ERP-System für den Mittelstand: Wie Produktionsbetriebe von der mobilen Lösung profitieren

Das ERP bildet das digitale Rückgrat vieler Unternehmen. Als Daten- und Prozessintegrationsplattform unterstützt es sämtliche Prozesse und schafft eine einheitliche Datenbasis über alle Abteilungen hinweg. So optimiert es die Kommunikation und Interaktion auch zu Lieferanten und Kunden. Ohne ihr ERP in Verbindung mit Business-Intelligence-Tools wären in vielen Unternehmen weder schnelle Entscheidungen auf C-Level-Ebene noch ein intelligenter sowie effizienter Umgang mit Ressourcen möglich. Jedoch ist es mit der reinen Integration und Anwendung von ERP noch lange nicht getan. Unternehmen müssen sich permanent neuen Herausforderungen und disruptiven Veränderungen stellen.

Nicht zuletzt die Corona-Pandemie sorgte dafür, dass so viele Mitarbeiter wie nie statt aus dem Werksbüro aus, aus dem Home-Office agierten. Damit rückte der Faktor Mobilität ins Zentrum der Aufmerksamkeit der ERP-Anwender. Per se unterstützt die digitale Transformation den bestehenden Trend hin zum mobilen Arbeiten. Laut Bitkom e.V. greifen bereits knapp drei Viertel (73 Prozent) aller ERP-Anwendenden über das Notebook aufs ERP zu, rund die Hälfte (51 Prozent) über das Smartphone und ein gutes Drittel (36 Prozent) nutzt hierfür auch das Tablet. In Zukunft wird mobiles und hybrides Arbeiten eine bedeutende Rolle spielen und vielerorts als Basisanforderung für Unternehmen gelten.

Wie ein mobiles ERP-System für den Mittelstand Produktionsabläufe verbessert

Mobile Lösungen sind ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Immerhin bieten mobile Technologien viele Einsatzmöglichkeiten, die die Produktionsplanung verbessern und dabei die gesamte Wertschöpfungskette optimieren. Das mobile Arbeiten über beliebige Endgeräte hinweg macht unternehmensweite Prozesse transparent und produktiv – vom Wareneingang bis hin zur Wartung. Dank standortunabhängiger und lückenloser Informationsflüsse lassen sich Abläufe in Verwaltung, Produktion, Logistik und Service beschleunigen.

Bei der Vielfalt an Aufgaben und Prozessen helfen jedoch standardisierte Apps nicht immer weiter. Es braucht individuell angepasste, mobile Lösungen fürs ERP-System für den Mittelstand, mit denen Unternehmen das Maximum aus Kernprozessen rausholen können.

Den Einkauf mit Lieferantenportalen entlasten

Für die termingerechte Auslieferung von Bestellungen muss jeder Prozessschritt in der Lieferkette reibungslos ablaufen. Dabei kann der mobile Einblick in ERP-Prozesse unterstützen. Das reicht von der mobilen Anbindung von Zulieferern mithilfe eines speziellen Portals, über das Einsehen von Anfragen, dem Abgeben von Angeboten bis hin zum Bestätigen von Bestellungen und Lieferzeitpunkten. Einen Digitalisierungsschritt weiter gehen Portale, die den Bestand der gelieferten Produkte im Lager des Fertigers anzeigen. Je nach Rahmenvereinbarung können Folgelieferungen auch eigenverantwortlich vom Zulieferbetrieb übernommen werden. Damit wird sowohl der Einkauf entlastet als auch die Transparenz und Zusammenarbeit im Prozess gesteigert.

Mobiles ERP-System für den Mittelstand: Bestandsdaten im Lager erfassen

Es gibt mittelständische Produktionsbetriebe, die die Buchung von Wareneingängen noch immer händisch vornehmen – Fehlbuchungen durch Eingabefehler sind vorprogrammiert. Dabei gibt es hierfür Lösungen, die über mobile Geräte ungeplante wie geplante Zu- und Abgänge direkt in das ERP-System buchen können. Das ERP-System für den Mittelstand verwaltet die gescannten Serien- oder Chargennummern sowie die unterschiedlichen Varianten, etwa diverse Farben oder Größen einer Ware.

Zeitaufwendige Nachbearbeitungen, wie zum Beispiel Lagerumbuchungen, gehören der Vergangenheit an, da die Lagerbewegung sofort von der mobilen ERP-Lösung erfasst wird. Allerdings muss die entnommene Ware auf einen Transferbestand gebucht werden, bis sie am Zielort angekommen ist. Damit lassen sich versehentliche Nachbestellungen aufgrund eines vermeintlich sinkenden Bestands vermeiden.

Daneben können moderne ERP-Systeme Pickaufträge für die Lagerentnahme auch mobil bereitstellen. Hierbei werden die Etiketten in Kommissionierzonen auf Behältern oder einzelnen Teilen erfasst und die Daten unmittelbar im Anschluss per Funk ins ERP-System übertragen. Die Ware kann so auch jederzeit online nachverfolgt werden, bis sie an ihrem Bestimmungsort eintrifft.

