24.11.2021 – Kategorie: Fertigungs-IT

Datenbereinigung bei SAP-Einführung: So nutzen Sie den Systemwechsel effektiv

DatenbereinigungQuelle: Piller Blowers & Compressors GmbH

Die Migration von Daten aus einem Altsystem in eine neue IT-Umgebung gilt als kritische Hürde vor einem Systemwechsel. Doch mit dem richtigen Partner und den richtigen Tools eröffnet sie auch neue Chancen für höhere Automatisierungsgrade und Effizienz. Simus Systems erreicht als Spezialist und Software-Anbieter dabei beste Ergebnisse – wie die Migration von Piller Blowers & Compressors auf S/4HANA zeigt.

Neben der unternehmensweiten Migration auf ein neues ERP-System gibt es viele Anlässe für größere Projekte der Datenmigration und Datenbereinigung: Unternehmensakquisitionen, Eingliederung von Betriebsteilen, Zulieferern oder Auslandstöchtern gehören ebenso dazu, wie die Integration von PLM- oder E-Commerce-Systemen. Die Herausforderungen stellen sich in drei Dimensionen dar:

  1. die schiere Datenmenge,
  2. viele Details wie Feldlängen, Datenformate, Sprachen, Einheiten oder Nummernkreisläufen, die bei einer Übertragung zum Teil aufwändig konvertiert und richtig zugeordnet werden müssen und
  3. neue Anforderungen, die mit alten Datenbeständen erfüllt werden sollen.

Software und Best Practices für die Datenbereinigung

Diesen Herausforderungen begegnet ­Simus Systems mit der Software-Suite Simus Classmate, zu der das Programm Classmate Data gehört. In einem ersten Projektschritt werden die Altdaten eingelesen, analysiert, strukturiert und bereinigt. CSV- oder TXT-Dateien mit unstrukturierten Daten aus ERP- oder PDM-Systemen werden über integrierte, anpassbare Regelwerke systematisch verdichtet, angereichert und strukturiert.

Mit dem Kunden und einem eventuell beteiligten Systemhaus werden für jede Datengruppe Mapping-Tabellen erarbeitet, die die Datenverteilung auf die jeweiligen Zielfelder im neuen System festlegen. Simus implementiert diese Regeln anschließend in Classmate und beginnt mit ersten Tests. Schließlich werden die Mapping-Informationen vollständig berechnet und pro Objektart in eine Datenbank geschrieben. Damit entsteht eine flexible, unabhängige Datenbasis, die sich für Bereinigung und Modifikation von Materialstämmen, Dokumenten, Equipments und Arbeitsplänen ebenso nutzen lässt, wie zur Erfüllung neuer Anforderungen. Je nach Objektart und Ziel-SAP-System werden diese Daten entsprechend aufbereitet.

Mittels SAP-Schnittstellen gelingt dann die selektive Übertragung der Daten zur Anlage oder die Änderung im neuen SAP-System. Abschließend werden zur Qualitätskontrolle Fehlerprotokolle ausgewertet, Mengenprüfungen durchgeführt und der Prozess dokumentiert.

Datenbereinigung
In drei Schritten zu dauerhaft gepflegten Material­stammdaten: Nicht nur bei der Migration kann eine Strategie zum Umgang mit Stammdaten weiterhelfen.
Bilder: Simus Systems

Einführung und Anpassung einer Klassifikation

Im zweiten Schritt sollten Unternehmen dafür sorgen, dass die Daten auch langfristig gut geordnet und auffindbar bleiben. Dafür ist die Anpassung, Erweiterung oder Einführung einer Klassifikation sinnvoll, die in der Regel in Workshops mit dem Kunden erarbeitet wird. Classmate Data unterstützt Standards wie [email protected] ebenso wie firmenspezifische Klassensysteme. Der Hauptvorteil beim Einsatz der Software besteht darin, dass die Klassifizierung nicht nur theoretisch hergeleitet, sondern auf Basis der vorhandenen Daten und Inhalte bewertet aufgebaut wird. Ein branchenspezifisches Best-Practice-Klassensystem als Essenz aus zahlreichen Projekten kann als Basis genutzt werden.

