Integrierte Managementsysteme: So haben Unternehmen komplexe Logistikanforderungen immer im Blick

Was ist beim Transport von Pyrotechnik zu beachten? Die Richtlinien zur Beförderung und Lagerung von Explosivstoffen sind nur ein kleiner Baustein von vielen, wenn es um die unterschiedlichen Prozesse und Abläufe in der Logistik-Branche geht. Hier sind integrierte Managementsysteme gefordert.

Integrierte Managementsysteme für den vollständigen Überblick

Denn ganz gleich, ob die Kunden Feuerwerk, Lebensmittel, Hightech-Maschinen oder Pharmaprodukte auf die Reise schicken wollen – bei der Heinrich Koch Internationale Spedition GmbH & Co. KG in Osnabrück können sich Kunden da­rauf verlassen, dass ihre Waren nach geltenden Gesetzen, Sicherheitsvorschriften, Normen und Richtlinien und anderen, zu beachtenden Regelwerken transportiert und gelagert werden. Um die komplexen Vorgaben für unterschiedlichste Güter zuverlässig zu gewährleisten, setzt der Logistiker neben regelmäßigen Schulungen seit 2013 auch auf ConSense GxP Enterprise – ein integriertes Managementsystem, das unter anderem das Qualitätsmanagement regelt.

Von Transportlösungen im Bereich Landverkehre, Luft- oder Seefracht bis hin zu speziellen Dienstleistungen wie Gefahrgutberatung, Zoll-Services oder Lagerlogistik – die Aufgabengebiete für die rund 750 Mitarbeiter im kaufmännischen und gewerblichen Bereich des Logistikers sind vielseitig.

„Wir transportieren unterschiedlichste Waren. Nur Schüttgut und lebende Tiere gehören zu den wenigen Ausnahmen. Zu unseren Schwerpunkten zählen der Anlagen- und Maschinenbau, die Lebensmittel- sowie Chemiebranche“, erklärt Jeldrik Jaeger, Qualitätsmanagement-Beauftragter (QMB) und interner Auditor bei Koch International. Als Full-Service-Logistiker arbeitet das Unternehmen im Kooperationsverbund mit Partnern und betreibt 14 Lagerstandorte.

Mit Qualitätsmanagement Normen einhalten

Die Komplexität der Aufgaben wächst in der Logistik stetig. Unterstützt wird das Unternehmen im kaufmännischen Bereich seit 2013 durch das integrierte Managementsystem ConSense GxP Enterprise der ConSense GmbH. Der in Aachen ansässige Softwarehersteller hat sich auf anwenderfreundliche Lösungen für das Qualitäts- und integrierte Management spezialisiert.

Mit der Software werden alle für Koch International relevanten Normen und Regelwerke wie ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001, AEO-F, s.a.f.e. plus, SQAS 2019 und GDP 2013 (EU-Leitlinie 2013/C 343/01) unter einer einheitlichen Oberfläche abgebildet, die zugehörigen Dokumentationen verwaltet und die Erfüllung der Anforderungen kontrolliert. „Vorher hatte jede unserer Abteilungen eigene Systeme. Mit der digitalen Lösung haben wir diese zusammengeführt“, berichtet Jeldrik Jaeger.

Integrierte Managementsysteme mit Tool zur Prozessmodellierung

Die logistischen Prozesse wurden in Zusammenarbeit mit den Teams für kontinuierliche Verbesserung (KVP) in den verschiedenen Abteilungen überprüft und mithilfe des integrierten Tools zur Prozessmodellierung abgebildet sowie Verantwortlichkeiten zugewiesen und mit den zugehörigen Dokumenten verknüpft. Meldet sich ein Mitarbeiter im System an, werden auf dem personalisierten Startbildschirm die für ihn wichtigen Informationen und Aufgaben angezeigt.

Das schafft in der täglichen Routine Transparenz im Hinblick auf Zuständigkeiten, Abläufe, Schnittstellen sowie anstehende Aufgaben und Termine. Dabei gewährt das System stets Zugriff auf die aktuell freigegebene Version, sodass die Nutzung gültiger Prozesse und Dokumente sichergestellt wird. Das System erfasst auch die Historie von Aktivitäten, wie Änderungen oder Freigaben, und archiviert alte Revisionen.

