Dokumentenmanagementsystem: So steigern Unternehmen ihre Effizienz

Auch wenn sie auf den ersten Blick oft nicht so aussehen: Dokumente beinhalten einen großen Teil der Werte von Unternehmen. Und dabei geht es nicht nur um Patente, Aktien oder Wertpapiere. Arbeitsverträge, Bestellungen, Datenschutzerklärungen, Produktinformationen oder Sicherheitszertifikate sind nur einige der zahlreichen Schriftstücke, die einen funktionierenden Geschäftsbetrieb ausmachen. In der Theorie jedenfalls. In der Praxis jedoch verschwenden viele Unternehmen täglich enormen Aufwand darauf, Papierdokumente intern hin und her zu befördern und diesen Prozess zu dokumentieren.

Im entscheidenden Moment – wenn der Kunde anruft – weiß allerdings oft niemand so genau, wo sich der fragliche Auftrag oder die Rechnung befindet. Geschweige denn, wie der Bearbeitungsstand ist. Das Ergebnis ist bestenfalls zusätzlicher Zeitaufwand, um das Dokument zu finden. Schlimmstenfalls ist ein Kunde verloren. Warum fehlende Effizienz in einem Dokumentenmanagementsystem Unternehmen bares Geld kosten kann, zeigt sich beispielhaft an der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Dokumentenmanagementsystem: Schluss mit Zeitfressern

Viele Kunden bekommen von ihren Lieferanten und Dienstleistern Skonti eingeräumt, wenn sie Forderungen innerhalb einer bestimmten Frist begleichen. Doch ein Blick auf den typischen Bearbeitungsprozess von papierbasierten Rechnungen zeigt schnell die Zeitfresser, die das verhindern:

1. Rechnungen kommen immer noch per Post an. Wenn sie als PDF eingehen, werden sie häufig zur weiteren Bearbeitung ausgedruckt.
2. Die Papierdokumente werden mit hohem Aufwand durch das Unternehmen zum richtigen Ansprechpartner transportiert.
3. Im Laufe des Freigabeprozesses liegen sie bisweilen tagelang im Postfach von Verantwortlichen, wenn diese unterwegs sind.
4. Die Abfertigung ist mit einer Unterschrift und einem Stempel erledigt. Doch da sie oft gegen Feierabend stattfindet, liegen die Dokumente bis zum nächsten Werktag in einem Postkorb.
5. Anschließend wandern sie in die nächste Abteilung, bis sie irgendwann in der Zahlungsstelle ankommen.
6. Zum Schluss werden sie abgeheftet und landen im Aktenschrank – möglicherweise in mehrfacher Ausfertigung an unterschiedlichen Standorten.
7. Kompliziert und verlängert wird der ganze Ablauf, wenn weitere Papierdokumente gesucht und mit den Angaben in der Rechnung abgeglichen werden müssen.

So verstreicht die Frist für Skonti in vielen Fällen ungenutzt und dem Unternehmen geht Geld verloren – Tag für Tag und Rechnung für Rechnung. Dabei lässt sich dieser Missstand mit einem zeitgemäßen digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ganz einfach beheben.

Dokumentenmanagementsystem: Basis für den digitalen Workflow

Der wichtigste Vorteil dieser Technologie liegt darin, dass ein Dokumentenmanagementsystem alle digitalen Dokumente zentral verwaltet und gleichzeitig dezentral bereitstellt. Damit lässt sich ein digitaler Workflow organisieren, bei dem der Bearbeitungsstatus während des gesamten Freigabeprozesses für sämtliche Beteiligten sichtbar ist – „eine Wahrheit für alle“. So landet eine per Mail eingegangene Rechnung dank Schnittstelle zum Mailkonto direkt im Rechnungseingang des DMS. Bei postalischem Eingang wird das gescannte Dokument importiert.

In jedem Fall erledigt das System die Zuordnung des Dokuments zu einem bestimmten Ablauf und einzelnen Personen vollautomatisch anhand definierbarer Kriterien wie Absendername, Auftragsnummer oder Rechnungssumme. Zusätzliche Dokumente, etwa Lieferscheine oder Rahmenverträge, stehen per Tastendruck bereit. Der rollenbasierte Workflow informiert Schritt für Schritt den jeweils nächsten Beteiligten. Push-Benachrichtigungen lassen sich je nach Bedarf mit Prioritäten, Fristen und Erinnerungen versehen oder bei Zeitüberschreitung automatisch an eine Kontrollinstanz weiterleiten. Die Freigabe selbst ist mit einem Mausklick erledigt. Anschließend ist die Rechnung nicht nur in der Zahlungsstelle abrufbar, sondern auch gleich im digitalen Archiv für alle Zugriffsberechtigten verfügbar.

