Instandhaltungsmanagement mit SAP: So wird es mobil

SAP PM (Plant Maintenance) ist ein Modul, das alle wartungsrelevanten Tätigkeiten verwaltet. Es deckt alle Bereiche von der Inspektion über die Reparatur bis zur Wartung ab und bietet Tools, um alle Aktivitäten rund um das Instandhaltungsmanagement zu unterstützen. Hierfür ist es eng mit anderen SAP-Modulen wie etwa der Materialverwaltung oder Produktionssteuerung verzahnt. Mit der Einführung von SAP S/4HANA wurde das neue ­Modul SAP EAM (Enterprise Asset Management) eingeführt, welches zusätzliche Features wie Echtzeitanalysen oder die Fernüberwachung von Maschinen ermöglicht. Doch auch dieses Modul ist auf die stationäre Nutzung am PC ausgelegt.

Mobile Lösung für das Instandhaltungsmanagement

Für eine effiziente Bearbeitung der Reparaturprozesse hat Flexus eine Instandhaltungsmanagementlösung realisiert, die sich unter Einsatz neuer Technologien wie SAP Fiori digital stationär sowie mobil einsetzen lässt. Dadurch wird das Arbeiten direkt vor Ort, die erweiterte Planung und das Reporting unterstützt. Voraussetzung hierfür ist zunächst das Customizing und Einrichten von SAP PM oder EAM in einem bestehenden SAP-System. Mithilfe der Add-On-Lösung kann man die SAP-Standards optimieren und auf den Geräten konfigurieren.

Effiziente Meldungsverwaltung

Tritt an einer Anlage eine Störung auf, wird diese in der Regel vom zuständigen Mitarbeiter auf Zuruf weitergegeben und danach in SAP PM/EAM manuell im System angelegt. Mithilfe der Flexus-Instandhaltungslösung lassen sich Störungen, Zeiten und Zustände der Anlagen direkt vor Ort per App, Ticketsystem oder Sharepoint übermitteln und im SAP-System anlegen. Dadurch entfallen papierbasierte Prozesse sowie die Notwendigkeit eines stationären Arbeitsplatzes. Der Instandhaltungsbeauftragte kann die Meldungen direkt bearbeiten und priorisieren. Zudem gibt es die Möglichkeit, durch das Alerting-System automatisch Aufträge von den Maschinen anlegen zu lassen, sobald es zu einer Störung kommt.

Aufträge effektiv koordinieren

Ohne das mobile Instandhaltungs­management werden die eingehenden Meldungen manuell sortiert und die gedruckten Aufträge an Mitarbeiter zugeordnet. Sind mobile Lösungen im Einsatz, lassen sich alle Meldungen nach verschiedenen Kriterien selektieren und gegebenenfalls gebündelt als ein Auftrag per Drag & Drop über das Instandhaltungscockpit in SAP zuteilen. Die zuständigen Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf alle erforderlichen Daten und Funktionen, die für die Durchführung der gesamten Servicetätigkeiten notwendig sind. Durch die Möglichkeit, Doku­mente oder Bilder wie Handbücher oder Schadensfotos zu erfassen, wissen die Mitarbeiter sofort, welche Probleme sie beheben müssen und können zudem den Arbeitsfortschritt und Lösungen dokumentieren.

Just-in-Time rückmelden und buchen

Ist keine mobile App im Einsatz, werden die Zeiten im Standard-SAP-PM/EAM nach der erfolgten Wartung oder Störungsbehebung manuell erfasst sowie notierte Hinweise im SAP-System eingetragen. Der Nutzer notiert auch die ­Materialentnahme zunächst händisch und bucht sie im Anschluss am PC.

Nutzt man die mobile Instandhaltungslösung, werden alle Leistungen wie Arbeits- oder Fahrtzeiten sowie der Materialverbrauch direkt vor Ort rückgemeldet. Mit der Auftrags-App ist zudem eine geplante Warenentnahme aufgrund der Vorplanung möglich. Des Weiteren kann man mobile Einsatzberichte mit Unterschriften erfassen und automatisch per E-Mail versenden. Die Rückmeldung lässt sich so direkt in SAP buchen und dem passenden Auftrag zuordnen.

Instandhaltungsmanagement: Digitale Auswertung in Echtzeit

Im standardisierten SAP PM/EAM erfolgt die Auswertung der Prozesse per Excel-Export. Im Instandhaltungsmanagement geschieht die Dokumentation aller Arbeitsschritte und Materialien digital. Das übersichtliche Dashboard visualisiert alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit, dazu kann der Live-Status auf Basis der 2D-Werkskarte angezeigt werden. Die Stammdatenverwaltung, zum Beispiel Equipments, Lagerbestände und Kunden, lässt sich bequem über die mobilen Geräte abrufen.

Agieren statt reagieren

Das Flexus-Instandhaltungsmanagement wird nahtlos und schnell in die bestehende SAP-ERP- und S/4HANA-Landschaft integriert, wodurch schnelle Rollouts ohne komplexe Infrastruktur möglich sind. Jede Geräteart lässt sich integrieren, denn mit den Add-ons kann man die Instandhaltungsprozesse geräte­unabhängig abbilden. Die Apps sind sofort nutzbar sowie auf spezifische Kundenwünsche an­passbar.

Mit der geführten Prozessunterstützung über das Flexus-Dashboard kann man voraus­schauend planen, Stillstandzeiten reduzieren und die Produktivität erhöhen. Aufgrund der erhöhten Transparenz durch die Überwachung und Administration verbessert sich automatisch die Qualität der technischen Daten. Durchgängige Datenflüsse beschleunigen zudem die Prozesse von der Anlage des Instandhaltungsauftrags bis zur Datenauswertung, wodurch ausstehende Arbeiten schneller abgearbeitet werden können. Durch die mobile Zeit-, Material- und Leerlauferfassung in Echtzeit läuft das Controlling automatisch im Hintergrund, weitere Kosten lassen sich einsparen.

Intuitive Benutzeroberflächen, optimiert für Smartphone und Tablets, unterstützen den Prozess von der Planung über die Meldung bis zur Störbehebung – mobil und online, direkt im SAP-System.

Aufgrund der mobilen Geräte entfällt das händische Dokumentieren, woraus eine bessere Qualität der aufgenommenen Daten resultiert. So lassen sich von vornherein Fehler und eine doppelte Datenhaltung aufgrund papierbasierter und anschließend manueller Eingabeprozesse vermeiden. Die Auto-ID-basierte Identifikation mithilfe von Barcodes oder RFID ermöglicht eine hohe Prozesssicherheit. Die auf SAP Fiori basierende Technologie unterstützt zusätzlich die Kamera zur Aufnahme von Schäden sowie Dokumenten und bietet eine Unterschriftenerfassung.

Gewinnbringender Einsatz: Mobiles Instandhaltungsmanagement

Durch den Einsatz der Instandhaltungslösung lassen sich Prozesse in der richtigen Reihenfolge mit möglichst wenig Verlustzeiten bearbeiten. Die mobile Instandhaltung unterstützt sowohl bei der Bearbeitung von ungeplanten Reparaturen als auch bei der effizienten Durchführung der regelmäßigen Wartungs- und Inspektionstätigkeiten. Durch die Optimierung der Anlagenleistung wird die Performance gesteigert und es entstehen geringere Instandhaltungskosten. Bei der Flexus-Lösung stehen eine umfassende Funktionalität, die einfache Bedienbarkeit, die nahtlose SAP-Integration sowie die performante und kostenoptimale Anbindung an SAP im Mittelpunkt.

Der Autor Philipp Jäckle ist SAP Sales Manager bei Flexus.

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