Die Produktion mobil überwachen

Neben den intralogistischen Vorteilen sorgen die mobile Erfassung und direkte Weiterverarbeitung von Betriebsdaten in gleicher Weise für fehlerfreie Produktionsabläufe: Viele Werkende sitzen selten an einem festen Arbeitsplatz, sondern sind viel in den Produktionshallen unterwegs. Mithilfe mobiler Geräte erhalten sie dennoch unkompliziert Zugang zu Informationen wie Materialbeständen, Produktionszeiten und -mengen, Fertigungsaufträgen und Projektabschlüssen. Sie können damit ihre nächsten Aktivitäten zu einem Produktionsauftrag überall in der Werkshalle abrufen und sich alle nötigen Details zu Aufträgen und Artikeln anzeigen lassen – nebst zugehörigen Teile- und Bestandsinformationen, Serien- und Chargendaten.

Eine Anwendung, die dabei benutzerfreundlich und für die entsprechenden Aufgaben konzipiert ist, vereinfacht die Orientierung und hilft, Fehler zu vermeiden. Nach Bedarf können Zeiten und Mengen – sowohl Gutmengen als auch Ausschuss – erfasst werden. Aktuelle ERP-Systeme sind zudem in der Lage, retrograde Buchungen zu definieren. Dies alles hilft bei der Präzisierung der Feinplanung sowie bei der Beschleunigung von Nachkalkulationen.

Mobile Lösungen erlauben den Mitarbeitenden, geplante wie ungeplante Fertigungsaufträge zu verfolgen. Mithilfe eines Realtime-Tracking-Systems können sie zum Beispiel Werkstücke oder Werkstückträger bis auf zehn Zentimeter genau in einer Werkshalle orten und aus der jeweiligen Position den Produktionsstand ableiten. Damit können Mitarbeitende feststellen, ob sich ein Auftrag bereits in der Endmontage befindet. Wenn der Status laufend zurückgemeldet wird, ist auch der Vertrieb stets auf dem aktuellen Stand und kann Kunden gegenüber jederzeit Auskunft geben – ohne in der Produktion nachfragen zu müssen.

ERP-System für den Mittelstand – Das richtige Endgerät

Damit das mobile ERP in der Lage ist, die gewünschten Produktionsfortschritte und -vorteile zu erbringen, sind bestimmte Voraussetzungen vom Betrieb zu erfüllen. Bei der Wahl der passenden Endgeräte sollte zum Beispiel das Einsatzszenario berücksichtigt und die Funktionen der Geräte nach dem Kosten-Nutzen-Prinzip abgewogen werden. Robuste, stoßunempfindliche Geräte zur mobilen Datenerfassung, teilweise auch mit Hardwaretastatur, sind insbesondere in der Fertigung und Logistik sinnvoll. Vertriebsmitarbeitenden reicht hingegen oft ein handelsübliches Tablet aus. Zum anderen ist auch – mit wenigen Ausnahmen wie in Kühlhäusern – auf eine laufende Netzabdeckung mit WLAN oder Mobilfunk auf dem gesamten Firmengelände zu achten. So lassen sich Daten stets in Echtzeit an dasERP-System für den Mittelstand übertragen und Mitarbeitende können jederzeit darauf zurückgreifen.

Auf Sicherheit achten

Wo betriebsrelevante Daten im Umlauf sind und gespeichert werden, ist Sicherheit unabdingbar. Eine zertifikatbasierte Verschlüsselung der Speicherorte und der Übertragungswege via SSL/TLS stellt eine Grundvoraussetzung dar und ist dringend einzuhalten. Auch sollten sich Mitarbeitende am System mit ihrem individuellen Login authentifizieren und nur auf Daten zugreifen können, die für ihren Tätigkeitsbereich relevant sind.

Daneben muss auch die Durchgängigkeit gewährleistet sein. Mobile Lösungen sind nicht isoliert voneinander zu betrachten, sondern sollten unbedingt miteinander agieren können. Neue Abläufe müssen sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren. Denn nur so lassen sich Waren- und Werteflüsse korrekt sowie zeitnah mitprotokollieren und auswerten. Daraus werden schließlich Erkenntnisse für die weitere Planung gewonnen.

Mobiles ERP-System für den Mittelstand – Fazit

Während das klassische ERP-System für den Mittelstand als digitales Rückgrat erhalten bleibt, kann die Mobilität als Zusatzleistung verstanden werden, dank der sowohl die Informationsströme als auch die Datenqualität optimiert werden. Damit wird zugleich eine verbesserte Grundlage für abgeleitete Aktionen sowie strategische Entscheidungen geschaffen. Der Erfolg mobiler Lösungen hängt jedoch stark von der Orchestrierung der Prozesse und der Technologieausstattung ab.

Entgegen häufigen Annahmen ist die Cloud für ein mobiles ERP keine Voraussetzung, erleichtert aber den mobilen Zugriff auf Daten und ist ein sehr gut skalierbares Vehikel. Unternehmen machen damit einen weiteren Schritt in Richtung Industrie-4.0-gerechte Produktion und ebnen damit den Weg in die digitale Transformation.

Der Autor Daniel Schüllner ist Product Manager Usability and Mobile bei ProAlpha.

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