Nicht nur bei der Neuanlage, sondern auch bei notwendigen Optimierungen und Anpassungen lassen sich Merkmale und Klassen über die Schnittstelle definieren. Die Objekte können automatisch klassifiziert und bewertet sowie auf Konformität mit SAP geprüft werden. Ebenso sind manuelle Eingriffe möglich. Die SAP-Module von Classmate eröffnen lesenden und schreibenden Zugriff auf Strukturdaten wie Klassen, Merkmale und Beziehungswissen.

Datenbereinigung und -migration: Praxisbeispiel Piller Kompressoren

Wie ein derartiges Projekt in der Praxis abläuft, zeigt sich bei der Piller Blowers & Compressors GmbH. Das Familienunternehmen entwickelt und fertigt Hochleistungs-Gebläse für die Prozessindustrie. Simus hat den international agierenden Hersteller beim Aufbau einer Klassifikation beraten und die Stammdaten für eine Migration des ERP-Systems zu SAP S/4HANA vorbereitet. Dabei haben die Partner den gesamten Materialstamm grundlegend überarbeitet, massiv reduziert und die Datenqualität dadurch deutlich angehoben. Zur Klassifizierung und Stammdatenpflege wurde Classmate eingeführt: Die Werkzeuge synchronisieren die Daten seitdem direkt mit dem ERP-System.

2016 beschloss Piller, das vorhandene ERP-System durch SAP S/4HANA abzulösen. Daher wurden die vorhandenen Stammdaten auf Migrationsfähigkeit untersucht. „Rund 360.000 Materialstämme wurden anhand von Kurztexten gesucht und gefunden“, berichtet Thomas Henzler, CIO bei Piller. „Da diese Texte in S/4HANA auf eine geringere Zeichenzahl beschränkt sind, war eine komplette Neuorientierung notwendig.“

Im ersten Quartal 2017 begann ein Projekt mit zwei Zielen: Der Aufbau einer spezifischen Klassifikation zur besseren Wiederauffindbarkeit und die Verbesserung der Datenqualität zur Migration auf S/4HANA. Als Dienstleister wurde Simus Systems ausgewählt: „Zum einen hat uns das hohe technologische Verständnis und der Schatz an Projekterfahrungen beeindruckt,“ erklärt Thomas Henzler. „Andererseits hat Simus optimale Software-Werkzeuge zum direkten Einsatz im SAP-Umfeld mitgebracht.“

Es wurde mit allen Fachbereichen eine kundenspezifische Klassifikation mit Sachmerkmalen erarbeitet. Der Datenstamm wurde solange getestet und optimiert. Dabei konnten die Projektbeteiligten durch die Datenbereinigung die Anzahl der Materialstamm-Sätze fast auf die Hälfte reduzieren. Auf diese Weise wurde die Datenmigration pünktlich zum Go-Live Anfang März 2020 abgeschlossen. „Simus kennt die SAP-Datenstrukturen im Detail und konnte uns als neuen Anwender bestens unterstützen,“ freut sich Henzler. „Unter anderem mit dieser Erfahrung haben wir die Datenmigration geschafft.“

Ein automatisierter Materialstamm-Anlageprozess sorgt nun dafür, dass möglichst nur vollständige und fehlerfreie Stammsätze in das neue ERP-System gelangen. Zwischenzeitlich fiel auch die Entscheidung, weitere Werkzeuge von Simus Classmate im Unternehmen einzuführen: „Die Lösungen wie Classmate Finder arbeiten superschnell, transparent und benutzerfreundlich“, kommentiert Henzler. „Nachdem wir uns die gleichen Prozesse im ERP-System angesehen haben, stand unsere Entscheidung fest.“ Von der gewonnenen Datenqualität profitierten nun alle Anwender des neuen ERP-Systems.

Der Autor Dr. Arno Michelis ist Geschäftsführer bei Simus Systems.

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