKW in Gronau eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Prüfvorgänge. Relevante Dokumente können als Anlage eingebunden werden.

Wachsender Wissenspool

Das Fazit von Dr. Lutz Rethmeier: „Wir haben durch die Umstellung auf die digitale Lösung eine deutliche Weiterentwicklung unseres Systems erreicht. Für mich ist ConSense die Antwort auf Wissensmanagement: Beim Modellieren der Prozesse, der Verknüpfung von Schnittstellen, der Verlinkung von Prozessen und Dokumenten und den Querverweisen entsteht ein Netz aus Informationen, aus dem sich ein firmeninternes Wissensmanagement aufbaut.“ Seine positiven Erfahrungen mit ConSense­ IMS Professional haben ihn dazu veranlasst, den Kollegen im Konzern zu empfehlen, sich mit der Software auseinanderzusetzen – die damit zur konzernweiten Lösung bei RKW werden könnte.

Der Autor Dr. Stephan Killich ist Mitglied der Geschäftsführung ConSense GmbH.

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