„Das System umfasst bei uns rund 450 unterschiedliche Themen. Jedes Dokument und jeder Prozess aus dem Tagesgeschäft ist einmal jährlich auf Wiedervorlage und wird auf Aktualität geprüft. Dies geschieht mithilfe eines automatisierten Workflows, der die Unterlagen an die Verantwortlichen zur Kontrolle und Freigabe leitet. Etwa zehn Mitarbeiter sind Key-User von ConSense, die ihre eigenen Prozesse erstellen. Diese werden dann immer von mir als QMB auf Konformität geprüft, bevor sie für alle freigegeben werden. Im vergangenen Jahr haben wir nach der regelmäßigen Prüfung beispielsweise das Thema Verladung und Entladung optimiert“, erläutert Jaeger.

Modularer Aufbau und maßgeschneiderte Funktionen

Die Software von ConSense hat eine ganze Reihe von Modulen zur maßgeschneiderten Kombination mit den Basisprodukten entwickelt, vom Maßnahmen- über das Audit- bis hin zum Risiko-Management. Dieser skalierbare Aufbau bietet Koch International die Möglichkeit, das System um gewünschte Funktionen zu erweitern, sodass es mit sich ändernden Anforderungen und neuen Aufgaben mitwächst. Ein Modul, das im Unternehmen häufig genutzt wird, ist das Schulungsmanagement von ConSense inklusive der E-Learning-Lösung. Es sorgt für Transparenz in der Durchführung, Dokumentation und Auswertung von Mitarbeiterfortbildungen, bis hin zur Zertifikatserstellung.

„Wir haben eine eigene Schulungsakademie und bilden unsere Beschäftigten in unterschiedlichsten Bereichen weiter. Dazu gehören Basisthemen ebenso wie fachspezifische Schulungen, zum Beispiel Qualitätsmanagement, Ladungssicherung, Umgang mit Gefahrgut, Arbeitssicherheit und Brandschutz, aber auch kundenspezifische Prozesse“, sagt Jaeger.

So befasst sich eine Schulung mit dem Entladeprozess. Dieser beginnt mit der Wareneingangskontrolle. Es wird gezeigt, dass Beschädigungen fotografiert werden müssen, um sie gegebenenfalls für die Versicherung zu dokumentieren. Die Ladeliste wird abgeglichen, es wird überprüft, ob die Ware vollständig mit Labels ausgezeichnet ist, nicht etikettierte Ware wird separiert – so der vorgegebene Weg in diesem Beispiel. „Nach unseren Schulungen verlaufen die Abläufe viel reibungsloser. Da die Prozesse in ConSense hinterlegt sind, haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die festgelegten Schritte anzuschauen und bei Bedarf nachzuschulen“, freut sich Jaeger.

Im Jahr 2018 wurden bei Koch International rund 1.800 Mitarbeiter aus sämtlichen Bereichen geschult. Da Präsenztermine mit den gewerblichen Mitarbeitern des Logistikers zeitlich schwer zu koordinieren sind, denkt der QMB schon einen Schritt weiter: „In Zukunft wollen wir viele allgemeine Themen als E-Learning-Schulungen aufbereiten, die sich in ConSense­ unkompliziert zusammenstellen lassen. Orts- und zeitunabhängig ist es dann viel einfacher, unsere Fahrer und Lagermitarbeiter einzubeziehen.“

GDP-Anforderungen abgedeckt

Eine weitere Besonderheit des Managementsystems soll Jeldrik Jaeger bei einem neuen Thema unterstützen: Um den hohen Anforderungen der Pharmaindustrie zu entsprechen, hat der Logistiker im September 2018 mit der Koch International Pharmalogistik GmbH eine eigene Pharmalogistik-Gesellschaft gegründet, die die Transporte auf Basis der GDP-Richtlinie (Good Distribution Practice) abwickelt. Die Software ConSense GxP ist auch auf die komplexen nationalen und internationalen Richtlinien für „gute Vertriebspraxis“ in streng regulierten Branchen wie Pharma, Medizintechnik und anderen ausgelegt.

Das System übernimmt unter anderem das in diesem Bereich aufwendige Dokumentenmanagement und unterstützt insbesondere die Validierung der Prozesse. Jeldrik Jaeger erläutert diese neue Herausforderung: „Das GDP-Thema ist sehr komplex. Man muss sich fachlich tief einarbeiten. Ich finde, ­ConSense hat hier eine hilfreiche Lösung in Sachen integrierte Managementsysteme geschaffen und ich freue mich darauf, mich weiter in das neue Aufgabengebiet einzuarbeiten.“

Der Autor Dr. Alexander Künzer ist Mitglied der Geschäftsführung bei der ConSense GmbH.

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