DMS fördert die effiziente Zusammenarbeit

Längst arbeiten Mitarbeiter mit Laptops, Smartphones und anderen mobilen Endgeräten auch unterwegs, daheim oder beim Kunden. Beim herkömmlichen Dokumentenmanagement führt das zu erheblichem Aufwand, wenn etwa ein Außendienstler unterwegs ein wichtiges Vertragsdetail nachlesen möchte. Das Dokument suchen, verifizieren, einscannen und versenden kostet Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Mit einem Cloud-basierten DMS hingegen können alle dazu berechtigten Mitarbeiter jederzeit überall direkt auf Unterlagen zugreifen und so ihre Arbeitszeit auch unterwegs effizienter nutzen. Gleichzeitig wird der Innendienst entlastet.

Dokumentenmanagementsystem: Compliance leichtgemacht

Dass digitale Dokumente sicher zu speichern und vor unbefugtem Zugriff zu schützen sind, bestimmen rechtliche Vorschriften – allen voran die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darüber hinaus müssen Unternehmen jederzeit in der Lage sein, die Einhaltung dieser Regeln nachzuweisen. Mit einem Cloud-basierten digitalen Dokumentenmanagementsystem lassen sich diese Anforderungen zum großen Teil ohne viel weiteres Zutun erfüllen.

Es sichert sämtliche digitale Dokumente des Unternehmens zuverlässig an einem Ort. Über die individuelle Rechtevergabe steuern die Verantwortlichen, wer was wann mit welchem Dokument tun darf. Jeder Zugriff und jede Änderung werden automatisch protokolliert. Außerdem sorgt die Versionsverwaltung dafür, dass jeder Benutzer die jeweils aktuelle Fassung des Dokuments erhält.

Um die physische Sicherheit der Infrastruktur, Brand- und Katastrophenschutz, Backups und Wartung kümmert sich der Provider. Die IT-Abteilung kann sich auf die Kernprozesse des Unternehmens konzentrieren. Und neben den Anfangsinvestitionen für eine On-Premise-Lösung spart die Firma die Arbeit für das Anwerben und Halten von IT-Spezialisten.

Mehr Sicherheit in der Cloud

Dass die IT-Sicherheit und der dafür erforderliche Aufwand sich zunehmend zum Argument für die Nutzung von Cloud-Services entwickeln, belegt der „Cloud Monitor 2019“ von Bitkom Research und KPMG. Demnach ist die Public Cloud weniger anfällig für Sicherheitsvorfälle als die eigene IT im Unternehmen: Nur gut ein Viertel der Nutzer gab in der 2018 durchgeführten Befragung an, dass es in den letzten zwölf Monaten zu Sicherheitsvorfällen in den von ihnen eingesetzten Cloud-Lösungen gekommen war. Weitere 27 Prozent hegten eine solche Vermutung. Von Sicherheitsvorfällen in der unternehmensinternen IT berichtete hingegen 37 Prozent der befragten Unternehmen, in einem weiteren Drittel (32 Prozent) bestand zumindest ein entsprechender Verdacht.

Kein Wunder also, dass die grundsätzliche Skepsis gegen Public-Cloud-Services zurückgeht: 22 Prozent der Nicht-Nutzer berichtet laut der aktuellen Untersuchung von internem Widerstand (2017: 35 Prozent). Tatsächlich betreiben die Cloud-Provider großen Aufwand, um den rechtlichen Rahmenbedingungen wie DSGVO, GoBD, ISO, QM, FDA oder DoD zu entsprechen. Bei der Auswahl einer Cloud-DMS-Lösung sollten Entscheider sich jedoch unbedingt entsprechende Softwarezertifikate und Nachweise des Anbieters vorlegen lassen. Schließlich geht es um Assets von höchstem Wert: Ihre Dokumente.

Über den Autor: Jens Büscher ist CEO von Amagno. Er gründete das Unternehmen im niedersächsischen Oldenburg 2010 und firmierte es 2011 mit der Aufnahme von Investoren zur GmbH & Co. KG. Mit einer fast jährlichen Umsatz- und Personalverdopplung wurde Amagno zu einem der am schnellsten wachsenden Digitalunternehmen in Deutschland.