Gewachsenes Chaos: Datenmanagement benötigt Know-how

Wer in Zeiten der Digitalisierung als Unternehmen wirtschaftlich agieren will, kommt an dem Begriff Datenmanagement nicht vorbei. Dieser umfasst eine Vielzahl von Aspekten, von der methodischen über die konzeptionelle bis hin zur technischen Verwaltung der Daten. Zu einem effektiven Datenmanagement gehören die geordnete Erfassung der Daten wie auch deren Sicherung.

Laut einer Studie des Softwareherstellers Veritas Technologies verlieren deutsche Unternehmen jährlich rund zwei Millionen Euro aufgrund von schlechtem Datenmanagement, weil die Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Verwaltung der Daten verbringen. „Ein paar Kriterien sind für ein effektives und praktikables Datenmanagement zu beachten. Dazu gehören neben der Datenpflege auch eine geordnete Erfassung, eine immer gleich angelegte Strukturierung und schließlich der Schutz und die Sicherung der Daten“, erläutert Torben Belz, Geschäftsführer der Plutex GmbH in Bremen.

Voller Überblick über die Daten

In den letzten Jahren hat das Datenvolumen exponentiell zugenommen und somit ist auch die Notwendigkeit der adäquaten Speicherung gestiegen. Ein Datenwachstum von 30 Prozent pro Jahr stellt dabei keine Seltenheit dar. Zum einen liegt das daran, dass Geschäftsprozesse verstärkt digital ablaufen, und zum anderen gibt es inzwischen rechtliche Regelungen, die eine Archivierung über längere Zeiträume vorschreiben. Es empfiehlt sich zunächst, vorhandene Daten zu strukturieren, damit unterschiedliche Modelle für die langfristige Speicherung und den Zugriff auf bestimmte Daten verwendet werden können. „Um sich einen Überblick zu verschaffen, hat es sich in der Vergangenheit bewährt, Prozesse, Informationsobjekte und Anwendungen gegenüberzustellen und so die vorhandenen Strukturen aufzugliedern“, erläutert Belz.

Strukturierte Vorgehensweise

Im Anschluss an die neutrale Begutachtung der Daten erfolgt eine Bewertung. Damit können Unternehmer ihre Daten strukturieren und anschließend bei der Datensicherung unterschiedlich handhaben. „Geschulte IT-Dienstleister wie Plutex schaffen sich zunächst einen Überblick über die Daten und teilen sie in verschiedene Kategorien ein: kalte, warme und heiße“, berichtet Belz. Kalte Daten sind archivierte oder gelöschte Dateien. Die warmen hingegen, auch analysierte Daten genannt, bestehen nur im Hintergrund und werden nicht mehr aktiv genutzt. Heiße oder verwendete Daten finden dagegen täglich Anwendung und sind in einer Vielzahl von Arbeitsprozessen integriert.

Dieses Prinzip lässt sich am Beispiel von E-Mails gut erläutern: Es gibt archivierte E-Mails, die zwar gespeichert bleiben müssen, jedoch nur eine geringe Aufmerksamkeit benötigen. Diese Dateien zählen zu den kalten Daten. E-Mails, die Unternehmen zwar noch verwenden, aber nicht mehr verändern, gehören zu den warmen und E-Mails aus dem täglichen Gebrauch sind heiße Daten. Manche Unternehmen behandeln jede Kategorie gleich und speichern alle Daten auf dieselbe Weise. Dabei entstehen jedoch unnötige Kosten, zugleich verlangsamen die Menge der Daten den Server, da beispielsweise kalte Daten genauso häufig ein Backup durchlaufen wie warme oder heiße.

Mehr Sicherheit durch Datenauslagerung

Für viele Unternehmen ist es schwierig, Datenmanagement auf hohem Niveau selbst durchzuführen. Oft fehlen Ressourcen wie nötige Manpower oder die Räumlichkeiten bieten keinen ausreichenden Schutz. In diesem Fall empfiehlt es sich, auf einen Profi zu vertrauen. „Rechenzentren, wie Plutex sie betreibt, verfügen über das nötige Know-how, um das Datenmanagement von jeglichen Unternehmen zu optimieren. Dabei besteht nicht nur eine erhöhte Sicherheit durch die Auslagerung der Daten und gesicherte physische und digitale Zugänge. Professionelle Rechenzentren begleiten und beraten Unternehmen darüber hinaus auch bei Backups und der Strukturierung der Daten – auf Wunsch übernehmen sie sogar beim Managed Backup und bei Managed Services das gesamte Datenmanagement“, berichtet Belz. So bleibt der Fokus der Unternehmer auf ihrem Kerngeschäft bestehen und gleichzeitig erhöht sich die Leistung der Server. Nicht zuletzt finden Mitarbeiter schneller relevante Daten, was Geld und Zeit einspart. (sg)